Procurement Senior Associate

The UNOPS Africa Regional Office, based in Nairobi, Kenya, oversees the delivery of over 250 projects across 40 countries, with a focus on fragile and conflict-affected settings. Supported by more than 1,000 personnel across five multi-country offices—spanning North, West, Central, Eastern and Southern Africa, and the Horn of Africa—the office advances national priorities through strategic initiatives in Climate Action, Health, Infrastructure, Peace and Security, Middle-Income Country Support, and Small Island Developing States (SIDS). The Regional Office provides strategic leadership, operational support, and oversight in key areas including Partnerships, Communications, Management and Oversight, Infrastructure and Project Management, Health and Safety, and Security. By promoting excellence in project delivery, fostering knowledge sharing, and driving continuous improvement, the office contributes to sustainable infrastructure, transparent resource management, and a better quality of life for communities across the continent.

Based in Dakar, Senegal, the West Africa Multi-Country Office (WAMCO) delivers high-quality project management, infrastructure, and procurement services across 16 countries in West Africa and the Sahel, including Benin, Burkina Faso, Chad, Côte d’Ivoire, Guinea, Mali, Niger, and Togo. Aligned with UNOPS’ mission, WAMCO supports partners in peacebuilding, humanitarian assistance, and sustainable development. WAMCO’s portfolio spans key sectors such as health, climate change, renewable energy, agriculture, water and sanitation, environment, infrastructure, justice, and peace and security. Notable projects include the construction of pre-preschools for early childhood development in Senegal (in partnership with KOICA and UNICEF), capacity-building for national agencies on disaster risk reduction and resource management, and the development of rural mini-grid electrification systems in Sierra Leone. Through these initiatives, WAMCO contributes to inclusive growth and the advancement of the Sustainable Development Goals (SDGs) across the region.

Associé principal en approvisionnement fournit des services de soutien efficaces et rapides en matière d’approvisionnement et d’administration des contrats aux différents programmes gérés par son bureau. Ce rôle favorise une approche axée sur la qualité, le client et les résultats afin de garantir la conformité aux règles, réglementations, politiques et stratégies d’approvisionnement de l’UNOPS, tout en travaillant et en assurant la liaison avec les autres membres du personnel d’approvisionnement et diverses autres parties prenantes, notamment les chargés d’appui aux programmes, les conseillers techniques principaux, les gestionnaires de portefeuille et les assistants de portefeuille. Dans l’exercice de ses fonctions, l’assistant(e) principal(e) en approvisionnement travaille avec un minimum de supervision.

1. Soutien aux transactions d'approvisionnement

• Mettre en œuvre les mesures approuvées pour intégrer le développement durable dans le processus d'approvisionnement.
• S’assurer que les dossiers soumis aux comités des contrats et des biens (CCB) soient complets.
• S’assurer de l’exhaustivité de la documentation pour la préparation/le traitement des bons de commande (BC), des contrats, des accords à long terme (ALT) ou de leurs modifications.
• Effectuer des études de marché régulières pour déterminer les sources d'approvisionnement en utilisant le Marché mondial des Nations Unies et d'autres sources externes pertinentes.
• Mettre en place, améliorer ou maintenir la base de données des fournisseurs locaux, en veillant à la mise à jour régulière des bases de données d'informations et des fichiers et registres d'approvisionnement.
• Générer des rapports d'état, selon les besoins.
• S'assurer de la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d'audit et de révision.

