Especialista en Suministros, Logística y Almacenes

Mission and objectives

El Estado Plurinacional de Bolivia y UNICEF trabajan actualmente en el Programa de País 2018 - 2022 que tiene el objetivo de apoyar en la reducción de las brechas de desigualdad —especialmente en los pueblos indígenas— y lograr que los niños, niñas y adolescentes constituyan un elemento fundamental para el desarrollo sostenible de Bolivia. Las prioridades del programa de país responden al análisis de la situación de la niñez y la adolescencia en Bolivia, a los resultados del examen programático sobre el género de 2016 y a varios marcos normativos, concretamente al Código Niña, Niño y Adolescente, a la Convención sobre los Derechos del Niño y a la Convención sobre la Eliminación de Todas las Formas de Discriminación contra la Mujer. El Programa de País contribuye a la implementación de la Agenda Patriótica 2025, al Plan de Desarrollo Económico y Social 2016 – 2022, al Plan Plurinacional de la Niña, Niño y Adolescente, al Código Niña, Niño y Adolescente y a planes sectoriales clave del Estado Plurinacional de Bolivia. También aporta a los cinco resultados del Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo (MANUD) 2018 – 2022 acordado con el Estado boliviano. Asimismo, a los Objetivos de Desarrollo Sostenible y al Plan Estratégico 2018 – 2021 de UNICEF.

Context

Esta asignación se lleva adelante con la finalidad de apoyar operativamente al área de Suministros dependiente de la Gerencia de Operaciones en la oficina de UNICEF en Bolivia, para garantizar la tramitación precisa y oportuna de las solicitudes de compra y servicios, incluyendo la logística de Suministros y la administración del almacén.

Task Description

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Asociado de Suministros y Logística, en coordinación con el Gerente de Operaciones, el/la Voluntario/a llevará a cabo las siguientes tareas: -Apoyar en la verificación de las solicitudes de suministros, garantizando la exactitud de las especificaciones de los artículos, confirmando la disponibilidad de fondos y obteniendo información adicional de las secciones del programa, según sea necesario. -Asegurar que el proceso de compras se realice en apego a la normativa de compras de UNICEF. -Apoyar la búsqueda de proveedores de bienes y servicios pertinentes. -Enviar invitaciones para cotizar o licitar a los proveedores; participa en las aperturas de las ofertas técnicas, recopila las tabulaciones de las calificaciones y revisa las recomendaciones para la realización de pedidos. -Apoyar en la elaboración de cuadros comparativos y revisa el contenido de las recomendaciones técnicas y económicas emitidas por los sectores solicitantes. -Revisar el contenido del texto en las órdenes de compra y contratos previo al envío para firmas. -Apoyar en el seguimiento continuo y revisión periódica sobre el avance del Plan anual de suministros y el plan de emergencias. -Apoyar en la digitalización de los documentos asociados a contratos, órdenes de compra y documentos de logística y garantizar que sean accesibles para otros sectores. -Apoyar para la preparación de la documentación e información, incluyendo minutas para los Comités de Revisión de Contratos. -Apoyar en la coordinación de acciones necesarias para la importación de suministros y compras internacionales. -Trabajar en estrecha colaboración con los proveedores para garantizar la calidad y la puntualidad de las entregas. -Garantizar la disponibilidad continua de los datos relacionados con las adquisiciones, incluidas las previsiones, las solicitudes recibidas, los pedidos realizados, la entrada de mercancías y los calendarios de entrega reales. -Contribuir a la administración del almacén de UNICEF, incluyendo el seguimiento y monitoreo de la carga entrante, estante y saliente y la realización del inventario físico regular, manteniendo la administración de los espacios físicos y realizando las acciones necesarias y verificando las facturas de transporte y realizando la supervisión del trabajo de los estibadores. -Efectuar visitas programáticas a los lugares donde los beneficiaros finales han recibido los bienes y servicios para la revisión de la implementación. -Apoyar la revisión del uso de los recursos financieros en los contratos institucionales de apoyo logístico. -Apoyar el registro de pagos una vez completada la entrega de las órdenes de compras. -Brindar el soporte requerido para las actividades de cierre de final de año incluyendo el conteo físico del almacén. -Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor. Resultados esperados: Como un miembro activo del equipo de UNICEF, se prestará un apoyo eficiente, oportuno, atento, amigable con el cliente y de calidad a UNICEF y sus beneficiarios en el cumplimiento de sus funciones, incluyendo: -Informes mensuales (incluyendo tiempos de inicio y conclusión) sobre actividades completadas y en curso: avance de licitaciones y cotizaciones, elaboración de cuadros comparativos, revisión del contenido de Términos de Referencia (TDR) y contratos, seguimiento de procesos de contrataciones, distribución de suministros, pagos a proveedores completados, entre otros, enmarcados en los procedimientos y normativa de compras de UNICEF y tiempos establecidos en los Procedimientos Operativos Estándar (SOP). -Informes mensuales sobre el avance y ajustes al Plan Anual de Suministros y Emergency Planning. -Informes trimestrales sobre el avance de la digitalización de documentos de Suministros y Logística (actas de entrega, Receiving Order (RO), waybills y documentos de compra) -Informes mensuales sobre la administración del almacén y todas las tareas conexas. -Informe sobre asignaciones específicas como: apoyo en el conteo físico del almacén, visitas programáticas y actividades de monitoreo de uso de recursos para apoyo a la organización de talleres, entre otros asignadas por el supervisor. -La perspectiva de edad, género y diversidad se aplica de forma sistemática, integrada y documentada en todas las actividades a lo largo de la asignación. -Un balance final sobre los logros alcanzado a través del voluntariado para el desarrollo durante la asignación, como la presentación de informes sobre el número de voluntarios movilizados, las actividades en las que han participado y las capacidades desarrolladas Además de lo anterior, a los/as Voluntarios/a de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas: -Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado); -Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión; -Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades; -Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU; -Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU; -Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del VNU en linea o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.

