Auxiliar de Archivo y Gestión documental, NPSA 4- Conformación de Roster

Descripción de la oficina/unidad/proyecto: 

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 32 departamentos y 360 municipios.  

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia, aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible.  El Documento Programa País del PNUD 2025-2027 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con cuatro prioridades de trabajo: 1) E Consolidación de la paz, seguridad humana y justicia social; 2) Protección social e inclusión socioeconómica; 3) Medio ambiente, acción por el clima y transición energética y 4) Facilitadores de la Agenda 2030.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo, que agrupa el portafolio de Desarrollo Sostenible y el portafolio de Inclusión Productiva y Protección Social y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva, que reúne el portafolio de Gobernabilidad Democrática, el de Construcción de Paz y el portafolio de Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.   

Desde el área de Protección Social e Inclusión Productiva, el PNUD impulsa estrategias orientadas a reducir desigualdades, mitigar vulnerabilidades y ampliar el acceso a la protección social, fortaleciendo las capacidades de las instituciones públicas y promoviendo la inclusión social y económica de las poblaciones más excluidas. Este trabajo se desarrolla en coherencia con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), en particular los ODS 1 (Fin de la pobreza), 5 (Igualdad de género), 8 (Trabajo decente y crecimiento económico), 10 (Reducción de las desigualdades) y 16 (Paz, justicia e instituciones sólidas).  

En este contexto, el Ministerio de Igualdad y Equidad y el PNUD Colombia adelantan acciones conjuntas para fortalecer la Política Pública Social para Habitantes de Calle, promoviendo procesos de inclusión, participación y corresponsabilidad social que contribuyan a consolidar entornos protectores y al ejercicio efectivo de los derechos humanos. Las personas en situación de calle enfrentan vulneraciones multidimensionales que combinan factores sociales, económicos y culturales, lo que demanda respuestas articuladas entre el Estado, la sociedad civil y las comunidades.  

El proyecto cuenta con varios componentes complementarios. Uno de ellos es el componente de fortalecimiento territorial, que busca consolidar capacidades locales para la implementación de la política pública. Dentro de este, el eje de fortalecimiento comunitario se orienta a potenciar las capacidades técnicas, organizativas y de gestión de las organizaciones de base y expresiones sociales locales que desarrollan acciones con población en situación de calle. Su propósito es impulsar procesos comunitarios autónomos, promover la corresponsabilidad social y fortalecer la participación ciudadana en la ejecución de la política pública.  

Para su desarrollo, se implementará una estrategia de fortalecimiento y acompañamiento técnico a organizaciones sociales en 48 municipios focalizados, mediante la ejecución de acuerdos de subvención que promuevan iniciativas con componente cultural y social orientadas a la inclusión y atención integral de la población en situación de calle.  

Con el fin de acompañar este proceso, la creación del roster para el rol de Auxiliar de Archivo y Gestión Documental responde a la necesidad de fortalecer la gestión de la información y la documentación generada en el marco de los proyectos implementados por el PNUD. Este cargo se integra como un soporte transversal a las áreas técnicas y operativas, garantizando la organización, custodia, conservación y disponibilidad oportuna de la documentación requerida para la ejecución, seguimiento, monitoreo, auditoría y rendición de cuentas de los proyectos.

Dado el crecimiento en el volumen documental derivado de la ampliación y ejecución simultánea de iniciativas, los servicios requeridos contribuirán a asegurar el cumplimiento de los lineamientos institucionales de gestión documental, promover una administración eficiente y trazable de la información, y mitigar riesgos asociados a pérdidas documentales o incumplimientos normativos. De esta manera, el cargo aportará directamente al logro de los objetivos del proyecto, facilitando la transparencia, la eficiencia operativa y la adecuada gestión del conocimiento institucional.

3. Alcance del trabajo  

De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Auxiliar de Archivo y Gestión Documental, desempeña las siguientes funciones:

Genera acompañamiento técnico y de mejora en:

• Radicar los documentos recibidos en el software de gestión documental establecido por la organización.  
• Digitalizar los documentos físicos e indexar las imágenes en el servidor o repositorio disponible para ello, acorde con las políticas y procedimientos del PNUD.  
• Asistir y brindar soporte técnico al proyecto en el programa en el manejo del programa y las herramientas de gestión documental.  
• Registrar, clasificar y llevar el control de la correspondencia que sale de los proyectos por los diferentes medios físicos y digitales.
• Responder a los requerimientos sobre cualquier tipo de correspondencia entrante o saliente de los proyectos, asegurando estricta confidencialidad al proporcionar la información.

