Officier Administratif

Résumé du poste

Sous la supervision directe du Directeur Adjoint des Opérations et des Finances, le/la Chargé(e) d’Administration joue un rôle clé dans le maintien de l'efficacité opérationnelle et du respect des normes de conformité du projet. Il/elle assure le fonctionnement optimal du bureau de terrain et veille au soutien logistique et administratif nécessaire au bon déploiement des interventions d'urgence.

Responsabilités :

• Exécuter des tâches administratives de niveau avancé.
• Examiner les données et les informations pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude conformément aux directives standard; exécuter les tâches avec souci du détail.
• Coordonner les réunions, réserver les locaux, préparer l’ordre du jour, coordonner les intervenants et consigner les notes de réunion.
• Veiller à ce que les communications soient transmises rapidement et avec exactitude.
• Être responsable de l’élaboration et de la conception de procédures administratives améliorées afin de favoriser le traitement et la soumission en temps utile de tous les livrables administratifs.
• Répondre, au besoin, aux demandes de soutien administratif du personnel.
• Créer et tenir des dossiers, préparer des rapports, présentations et graphiques, fournir des fournitures de bureau aux employés, saisir des données, relire des documents et compiler des rapports spéciaux.
• Recevoir et distribuer le courrier entrant et coordonner le courrier sortant.
• Communiquer avec le personnel interne et externe, selon les besoins.
• Préparer et tenir à jour la documentation, les plans, rapports, calendriers, bases de données, feuilles de calcul, registres et autres documents nécessaires au soutien des fonctions.
• Planifier et organiser des activités complexes, telles que des réunions, des voyages, des conférences et des activités de service, pour les membres du service.
• Travailler de manière autonome ou en équipe sur des projets spéciaux et continus.
• Assurer la liaison avec d’autres services et organismes externes, y compris avec la haute direction et la direction exécutive.
• Traiter des informations confidentielles et non courantes et expliquer les politiques du service, au besoin.
• Relire les textes pour vérifier l’orthographe, la grammaire et la mise en page, et apporter les corrections appropriées.
• Rédiger les procès-verbaux, les préparer et les distribuer au personnel concerné.
• Coordonner, à la demande de la direction, des projets spéciaux pouvant comprendre la planification et la coordination de présentations, la diffusion d’informations, etc.
• Aider la direction à assurer le suivi des finances du service.
• Coordonner la mise en place, la facturation et le paiement des fournisseurs tiers et des prestataires externes.
• Tenir à jour diverses bases de données et feuilles de calcul à la demande de la direction.
• Aider à recueillir, compiler et évaluer les données de due diligence relatives aux projets.
• Connaître les directives du service.
• Faire respecter et respecter les politiques et procédures de l’organisation, y compris les directives institutionnelles et les pratiques exemplaires.

Connaissances et compétences appliquées :

• Démontrer une compréhension approfondie du domaine de spécialisation ainsi que des procédures, méthodes et pratiques du programme, y compris une connaissance des responsabilités du programme et du personnel.
• Utiliser les systèmes, fonctions et procédures établis de classement et de gestion des données qui exigent une connaissance du programme.
• Examiner les données et les informations pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude conformément aux directives standard; exécuter les tâches avec souci du détail.
• Posséder une compréhension approfondie des logiciels utilisés dans les fonctions quotidiennes.
• Utiliser les logiciels de bureautique, les systèmes d’information et le matériel de bureau pour consulter, saisir et vérifier les informations courantes.
• Communiquer clairement au personnel, aux clients et/ou au public des informations sur les services, processus et procédures, conformément aux directives prescrites ou établies.

Formation :

• Diplôme de niveau associé, ou équivalent international, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Licence souhaitée.

Expérience :

• Exige généralement au moins cinq ans d’expérience pertinente dans les organisations Internationales.
• Expérience du suivi de l’utilisation des dépenses afin d’atteindre les objectifs de l’organisation et d’assurer la conformité.
• Expérience professionnelle antérieure au sein d’une organisation non gouvernementale ou une organisation internationale est un atout.
• Une expérience dans un domaine scientifique ou lié à la santé est souhaitée.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

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