2.Planification des approvisionnements, demandes d'achat et sourcing

• Collaborer avec le personnel et les gestionnaires de projet à la préparation de leurs plans d'approvisionnement et d'attribution.
• Maintenir et mettre à jour les processus de suivi des approvisionnements pour les projets et fournir des commentaires sur les bons de commande au bureau demandeur.
• Fournir aux entités requérantes des propositions sur les modalités de fourniture de biens, de travaux et de services, y compris les délais d'approvisionnement pour chaque étape.
• Vérifier que les demandes sont complètes.
• Préparer des spécifications appropriées et complètes pour l'équipement et les matériaux, les profils de poste et les énoncés de travaux (SoW) en tant qu'éléments d'entrée pour les demandes de propositions (RFP), les demandes de devis (RFQ) et les invitations à soumissionner (ITB), en veillant à l'autorisation/approbation des unités d'approbation concernées.
• Assurer une liaison régulière avec les fournisseurs et les destinataires jusqu'à la livraison sécurisée des marchandises.
• Suivre l'avancement du processus et assurer la liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d'approvisionnement.
• Enquêter sur les problèmes survenus après la commande, les résoudre et partager des rapports d'étape sur les questions d'approvisionnement.
• Fournir des réponses orales ou écrites aux questions des projets, clients, entreprises, etc., concernant les questions liées aux achats.
• Élaborer des rapports mensuels sur les questions d'approvisionnement.
• Assurer la liaison avec l'unité logistique ou les projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir les rapports de livraison appropriés, les rapports de réception et d'inspection (RRI) ou les certificats pertinents tout en veillant à ce qu'un inventaire approprié soit effectué.

3. Soutien aux appels d'offres et aux soumissions

• Établir des listes restreintes d'entrepreneurs/fournisseurs appropriés pour les achats d'une valeur supérieure aux montants désignés, pour approbation par le(s) responsable(s) désigné(s).
• Préparer et publier les manifestations d’intérêt (EOI), les demandes de prix (RFQ), les appels d’offres (ITB), les demandes de propositions (RFP) ou autres documents d’appel d’offres selon les besoins, en veillant à leur conformité avec les modèles approuvés par l’UNOPS et en sollicitant l’autorisation légale en cas d’ajustements nécessaires.
• Collaborer avec les clients des programmes ou des opérations demandeurs pour examiner et évaluer les offres ou propositions reçues et préparer des analyses pour les attributions de contrats moins complexes en vue de leur soumission au Comité des contrats et des biens (CPC) ou à tout autre organisme désigné par la loi.
• Collaborer avec les clients des programmes ou des opérations demandeurs pour soumettre des demandes au Comité des contrats et des biens du siège.
• Organiser les réunions du CPC (ou de l'organisme statutaire désigné) selon les besoins, en faisant circuler les documents à examiner au moins 24 heures à l'avance.
• Conserver les registres du CPC ou de tout autre organisme statutaire désigné

4. Administration des contrats

• Assurer le suivi de la signature des contrats par les fournisseurs.
• Engager les fonds dans le système ERP et obtenir les signatures nécessaires à l'approbation.
• Diffuser les annonces de contrats et les attributions.
• Tenir à jour le système de contrats et de classement.
• Tenir à jour des bases de données/listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services.

5. Construction et partage des connaissances

• Organiser, faciliter ou dispenser des formations et des initiatives d'apprentissage sur les achats à destination du personnel.
• Apporter une contribution pertinente aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement.
• Recueillir et utiliser de manière productive les commentaires, les idées et les connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques.

Requis

• Diplôme d’études secondaires (ou équivalent) avec 7 ans d’expérience pertinente OU.

• Un baccalauréat (ou l'équivalent) dans n'importe quelle discipline, assorti de 3 ans d'expérience pertinente, est requis.

Souhaitée

• Une certification ou une adhésion professionnelle reconnue à l'échelle mondiale ou nationale (par exemple, CIPS) est souhaitable.

Requise

• L'expérience pertinente consiste à travailler dans le domaine des achats ou dans des domaines connexes.

• Expérience de l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (par exemple, MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion Web.est requis.

Souhaitée

• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.

• Une expérience dans le domaine du développement ou de l'aide humanitaire est souhaitée.

• UNOPS does not accept unsolicited resumes.
• UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered.
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments.
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
• We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
• UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.
  

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post.
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here.
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• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda.
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.