Competencies and values

- Profesionalismo: Se requiere un alto nivel de profesionalismo, con conocimiento de los procedimientos de UNICEF, habilidades técnicas relevantes y capacidad para actuar con discreción, diplomacia y buen juicio. También implica autonomía, iniciativa, responsabilidad y habilidad para coordinar con diversos actores, gestionando información de manera objetiva y confidencial, con enfoque en el cliente. - Integridad: demostrar los valores y estándares éticos de la ONU y de UNICEF en las actividades y comportamientos diarios, y al mismo tiempo actuar sin considerar recompensas personales; tolerar la presión política en la toma de decisiones; respaldar decisiones que responden a los intereses de la organización aun cuando no revistan popularidad; tomar acción frente a comportamientos no profesionales o antiéticos; no abusar del poder o la autoridad; - Trabajo en equipo y respeto por la diversidad: Capacidad para trabajar en equipo con excelentes habilidades interpersonales, colaborando eficazmente en entornos diversos y multiculturales. Demuestra sensibilidad y respeto por la diversidad (cultural, de género, religión, etc.), promueve la equidad de género y contribuye al logro de objetivos comunes brindando orientación y apoyo a colegas. - Compromiso con el aprendizaje continuo: iniciativa y ganas de aprender nuevas habilidades y mantenerse al tanto de los avances en el área de conocimiento; capacidad de adaptarse a los cambios en el entorno de trabajo; - Planificación y organización: habilidades efectivas de organización y de resolución de problemas y capacidad de gestionar un gran volumen de trabajo de una manera eficiente y oportuna; capacidad para establecer prioridades y planificar, coordinar y supervisar el (propio) trabajo; capacidad para trabajar bajo presión, con plazos en conflicto y de manejar varios proyectos/actividades al mismo tiempo; - Comunicación: habilidades interpersonales comprobadas; buenas habilidades de comunicación oral y escrita, incluyendo la capacidad de preparar informes claros y concisos; capacidad de realizar presentaciones, opciones y posiciones articuladas de manera concisa; capacidad para realizar y defender recomendaciones; capacidad de comunicación y empatía con el personal (incluido el personal nacional), el personal militar, los voluntarios, los contrapartes e interlocutores locales procedentes de distintos entornos; capacidad de transferencia de información y conocimiento hacia diferentes grupos de destinatarios.

Living conditions and remarks

El departamento de La Paz está ubicado al oeste del país, limitando al norte con Pando, al este con Beni y Cochabamba, al sur con Oruro, al suroeste con Chile y al oeste con Perú y el lago Titicaca. Su capital es Nuestra Señora de La Paz, sede del Gobierno Central y del Poder Legislativo, que se encuentra a una altitud de 3640 msnm., y su ciudad más poblada es El Alto. Como se trata de una asignación de Voluntario de la ONU nacional, el Voluntario(a) Nacional de la ONU será responsable de procurarse su propia vivienda y otros esenciales para la subsistencia. Los Voluntarios de la ONU Nacionales son parte del plan de seguro contra daños causados de manera intencional. Beneficios: Subsidio mensual: 9.676 (bolivianos). Bono de entrada: 350 USD. Bono de salida: 1,442 BOB por cada mes de servicio.