Asistente Senior de Logística y Administración, Proyecto TCN, Panamá

Asistente Senior de Logística y Administración, Proyecto TCN, Panamá

 Descripción del Puesto

Acerca de PADF 

La Fundación Panamericana para el Desarrollo (PADF por sus siglas en inglés) cree en la creación de un hemisferio de oportunidades para todas las personas. Trabajamos en América Latina y el Caribe para fortalecer nuestra región: más saludable, pacífica, justa, resiliente y sostenible para las generaciones actuales y futuras. Durante más de 60 años, hemos servido a las comunidades más vulnerables, invirtiendo recursos en todo el hemisferio. Nos asociamos y capacitamos a la sociedad civil, los gobiernos y el sector privado para el bien común de la región.

Descripción General de la Posición

PADF se encuentra en la búsqueda de un(a) Asistente Senior de Logística y Administración para trabajar para el Proyecto TCN, cuyo propósito es apoyar en la coordinación de  las actividades requeridas para el área programático.

La posición se enfoca en prestar apoyo logístico, administrativo y documental para la ejecución de las actividades, incluyendo la coordinación de viajes, eventos, visitas de campo, adquisiciones, movilización y entrega de equipos y materiales, así como la organización de los expedientes administrativos correspondientes. Bajo la supervisión directa del Gerente de Administración y Finanzas, el/la asistente de logística y administración) será responsable de ejecutar diversas actividades de soporte que se realizan en beneficio de los objetivos del proyecto y de PADF.

Funciones y Responsabilidades Esenciales

Logística:

•  Elaborar y mantener actualizado el calendario de actividades, viajes, visitas de campo, talleres, eventos y entregas, identificando fechas, responsables y requerimientos logísticos.
• Apoyar en la coordinación de la logística de las actividades desarrolladas en Panamá y otras provincias.
• Organizar viajes, reuniones, talleres, capacitaciones, visitas de campo y eventos, incluyendo transporte, hospedaje, alimentación, espacios, materiales, equipos e itinerarios.
• Recibir y verificar las solicitudes de bienes y servicios, asegurando que incluyan las especificaciones, cantidades, fechas y lugares de entrega.
• Identificar proveedores autorizados, solicitar cotizaciones y verificar que las ofertas incluyan la información necesaria para su comparación, de acuerdo con los procedimientos de adquisiciones de PADF.
• Preparar cuadros comparativos de cotizaciones que incluyan precios, especificaciones, impuestos, disponibilidad, tiempos de entrega, garantías, condiciones de pago y demás criterios relevantes.
• Dar seguimiento a las órdenes de compra y coordinar con los proveedores la entrega oportuna de bienes y servicios.
• Recibir y verificar físicamente los bienes adquiridos, confirmando que las cantidades, características y condiciones correspondan con la documentación aprobada.
• Preparar las actas, registros fotográficos, constancias y demás evidencias de recepción y entrega.
• Registrar los movimientos de equipos, mobiliario y materiales, y mantener actualizados el inventario.
• Mantener actualizado el control del consumo de combustible y apoyar el seguimiento del uso y mantenimiento de la flota vehicular de PADF.
• Informar oportunamente a la Gerente de Administración y Finanzas sobre retrasos, faltantes, daños, diferencias, incumplimientos de proveedores o riesgos que puedan afectar las actividades.

Administración:

• Preparar la documentación administrativa requerida para compras, contrataciones, viajes, reembolsos y pagos, y remitirla al/a la Gerente de Administración y Finanzas para su revisión.
• Verificar que las solicitudes y expedientes cuenten con la información, aprobaciones y documentos de respaldo requeridos antes de su tramitación.
• Dar seguimiento administrativo a facturas, pagos, reembolsos y pagos recurrentes, identificando documentación faltante o trámites atrasados.
• Recopilar, organizar y archivar las evidencias administrativas y financieras generadas por el proyecto, incluyendo facturas, comprobantes, listas de asistencia, agendas, fotografías, actas y constancias de recepción.
• Mantener actualizados los archivos administrativos y contables, tanto físicos como digitales, de acuerdo con las políticas de PADF y los requerimientos del donante.
• Apoyar la preparación, tramitación y archivo de correspondencia, memorandos, actas y otros documentos administrativos del proyecto.
• Apoyar en la revisión preliminar de informes financieros y la verificación de su documentación de respaldo.
• Mantener actualizada la lista de contactos institucionales y de proveedores relacionados con el proyecto.
• Dar seguimiento a las compras, actividades logísticas, viajes, entregas, inventarios, facturas, pagos y documentación pendiente.
• Informar oportunamente al/a la Gerente de Administración y Finanzas sobre riesgos, retrasos, incumplimientos, diferencias o documentación faltante que puedan afectar la ejecución del proyecto.
•  Realizar otras funciones relacionadas con la naturaleza de la posición que sean asignadas por su supervisor(a).

Competencias:

• Nutrir el Conocimiento – Demuestra curiosidad, aprende nuevos conceptos y aplica el conocimiento en el trabajo diario.
• Ser Creativo/a y Promover la Creatividad – Aporta nuevas ideas y se mantiene abierto/a a probar nuevos enfoques.
• Liderar e Inspirar – Demuestra comportamientos fundamentales de liderazgo que apoyan la cultura del equipo y la confianza.
• Adaptarse – Se ajusta a prioridades cambiantes y responde de manera positiva a la retroalimentación.
• Optimizar Recursos – Trabaja de forma eficiente, cumple con los estándares y busca maneras de mejorar las tareas.
• Comunicar de manera efectiva – Comunica con claridad y escucha activamente para asegurar la comprensión

Calificaciones Requeridas

• Licenciatura en administración de empresas, logística, contabilidad, finanzas, gestión de proyectos o áreas relacionadas.
• Mínimo dos (2) años de experiencia en funciones administrativas, logísticas, adquisiciones, coordinación de eventos o apoyo a proyectos.
•  Capacidad para organizar múltiples tareas, cumplir plazos y dar seguimiento oportuno a solicitudes y documentos.
•  Dominio del idioma español. Conocimiento básico del idioma inglés deseable.
•  Experiencia en organizaciones sin fines de lucro, proyectos de desarrollo o iniciativas financiadas por gobiernos extranjeros deseable.
• Manejo de paquetes Windows (Word, Excel y PowerPoint), plataformas de teleconferencia (Zoom y Teams) así como de hardware (laptops, proyectores, sistemas audiovisuales, etc.). 

Más sobre PADF

PADF es una organización independiente sin fines de lucro establecida por la Organización de los Estados Americanos (OEA) en 1962.  www.padf.org 

Los valores centrales de PADF (por sus siglas en inglés) son “H-E-A-R-T” = Honestidad, Excelencia, Autenticidad, Respeto y Confianza.

Declaración de Igualdad de Oportunidades (EEO). Buscamos activamente un grupo diverso de candidatos y alentamos a personas de todos los orígenes a postularse. PADF no discrimina por capacidad, edad, origen nacional, raza y etnia, creencias religiosas, orientación sexual o antecedentes penales.   

PADF está comprometido a proteger a los empleados y a aquellos a quienes servimos, abordando comportamientos inapropiados, discriminación y acoso. Adoptamos un enfoque interseccional, promovemos la igualdad de género y seguimos nuestro Código Global de Conducta que enfatiza nuestros valores H.E.A.R.T. El código cubre varios aspectos, incluyendo la lucha contra la trata de personas, PSEAH (Protección contra la Explotación Sexual, Abuso y Acoso), denuncias de irregularidades y seguridad en línea.  

PADF es un Empleador que Ofrece Igualdad de Oportunidades