Facility Management Analyst[ouvert aux candidats internes & externes]

Tiered Approach

Conformément à l'engagement pris de préserver les capacités et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l'Organisation, la majorité des postes vacants au PNUD, au FENU et au programme VNU sont publiés selon un processus de candidature à plusieurs niveaux, dans le cadre duquel :

• Niveau 0 : Personnel international du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou dont les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026
• Niveau 1 : Autre personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA)
• Niveau 2 : Personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat temporaire (TA), personnel sous contrat PSA régulier, et Volontaires des Nations Unies Experts et Spécialistes
• Niveau 3 ou aucun niveau indiqué : Tous les autres types de contrat du PNUD/FENU/VNU et d'autres agences, ainsi que les candidats externes

Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans l'intitulé du poste vacant, le cas échéant, et vous assurer que vous remplissez les conditions requises pour postuler.

Background

Dans le contexte des réformes des Nations Unies, notamment la résolution de l’Assemblée générale A/RES/72/279 (2018) sur le repositionnement du système de développement, ainsi que l’Agenda d’efficience porté par le Groupe des Nations Unies pour le développement Durable (GNUDD), les Services Communs au Mali constituent un levier stratégique pour renforcer la cohérence opérationnelle et optimiser l’utilisation des ressources. En cohérence avec les orientations relatives à la mutualisation des fonctions, au recouvrement harmonisé des coûts et à la Business Operations Strategy, les services communs contribuent à l’optimisation des coûts, à l’amélioration de la qualité des services et au renforcement de la soutenabilité financière des opérations. Dans ce cadre, le PNUD assure la gestion opérationnelle des Services Communs, garantissant la fourniture de services intégrés, standardisés et orientés client, au bénéfice de l’ensemble des agences, fonds et programmes, et contribuant à la performance collective du système des Nations Unies au Mali.

Sous la direction générale du Représentant Résident Adjoint (RRA) et sous la supervision directe du Spécialiste aux Operations du PNUD, l’analyste en gestion des installations sera chargé(e) de la supervision technique du bâtiment de la Maison Commune des Nations Unies au Mali, y compris la gestion des contrats, la gestion quotidienne des installations et la liaison pour les projets de construction, les réparations, les rénovations et autres projets similaires liés au bâtiment.   

L’Analyste en gestion des installations planifiera, organisera et dirigera les activités de construction dans les délais fixés pour chaque projet, y compris la conception détaillée et la documentation, les appels d'offres, la supervision/assurance qualité. En outre, il/elle gérera l'ensemble des installations des locaux communs. L’Analyste en gestion des installations travaillera en étroite collaboration avec le personnel opérationnel des agences du Système des Nations Unies et des opérations du PNUD en tant qu'agent administratif et technique. 

Duties and Responsibilities

1. Contribuer à la gestion et à la coordination efficaces des fonctions de services communs au sein de la Maison des Nations Unies :

• Superviser les tâches techniques et administratives liées aux activités des services communs tels que les travaux de construction et d'entretien des bâtiments et des installations d'hébergement ;
• Mettre en œuvre des projets, ou des volets de projets plus vastes, relatifs à la construction ou à la réparation de bâtiments, des installations ou de structures connexes ;
• Superviser et évaluer les travaux effectués par les entrepreneurs ;
• Suivre et rendre compte de l'avancement des projets d'ingénierie ;
• Aider l'équipe de projet d'ingénierie à appliquer des techniques de conception durables et respectueuses de l'environnement pendant le processus de conception ;
• Coordonner les actions liées au système de gestion environnementale (SGE) ;
• Gérer et contrôler l'efficacité énergétique des installations et promouvoir des mesures correctives en matière de comportement humain au sein de la Maison des Nations unies ;
• Superviser l'entretien de toutes les installations de la Maison des Nations Unies et de l'annexe des Nations Unies ;
• Superviser toutes les demandes de travaux d'entretien, de construction et d'ingénierie attribuées et garantir la disponibilité des ressources nécessaires pour fournir des services de qualité. Ces travaux comprennent : tous les travaux de menuiserie, de plomberie, de maçonnerie, de signalétique et de peinture effectués dans les installations de la Maison des Nations Unies et de l'annexe des Nations Unies ;
• Effectuer des inspections régulières de l’ensemble des installations de la Maison des Nations Unies et de l’annexe des Nations Unies, et rédiger des rapports sur les réparations effectuées ainsi que sur les ressources nécessaires à la réalisation des travaux d’entretien et de réparation ;
• Superviser les travaux confiés aux prestataires de maintenance externalisés afin d’en garantir l’efficacité, et assurer la coordination avec le personnel de ces prestataires pour optimiser la productivité ;
• Préparer les calendriers des travaux et d’entretien, les tableaux Excel et les présentations nécessaires au bon déroulement des travaux ;
• Préparer le cahier des charges des projets d’entretien, des petits projets d’ingénierie et des contrats de services ;

