Asistente Administrativa del proyecto SABERES

La UICN, Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza y los Recursos Naturales, ayuda al mundo a encontrar soluciones pragmáticas para nuestros desafíos más urgentes en materia de ambiente y desarrollo.

La labor de la UICN se centra en la valoración y conservación de la naturaleza, asegurando una gobernanza efectiva y equitativa de su uso, y desplegando soluciones basadas en la naturaleza para los desafíos globales del clima, la alimentación y el desarrollo. La UICN apoya la investigación científica, dirige proyectos de campo alrededor del mundo, y reúne a gobiernos, ONGs, las Naciones Unidas y empresas, para desarrollar políticas, leyes y mejores prácticas.

La UICN (Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza) es una Unión de membresía compuesta tanto por organizaciones gubernamentales como por organizaciones de la sociedad civil. La misión de la UICN es influir, alentar y ayudar a las sociedades de todo el mundo a conservar la integridad y diversidad de la naturaleza, y garantizar que cualquier uso de los recursos naturales sea equitativo y ecológicamente sostenible. Con más de 75 años de experiencia, aprovecha la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1,400 organizaciones miembros y la contribución de más de 15,000 expertos. La UICN es la autoridad mundial en el estado del mundo natural y las medidas necesarias para protegerlo. La Secretaría de la UICN tiene oficinas ubicadas en todo el mundo y su sede central está ubicada en Gland, Suiza.

En el marco de la Cooperación Financiera Alemana con el Sistema de la Integración Centroamericana (SICA), UICN está a cargo de ejecutar un portafolio de 4 proyectos de alcance nacional y regional, entre los cuales se encuentran dos que fueron aprobados por el Ministerio Federal de Cooperación Económica y Desarrollo de Alemania (BMZ, por sus siglas en alemán) a través del Banco Alemán de Desarrollo (KfW, por sus siglas en alemán) en 2023. Ambos proyectos, descritos en adelante, se operacionalizarán a partir de 2024. El/la Oficial Financiero realizará el proceso de control contable y presupuestario para la buena la ejecución del proyecto.

1. Objetivo del puesto
Brindar soporte técnico-administrativo y financiero en la implementación de los proyectos bajo su responsabilidad, asegurando la correcta ejecución de procesos de adquisiciones, contrataciones, manejo presupuestario, reportes financieros y organización de actividades, conforme a los lineamientos y procedimientos de la UICN, los donantes (KfW,WRI u otros), manteniendo una coordinación fluida con los equipos técnicos, financieros y aliados del proyecto.

2. Funciones y responsabilidades
2.1 Gestión Administrativa y Financiera
Brindar orientación administrativa y financiera al equipo técnico del proyecto, socios implementadores y otras organizaciones colaboradoras.
Preparar contratos (socios implementadores, consultorías, adendas, finiquitos), asegurando el cumplimiento de formatos oficiales y lineamientos institucionales.
Tramitar solicitudes de acción administrativa como contrataciones, adquisiciones, viajes, certificaciones y pagos, asegurando cumplimiento con procedimientos internos y del donante.
Gestionar cotizaciones, cuadros comparativos y análisis de proveedores; establecer relaciones comerciales (crédito) con proveedores.
Procesar pagos y desembolsos mediante NAV u otras plataformas, garantizando control de presupuesto y liquidez.
Realizar seguimiento a la ejecución de contratos y compromisos firmados, en coordinación con los responsables técnicos.
Elaborar informes financieros y de compras con su respectiva documentación soporte; contribuir en la preparación de informes a donantes.
Apoyar procesos de auditoría y acompañamiento a auditores externos.
Llevar el control y registro de activos e inventario del proyecto.
Mantener actualizados los archivos electrónicos y físicos (convenios, POAs, presupuestos, auditorías, contratos, etc.)
2.2 Apoyo en adquisiciones y contrataciones
Desarrollar procesos de contratación de servicios profesionales (individuales o empresas) y adquisición de bienes y servicios conforme a las políticas UICN/KfW/WRI.
Asegurar la calidad técnica y administrativa de los Términos de Referencia (TdR), en estrecha coordinación con el equipo del proyecto y las contrapartes, cuando sea requerido.
Redactar, registrar y controlar físicamente y digitalmente los documentos vinculados a adquisiciones.
Seleccionar y coordinar la contratación de auditorías externas, cuando corresponda.
2.3 Organización de actividades del proyecto
Organizar y dar soporte logístico-administrativo para la realización de reuniones, talleres, intercambios y actividades de fortalecimiento de capacidades.
Apoyar la organización y logística de viajes del personal y consultores, así como la revisión de gastos de viaje.
Coordinar servicios de transporte y mensajería cuando sea necesario.
Preparar materiales, minutas y memorias de eventos, cuando sea requerido.
2.4 Planificación, monitoreo y control
Apoyar en la actualización de los Planes Operativos Anuales (POAs), Planes de Adquisiciones y Control de Ejecución Presupuestaria (CEP), asegurando su concordancia con los lineamientos del proyecto y su registro en la plataforma Smartsheet.
Mantener actualizado el control administrativo y financiero en Smartsheet, incluyendo: contratos, pagos, sistema de tiquetes, entre otros.
Preparar reportes periódicos dentro de su área de competencia y apoyar en la elaboración de informes administrativos para el donante.

3. Otras responsabilidades
Realizar cualquier otra tarea afín solicitada por su jefatura inmediata, que se relacione con la gestión administrativa y operativa del proyecto.
Promover el cumplimiento de los procedimientos institucionales y de los donantes, incluyendo aspectos de transparencia, anticorrupción y diligencia debida.