Premises Maintenance Officer (800547)

What we do

Since 1863, the International Committee of the Red Cross (ICRC) has worked to preserve human dignity and relieve suffering caused by war and armed violence.

In collaboration with our Red Cross and Red Crescent partners around the world, we do everything we can to deliver life-saving aid, reconnect families and locate missing people – helping those who need it most, regardless of who they are and what side of the front line they are on.

We engage with authorities and armed forces on all sides, often confidentially, pressing for access to detainees to improve their living conditions and urging compliance with international humanitarian law to protect non-combatants, including from digital threats.

Purpose

The Premises Maintenance Officer ensures proper maintenance of ICRC premises and equipment.

Auxiliar administrativo

• Mantener actualizadas las bases de datos, inventarios, expedientes físicos y digitales, bitácoras y controles del área.
• Preparar comprobaciones de caja chica y anticipos, reuniendo facturas, recibos y documentación de respaldo.
• Llevar el calendario de rentas, servicios y otros vencimientos; reunir la documentación de pago y presentar a la gerente la información completa para su revisión.
• Revisar existencias, solicitar cotizaciones y preparar pedidos de insumos de limpieza, café, cafetería y papelería, sujetos a aprobación.
• Organizar y actualizar calendarios de visitas, servicios, mantenimientos y actividades de oficinas y residencias.
• Actualizar resultado de planes de trabajo definidos por la gerente, dar seguimiento administrativo a tareas y fechas pendientes.
• Contactar a proveedores para solicitar información, coordinar citas y dar seguimiento a cotizaciones, servicios, facturas y reportes.
• Redactar correos, minutas, reportes y presentaciones; realizar tareas de archivo, escaneo, impresión y preparación de documentos.
• Brindar apoyo administrativo al área de Contabilidad en las actividades que le sean asignadas.
• Apoyar en el manejo y seguimiento de cuentas contables, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Apoyar en las gestiones relacionadas con efectivo y operaciones bancarias, conforme a los procedimientos y autorizaciones correspondientes.
• Realizar actividades de facturación y dar seguimiento a la documentación correspondiente.
• Realizar trámites y diligencias administrativas ante compañías, bancos, dependencias gubernamentales, notarías, proveedores y otras instituciones.

Perfil del puesto

Buscamos a un profesional organizado, íntegro, confiable y con espíritu de equipo, que cuente con iniciativa y capacidad para gestionar documentación, realizar trámites contables y administrativos, organizar calendarios, dar seguimiento a proveedores y atender pendientes administrativos.

• Licenciatura concluida, preferentemente en áreas económico-administrativas. Se valorará contar con título profesional.
• Experiencia mínima de 2 años en administración o áreas similares.

Competencias Tecnicas

Paquetería office

Bancos

Dependencias y organismos

Inglés (escrito y leído) conversacional es un plus

Es una posición administrativa, sin personal a cargo y sin funciones de gerencia. Reporta directamente a la coordinación del área de Premises para las actividades de esa área y a la Coordinación Regional Adjunta de Finanzas y Administración.

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Competencias

• Organización y capacidad para gestionar y dar seguimiento a varias tareas simultáneamente.
• Atención al detalle en el manejo de documentos, cifras, fechas y registros.
• Comunicación clara y profesional, tanto oral como escrita.
• Capacidad para establecer prioridades e informar oportunamente sobre pendientes o retrasos.
• Discreción en el manejo de información confidencial.
• Iniciativa para identificar información faltante y dar seguimiento a los asuntos pendientes.
• Actitud de servicio y disposición para colaborar con proveedores y personal operativo.
• Honestidad e integridad en el desempeño de sus funciones.

Our values

• At the ICRC, we value impact, collaboration, respect, and compassion. We seek candidates who demonstrate behaviors based on these shared values. For more information on the ICRC values, please visit this page.

como aplicar al puesto