2. Prestation de services de passation des marchés

• Préparer et traiter les demandes d’achat d’outils, de matériaux d’ingénierie et de pièces de rechange destinés au personnel chargé de la gestion des bâtiments et à l’entretien des installations de la Maison des Nations Unies et de l’annexe des Nations Unies ;
• Tenir à jour la liste d’inventaire des biens et articles liés à l’entretien des bâtiments ;
• Réaliser des évaluations techniques des matériaux demandés pour les travaux d’entretien et les contrats de services ;
• Superviser la mise en œuvre des contrats de services et des accords à long terme (LTA) de la Maison des Nations Unies et de l'annexe des Nations Unies concernant les contrats et accords relevant de son domaine de compétence, tels que : la désinsectisation, le nettoyage et l'entretien ménager, le système de de prévention et de lutte contre l'incendie, le jardinage, la collecte et l'enlèvement des déchets ; ;
• Établir les demandes d’achats, certifier l’achèvement des travaux, assurer la fonction de contrôle et de vérification (R&I) et lancer les demandes de paiement pour les travaux achevés dans le cadre de la gestion des bâtiments et de l’annexe de la Maison des Nations Unies ;
• Tenir à jour et suivre la liste des bons de commande et des lettres d’achat attribués au domaine de la gestion des bâtiments ;
• Traiter tous les achats de petite caisse, conformément aux instructions du responsable des services communs.

3.  Mise à disposition d'infrastructures administratives et logistiques :

• Coordonner l’attribution des espaces et les déménagements au sein de la Maison des Nations Unies et de l’annexe des Nations Unies, et apporter les modifications et mises à jour nécessaires au plan d’aménagement des espaces partagés ;
• Faciliter la mise à disposition et la préparation en temps opportun des espaces, salles et lieux destinés aux réunions, ateliers et réceptions officielles ; assurer la coordination avec les personnes de référence afin de répondre aux besoins liés à ces événements ;
• Planifier et superviser l'enlèvement trimestriel des articles endommagés de la Maison des Nations Unies et de l'annexe des Nations Unies ;
• Contrôler la propreté des locaux de la Maison des Nations Unies et de l’annexe des Nations Unies, et traiter sans délai tout écart par rapport aux exigences fixées avec le prestataire de nettoyage ;
• Répondre efficacement à toutes les demandes de service reçues, rendre compte aux demandeurs et tenir des registres écrits des demandes de service traitées, qui feront partie du rapport mensuel sur les demandes de service ;
• Coordonner les activités administratives de fond liées à son domaine de compétence.

4. Assurer une supervision efficace de l'équipe :

• Assurer une supervision, un encadrement et une formation efficaces du personnel ;
• Élaborer et tenir à jour les procédures (par exemple, les rapports internes) et les dispositions opérationnelles ;
• Remplacer les autres membres du personnel des services communs pendant leurs congés ou leurs absences imprévues ;
• Sensibiliser l’ensemble du personnel de l’unité aux questions de santé et de sécurité, mettre en œuvre des mesures de contrôle de la sécurité pour l’ensemble du personnel, fournir des équipements et des dispositifs de sécurité à tous les membres de l’unité ;

5. Faciliter le renforcement des connaissances et des capacités, ainsi que le partage des connaissances :

• Organiser des formations, des ateliers et des activités de renforcement des capacités dans un esprit de concertation, en associant des experts techniques et les parties prenantes, notamment les pouvoirs publics, le secteur privé, les ONG, les bailleurs de fonds et/ou le monde universitaire.
• Identifier, synthétiser et documenter les bonnes pratiques et les enseignements tirés du projet et des partenaires de mise en œuvre.

Accomplir toute autre tâche connexe qui pourrait être requise et assignée par le responsable des services communs.