Apoyar la gestión del conocimiento y el reporte de información:

• Participar activamente en los espacios de capacitación y formación técnica convocados por la oficina
• Contribuir a la construcción y fortalecimiento de redes de práctica y gestión del conocimiento dentro del área.
• Apoyar la consolidación de información para la estrategia de Monitoreo y Evaluación, facilitando el seguimiento de las variables críticas, la medición de impactos y resultados,  del área.
• Proveer información oportuna y/o preparar los reportes requeridos en los plazos establecidos  
• Diligenciar y mantener actualizadas las matrices de control, inventarios y bases de datos destinadas a la gestión documental.  

Acompaña la gestión administrativa y de coordinación del proyecto:

• Preparar los informes de gestión y documentos de soporte técnico en la periodicidad y puntualidad requerida por los proyectos, suministrando información veraz y de calidad.  
• Mantener actualizada la información y los registros bajo su responsabilidad para garantizar la disponibilidad de los archivos del proyecto.
• Participar en las reuniones y actividades programadas por los proyectos, asegurando el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por la oficina del PNUD en Colombia.  

El/la titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Acuerdo institucional:

El/la Auxiliar de Archivo y Gestión Documental reporta a el/la Asociado Administrativo y Financiero.

Competencias Core

• Logro de Resultados: ​​NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles y entrega un trabajo de calidad en el plazo previsto.​
• Pensamiento Innovador: ​​NIVEL 1: Está abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático en la resolución de problemas, realiza mejoras​
• Aprendizaje Continuo: ​​NIVEL 1: Mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación​
• Adaptarse con agilidad: ​​NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja de forma constructiva la ambigüedad/incertidumbre, es flexible ​
• Actuar con determinación: ​​NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, es capaz de actuar con calma ante la adversidad, tiene confianza en sí mismo​
• Compromiso y asociación: ​​NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas​
• Favorece la diversidad y la inclusión: ​​LNIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación ​

Competencias transversales y técnicas  

• Gestión de Documentos y registros: Gestión general de documentos (ya sean físicos o electrónicos); política de registro y conservación, incluido el almacenamiento y archivo.
• Gestión de registros y correspondencia: Capacidad para recoger, registrar, mantener y entregar el correo y la valija del PNUD, así como para gestionar archivos.
• Comunicación: Comunicarse de forma clara, concisa y precisa, tanto de manera escrita como verbal; personalizar los mensajes y seleccionar los métodos de comunicación según la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados.
• Gestión del cambio: Iniciar, diseñar y velar por el éxito de la implementación de cambios organizacionales; preparar y apoyar a las personas y a los equipos para implementar dicho cambio.
• Facilitación del Conocimiento: Capacidad para motivar a personas y grupos, interna y externamente, y para diseñar y facilitar actividades, compartir e intercambiar conocimientos, información e ideas. Conocimiento de herramientas y enfoques para estimular la participación activa, la contribución y el intercambio.
• Gestión de activos digitales: Capacidad para utilizar sistemas de gestión de activos digitales para almacenar, compartir y organizar eficazmente imágenes, videos y otros medios que constituyen este tipo de activos.

Requisitos mínimos para el NPSA

Requisitos mínimos de educación

• Título de Educación Secundaria (a nivel de Bachillerato) es requerido.
• Título profesional universitario (a nivel de Pregrado) en Gestión Documental, Archivística, Ingeniería industrial, Economía o Administración de Empresas, se dará debida consideración, pero no es un requisito.

Min. años de experiencia laboral relevante

• Mínimo 4 años (para Bachilleres) o 1 año (con Título de Pregrado) de experiencia operativa comprobable en el ciclo completo de gestión documental: procesos de recepción, radicación, clasificación, foliación, digitalización, indexación, archivo físico/digital, préstamo y disposición final de documentos.  

Habilidades requeridas

• Experiencia demostrable en el manejo, actualización y control de matrices de seguimiento, inventarios documentales y bases de datos en Microsoft Excel.
• Experiencia en la preparación de informes técnicos y reportes de seguimiento.

Habilidades deseadas además de las competencias cubiertas en la sección Competencias

• Experiencia en gestión de archivo en el Sistema de Naciones Unidas (SNU)  
• Experiencia en el manejo y administración de archivos compartidos en la nube (como SharePoint, OneDrive o Teams).  
• Experiencia en el manejo de Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDEA)  
• Experiencia en la aplicación de Tablas de Retención Documental (TRD) y procesos de foliación, clasificación y depuración de expedientes según la normatividad archivística vigente.  

Idioma(s) requerido(s)  

• Fluidez en español es requerido

Certificados Profesionales

• N/A

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment. Candidates selected pursuant to this vacancy may be subject to UNDP’s policy on Probation upon assignment.

Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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