Oficial Administrativo

Acerca de CRS:

CRS es una organización no gubernamental internacional que cumple el compromiso de los Obispos de los Estados Unidos de atender a los pobres y vulnerables en el mundo. En este sentido, se valora, preserva y defiende la dignidad de toda vida humana, se fomenta la caridad y la justicia y se personifica la enseñanza católica social y moral.

Como parte de la misión universal de la Iglesia Católica, se trabaja con las instituciones y estructuras católicas locales, nacionales e internacionales, así como con otras organizaciones, para asistir a las personas de acuerdo con sus necesidades independientemente de su credo, trasfondo o nacionalidad. 

La institución brinda la bienvenida a personas de todas las religiones y tradiciones seculares que comparten los valores y compromiso de servir a aquellos que lo necesitan como parte del personal o como socios. En el país, CRS trabaja en las áreas de Construcción de Paz y Juventud, Emergencias y Agricultura, a partir de las cuales organiza su trabajo en diferentes municipios y con diversos socios y aliados.  

Resumen del Puesto: 

CRS busca candidatos para el puesto de Oficial Administrativo(a) para un proyecto previsto de desarrollo, cuidado y protección infantil de alcance multinacional. El objetivo general del proyecto es fortalecer los sistemas nacionales que protegen a los niños y niñas en situación de vulnerabilidad, apoyan a las familias y mejoran el desarrollo de la primera infancia mediante enfoques sostenibles y liderados localmente. El proyecto mejorará los resultados para la niñez vulnerable fortaleciendo los sistemas de protección infantil, apoyando a las familias y cuidadores, promoviendo la salud y el desarrollo integral de la primera infancia y reduciendo la dependencia del cuidado residencial.

Brindará apoyo en la ejecución diaria de actividades administrativas del proyecto de manera oportuna, efectiva y eficiente, contribuyendo al cumplimiento de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a las personas pobres y vulnerables. La persona seleccionada proporcionará servicios consistentes y de alta calidad, y contribuirá a la adecuada administración de los recursos del proyecto para ayudar a garantizar la eficacia operativa en apoyo de una programación de alta calidad.

Principales Responsabilidades del Puesto:

• Facilitar la comunicación con todos los miembros del equipo del proyecto, personal relevante de otros departamentos/equipos y actores externos, según corresponda. Recibir, enviar y distribuir toda la correspondencia, documentos y comunicaciones entrantes y salientes.
• Brindar apoyo especializado en procesos y trámites administrativos del proyecto (por ejemplo, traducir, escribir, revisar y/o dar formato a documentos; registrar y transcribir actas de reuniones; redactar comunicaciones simples.
• Preparar documentación transaccional para respaldar los procesos operativos del proyecto y facilitar la coordinación de trámites (por ejemplo, solicitudes de pago, autorizaciones de viaje, anticipos de viaje, visas, reservaciones de hotel, entre otros).
• Gestionar información, realizar ingreso y verificación de información relacionada con procesos administrativos del proyecto (por ejemplo, listas de contactos, saldos de vacaciones del personal, reportes de asistencia, revisión de bitácoras vehiculares, misiones a campo, paquetes de bienvenida para visitantes, etc.).
• Apoyar los arreglos logísticos y de viaje para el personal y visitantes. Programar y coordinar citas. Brindar apoyo logístico y de comunicación para actividades de planificación de eventos.
• Apoyar la implementación de procesos de gestión de bienes y activos, tales como recepción y distribución de bienes, etiquetado de activos, inventarios físicos, entre otros.

Educación, Experiencia y Habilidades Requeridas:

Educación:

• Estudios universitarios en Administración, Relaciones Internacionales, Economía, y otros afines al puesto.

Experiencia:

• Mínimo 3 años de experiencia trabajando en un entorno de oficina en funciones administrativas o de apoyo.
• Experiencia con una ONG local o internacional.

Habilidades personales:

• Experiencia en preparación de documentos, ingreso de datos en bases de datos y formularios en línea, y manejo de diversos equipos de oficina.
• Experiencia en el paquete Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de gestión de información. Dominio de Microsoft Word.
• Buenas habilidades de gestión del tiempo y capacidad para trabajar en múltiples tareas simultáneamente.
• Fuerte orientación al servicio al cliente y buenas habilidades de comunicación y relaciones interpersonales.
• Persona proactiva, orientada a soluciones y resultados.

Lengua Extranjera Requerida: Inglés (nivel intermedio).

Disponibilidad para viajar: Este puesto tendrá como base la ciudad de San Salvador. Sin embargo, por la naturaleza del trabajo se requiere que la persona esté disponible para viajar a los lugares de implementación del proyecto.

Relaciones Laborales Clave: 

Reporta al Director(a) del Proyecto.

Relaciones Laborales Clave: 

Interno: Se relaciona internamente con el personal del Proyecto, coordina con otros proyectos de la organización y con las áreas operativas.

Externo: Se relaciona con las organizaciones socias de CRS, con representantes de las entidades gubernamentales, organizaciones de la sociedad civil; personal de la oficina regional de CRS y la sede, con representantes de los donantes.

Competencias Institucionales: 

Están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos del proyecto y/o programa de país, así como otros procesos internos basados en la ley local. 

Altamente Importante considerar: 

Al solicitar este trabajo, se entiende y reconoce que CRS requiere que su personal trate a todas las personas con dignidad y respeto y que prevenga activamente el acoso, el abuso, la explotación y la trata de personas. Además, se entiende que, si es un candidato preseleccionado, estará sujeto a una verificación integral de antecedentes y sus referencias personales/profesionales se solicitaran para evaluar comportamientos relacionados con los temas relativos a la salvaguardia.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación.

CRS es un empleador que brinda Igualdad de Oportunidades.

Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality.  Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding.  We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse.  The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

Disclaimer:  This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position. 

CRS is an Equal Opportunity Employer.

General Requirements

CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements.  All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.

CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.