4.     Organisation institutionnelle :

L'analyste en gestion des installations rend compte au Spécialiste Opération du PNUD et supervise trois assistants ainsi que du personnel sous-traitant.
 

Competencies

Compétences attendues
noyeau
Obtenir des résultats :          NIVEAU 2 : Déployer les solutions à plus grande échelle et simplifier les processus, trouver le juste équilibre entre rapidité et précision dans l'exécution des tâches
Faites preuve d'innovation          NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées / faire preuve d'ouverture d'esprit face à de nouvelles approches, faire preuve d'une réflexion systémique / intégrée
Apprendre en permanence          NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et les aider à progresser
S'adapter avec agilité          NIVEAU 2 : Adapter les processus et les approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agissez avec détermination          NIVEAU 2 : Capable de faire preuve de persévérance et de gérer simultanément plusieurs sources de pression
S'impliquer et nouer des partenariats          NIVEAU 2 : Joue le rôle de facilitateur/intégrateur, rassemble les personnes, crée et entretient des coalitions et des partenariats
Promouvoir la diversité et l'inclusion          NIVEAU 2 : Faciliter les échanges afin de surmonter les divergences et en tenir compte dans la prise de décision

Gestion des ressources humaines

Les compétences du PNUD en matière de gestion des ressources humaines sont disponibles sur le site dédié.

Compétences transversales et techniques [
Domaine Thematique    Nom    Definition
Développement de l’organisation    Facilitation des connaissances    Être en mesure d’animer des séances individuelles et collectives, en interne et en externe, et de concevoir et d’animer des activités de partage et d’échange des connaissances, des informations et des idées. Connaître les outils et les approches permettant de favoriser la participation, la contribution et l’échange actifs.
Développement de l’organisation    Intégration au sein des Nations Unies    Savoir identifier et intégrer les capacités et les atouts du système des Nations Unies, et participer à une mission commune. Connaître le système des Nations Unies et être en mesure d’appliquer ce savoir à des situations stratégiques ou pratiques.
Gestion de l’organisation    Gestion de l’organisation    Être en mesure de gérer la mise en œuvre de stratégies, de programmes et de projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et l’obtention de résultats démontrables. Connaître et comprendre les théories, les concepts, les méthodologies, les instruments et les outils pertinents.
Gestion de l’organisation    Gestion des ressources    Affecter et utiliser les ressources d’une manière stratégique ou tactique en fonction des besoins et des priorités de l’organisation, ainsi que des principes de redevabilité et d’intégrité.
Gestion de l’organisation    Communication    Communiquer de manière claire, concise et sans équivoque, à la fois à l’écrit et à l’oral ; adapter les messages et choisir les modes de communication en fonction du public. Savoir gérer la communication interne et externe, au travers des médias, des réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés.
Services de sécurité    Gestion des risques en matière de sûreté et de sécurité    Être capable d’évaluer les menaces et les risques, d’identifier les mesures d’atténuation et de superviser leur mise en œuvre, ainsi que de concevoir et de mettre à l’essai des plans de sécurité et de sûreté.
Services de sécurité    Sensibilisation à la sécurité et application des politiques en la matière    Connaître les concepts de la politique de sécurité et savoir les appliquer à des cas stratégiques ou pratiques

Required Skills and Experience

Education:

Un diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) en en ingénierie / génie civil, électrique et/climatisation est requis.ou

Un diplôme universitaire de premier cycle (licence) ,  dans les domaines susmentionnés
, combiné à deux années supplémentaires d'expérience qualifiante sera pris en considération à la place du diplôme universitaire supérieur.

Experience:

Les candidats titulaires d'un Master (ou équivalent) dans un domaine d'études pertinent ne sont pas tenus d'avoir une expérience professionnelle.

Les candidats titulaires d'une licence (ou équivalent) doivent avoir au moins deux (2) ans d'expérience professionnelle dans la conception, le suivi et contrôle des travaux d’infrastructure 

• Avoir une expérience en procédures d’appels d’offres, passation et gestion des contrats d’études et travaux ;
• Avoir une expérience etune bonne connaissance des normes environnementales et sociales dans la mise en œuvre de projets ;
• Avoir une expérience avec le PNUD Mali
  La maîtrise du français est requise. 
  La « connaissance pratique » de l'anglais est souhaitable

Égalité des chances

En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.

Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste.  Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.

Alerte aux escroqueries 

Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.