Recepcionista

Humanity & Inclusion (en adelante HI) es una organización no gubernamental reconocida en más de 60 países por su trayectoria en la prevención de la discapacidad y en proporcionar apoyo y respaldo a las personas que se encuentran en dicha condición. HI vela por la autonomía y la integración de las personas con discapacidad promoviendo el mejoramiento de sus condiciones de vida, el respeto por su dignidad, sus derechos fundamentales y su independencia. Conjuntamente a la amplia experiencia técnica de más de 30 años adquirida en el desminado humanitario y la rehabilitación de víctimas de accidentes de minas antipersonal, HI posee una valiosa práctica y conocimiento en la rehabilitación física, la inserción social de las personas con discapacidad, la prevención de accidentes de tránsito, la defensa y protección de Derechos Humanos y la atención a personas afectadas por desastres naturales. En el continente, HI está presente en Colombia, Cuba, Ecuador, Honduras, Perú y Venezuela, implementando proyectos organizados en tres ejes: (i) salud (salud mental y apoyo psicosocial, rehabilitación, salud y derechos sexuales y reproductivos, protección contra la violencia de género), (ii) protección (protección contra las violencias, gestión inclusiva de riesgos, desminado humanitario y acción integral contra las minas, educación al riesgo de minas, asistencia a víctimas, transformación de conflicto); (iii) educación inclusiva y medios de vida sustentables (educación inclusiva, inclusión económica y financiera). En Venezuela, HI responde actualmente a la emergencia humanitaria derivada de los terremotos del 24 de junio de 2026, con operaciones logísticas en Caracas/La Guaira y Puerto Cabello, enfocadas en la ejecución de un proyecto de aprovisionamiento y ayudas técnicas financiado por OCHA.

Requirements

MISIÓN PRINCIPAL

Reportando al/a la Oficial Nacional de Facilities Venezuela, y en coordinación funcional con la Gerencia Logística País (CLM), el/la Recepcionista recibe y transfiere llamadas entrantes, gestiona la correspondencia entrante y saliente, y recibe a las personas visitantes, siguiendo los protocolos establecidos por HI.

El/la Recepcionista apoya y facilita las necesidades de desplazamiento del personal y visitas (reserva de taxis, tiquetes aéreos, entre otros), y actúa como punto de referencia en la base de Caracas para la coordinación operativa diaria.

RESPONSABILIDADES

Recepción de visitantes

•  Recibir y dar la bienvenida a las personas visitantes, brindando información y orientación, e informar a la persona a quien visitan.

•  Gestionar la centralita telefónica: recibir, transferir y direccionar todas las llamadas entrantes y salientes.

•  Gestionar los carnés/escarapelas de visitantes y el libro de registro de visitas.

•  Brindar información precisa a personas externas que se acerquen a la oficina.

Recepción y direccionamiento de información y correspondencia

•  Informar oportunamente al/a la Oficial Nacional de Facilities sobre cualquier situación inusual.

•  Mantener actualizado el directorio telefónico y difundir los cambios cuando corresponda.

•  Gestionar toda la correspondencia entrante y saliente: registro, distribución y despacho.

•  Recibir y despachar paquetería express (DHL u otros).

•  Organizar el servicio de mensajería.

•  Mantener el área de recepción limpia y ordenada.

•  Actuar como punto focal de emergencia para contactar a los servicios de emergencia cuando se requiera.

Apoyo logístico y de transporte

•  Reservar taxis (bajo acuerdo marco o para visitantes).

•  Asegurar la recepción y entrega de llaves de vehículos, cuando no haya Oficial de Flota disponible.

•  Gestionar la reserva de tiquetes aéreos, terrestres y de alquiler de vehículos para viajes de trabajo.

•  Gestionar el préstamo temporal de equipos (computadores, videobeam, entre otros).

•  Asegurar la asignación de salas de reunión.

•  Gestionar el depósito temporal de equipaje.

•  Mantener actualizados los registros propios de su cargo.

•  Asignar acceso a internet a las personas visitantes cuando sea necesario.

Preparación y respuesta ante emergencias

•  Contribuir a las acciones de preparación para emergencias de la base de Caracas.

•  Durante una emergencia, adaptar su modalidad de trabajo para contribuir a una respuesta humanitaria efectiva de HI.

Demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato, que no sean incompatibles con su cargo y que no vayan en detrimento de sus demás funciones y condiciones de trabajo.

Actividades de Archivo Físico

• Organizar, clasificar y archivar documentos físicos según los procedimientos establecidos.
• Mantener actualizado el archivo físico de expedientes y documentación administrativa.
• Realizar foliado, etiquetado e identificación de carpetas y archivos.
• Facilitar la búsqueda y recuperación de documentos cuando sean requeridos.
• Verificar el estado de conservación de los documentos archivados.

Actividades de Digitalización y Escaneo

• Escanear documentos físicos y convertirlos en archivos digitales.
• Organizar y nombrar archivos digitales de acuerdo con la estructura documental definida.
• Verificar la calidad y legibilidad de los documentos digitalizados.
• Cargar y almacenar archivos digitales en carpetas compartidas o sistemas de gestión documental.
• Realizar respaldos y mantener el orden de la documentación digital.

Actividades Administrativas

• Apoyar en la recepción, registro y distribución de correspondencia y documentos.
• Actualizar bases de datos y registros administrativos.
• Elaborar controles de archivo físico y digital.
• Realizar seguimiento al préstamo y devolución de documentos.
• Apoyar en la preparación de expedientes y documentación para auditorías o revisiones internas.
• Mantener actualizados los inventarios documentales.
• Brindar apoyo logístico y administrativo en tareas de oficina según requerimientos del área.

Benefits

PERFIL Y EXPERIENCIA DESEADA

•  Formación técnica o tecnológica en áreas administrativas, secretariales o afines. Bachillerato culminado como mínimo.

•  Experiencia previa en la recepción, atención al público o servicios administrativos. Deseable en ONG o cooperación internacional.

•  Manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel, correo electrónico).

•  Buena comunicación oral y escrita en español. Inglés básico, deseable.

•  Disponibilidad para trabajar de manera presencial en la base de Caracas.

COMPETENCIAS PERSONALES

•  Amabilidad, discreción y orientación al servicio.

•  Organización y atención al detalle.

•  Comunicación asertiva y trabajo en equipo.

•  Capacidad de adaptación al contexto operativo de emergencia.

•  Valores éticos y compromiso con la misión de HI.

Tipo de contrato: Prestación de Servicios

Duración: 6 meses

N° de vacantes: 1

Ubicación: Caracas – Venezuela

Compensación : Honorarios 600 + beneficios

Cómo postular

Para formalizar su candidatura, le solicitamos realizar su aplicación exclusivamente a través de está plataforma, el cual es el único canal habilitado para el registro y seguimiento oficial de este proceso

Fecha máxima de postulación: 09 de Agosto de 2026

Nota Importante:

Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad. HI al ser una organización que promueve la inclusión laboral de las personas con discapacidad, alienta a este grupo de personas a aplicar para esta posición. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, envíe un correo electrónico al correo convocatoria-colombia@colombia.hi.org indicando en el Asunto “Adaptaciones Razonables” y nuestro equipo de selección lo contactará para proporcionar adaptaciones razonables a la candidatura.