CONTRAT NATIONAL - ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.IVE ET LOGISTIQUE H/F

CONTRAT NATIONAL - ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.IVE ET LOGISTIQUE H/F

Quel sera votre rôle ?

Gestion de la logistique de l'agence et des logements
- Préparation et suivi de l'émission de la documentation des agents SAM/VI
- Gestion des véhicules de l'agence
- Gestion de l'inventaire et création des fiches d'entrée, de sortie et de transfert des
immobilisations de l'agence de Brasília
- Référent sécurité

Description détaillée des activités :
 Logistique :
- Recherche de nouveaux logements pour les agents AFD arrivants (sélection, contact
propriétaires, visites...), interlocuteur GIL/SGN/SEC + demande ANO siège
- Appui aux agents SAM/VI pour la gestion de leur logement (aide à l'identification du
problème - mis en contact avec des professionnels pour établir les devis)
- Gestion des bureaux (identification du problème - contact avec les professionnels pour
établir les devis- suivi des travaux…)
- Achats de fournitures, d’électroménagers/meubles pour l'agence et les agents SAM/VI
(choix des appareils, devis, achats et vérification de la livraison...)
- Gestion des assurances
- Relation avec le syndic des bureaux de l'agence, les agences immobilières et les
propriétaires (point focal de l'agence pour les questions logistiques)

 Administratif :
- Préparation des documents des nouveaux SAM/VI (carte d'identité brésilienne,
renouvellement visa, déménagement, achat véhicule personnel...).
- Vérification et correction de la documentation des agents de PROPARCO
- Référent du service du Protocole de l'Ambassade
- Appui PROPARCO

 Inventaires :
- Enregistrement au fil de l'eau des immobilisations dans SAGE FRP1000 (création,
transfert et sortie).
- Création de fiches d'entrée et de sortie en inventaire et transmission au RPG.
- Demande à GIL de création de nouvelles localisations si besoin.
- Réalisation de l'inventaire annuel
- Supervision des inventaires physiques en lien avec le RPG.
- Gestions des donations/vente

 Véhicule :
- Achat et gestion des véhicules de l’agence et appui à la gestion de ceux des agents
AFD (vente, immatriculation...)
- Gestion de la documentation (Ambassade, Itamaraty...)

 Référent sécurité :
- Mise à jour du DSA, suivi des recommandations audit SEC,
- Mise à jour des demandes SEC (travaux, suivi, installation...)
- Assurer les tests satellite mensuels

 Divers :
- Gestion de la valise diplomatique (récupération du courrier et remise de celui-ci au
CAD)
- A la demande du pôle assistanat, remise de plis à des partenaires de l'AFD mais aussi
envoi à la poste du reste du courrier
- Appui et intérim au CIL de Brasilla
- Intérim sur la préparation des paiements de Brasília

Qui recherchons nous ?

- Discrétion
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Polyvalence
- Motivation à apprendre, y inclus le français
- Disponibilité
- Capacité d’organisation : autonomie dans la gestion du temps et des priorités
- La maîtrise des outils du pack office (Excel, Powerpoint…) serait un plus
- Permis B

Aucune expérience formelle n’est exigée mais avoir démontré à travers son
parcours (que ce soit au niveau personnel, étudiant ou encore
d’entrepreneurial) sa proactivité et sa motivation est un plus

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Travail au sein de la Direction régionale BCS au sein d'une équipe dynamique et motivée dans des locaux neufs et adaptés à la croissance de l'équipe. Ce poste est central car il permet d'assurer l'organisation logistique de toute l'agence et le bon fonctionnement des différents services et des activités.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.