Consultancy for the creation and promotion of natural hazard awareness tools in the Caribbean

Ref : PF272 ABY ABY 2026 0139 Spots sensibilisation_Campagne_Portail

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE L’ACTIVITÉ

1.1 La PIRAC

Créée en 2005, la PIRAC (Plateforme d’Intervention Régionale Amériques Caraïbes) est la délégation représentative de la Croix-Rouge française (CRF) pour la région caribéenne basée en Guadeloupe ainsi que son dispositif opérationnel d’action humanitaire et de coopération régionale. La PIRAC vient en aide aux populations des Caraïbes sur toutes les catastrophes majeures et s’emploie à développer des actions de renforcement des capacités de résilience des populations sur les territoires français ainsi que les pays de l’arc caribéen.

1.2 Le programme READY 360°/3 Océans

Le programme READY 360°/3 Océans vise à bâtir une résilience globale et plus verte des territoires caribéens en renforçant les capacités de préparation et de réponse aux catastrophes à tous les niveaux : de l'individu et de la famille, à celui des organisations et des entreprises, jusqu'au niveau de la coordination institutionnelle régionale de la gestion des risques.

Les partenaires institutionnels du programme sont l'Organisation des États de la Caraïbe orientale (OECO) et la Caribbean Disaster Emergency Management Agency (CDEMA).
Huit territoires caribéens sont impliqués dans le programme :
● Antigua-et-Barbuda ;
● Dominique ;
● Grenade ;
● Guadeloupe ;
● Martinique ;
● Saint-Kitts-et-Nevis ;
● Sainte-Lucie ;
● Saint-Vincent-et-les-Grenadines.

L'un des résultats attendus du programme est de contribuer au développement de la résilience des citoyens et citoyennes caribéens grâce à une meilleure information, sensibilisation et préparation aux catastrophes et aux crises.
Dans ce cadre, plusieurs actions ont été mises en oeuvre afi n de renforcer la culture du risque et la résilience des populations caribéennes face aux aléas naturels et aux effets du changement climatique.
Parmi ces actions fi gurent notamment la campagne régionale de sensibilisation « It's Your Move! » et le portail régional Caribbean Risks.

La campagne It's Your Move! s'appuie sur différents supports de sensibilisation, notamment des infographies, des vidéos de témoignage et des affi ches, afi n de rendre les messages de prévention accessibles et adaptés aux populations caribéennes. Ils sont disponibles en français et en anglais.
Une chanson de sensibilisation régionale est également produite dans le cadre de la campagne. Interprétée en français, en anglais et en créole, elle porte des messages relatifs aux risques naturels, à la préparation et à la nécessité d'agir face aux catastrophes et aux effets du changement climatique. Accompagnée d'un clip offi ciel, elle constitue un outil de sensibilisation à part entière et vise à toucher un public large à travers un format culturel et populaire.

Le portail Caribbean Risks a été développé comme une ressource régionale de référence destinée au grand public. Il centralise des informations fi ables, accessibles et adaptées aux réalités des territoires caribéens afi n d'informer, de sensibiliser et de préparer les citoyens et citoyennes face aux principaux risques naturels auxquels ils sont exposés.

Le portail est disponible en plusieurs langues de la région, notamment en français, anglais et espagnol, et propose des contenus contextualisés selon les territoires. Il présente notamment des ressources détaillées sur six risques naturels majeurs particulièrement présents dans la région :
● les ouragans ;
● les inondations ;
● les séismes ;
● les éruptions volcaniques ;
● les glissements de terrain ;
● les tsunamis.

Afi n de renforcer la visibilité de ces outils et d'atteindre une large audience dans les Caraïbes, notamment les personnes qui utilisent moins les canaux numériques, il est prévu de déployer une partie de la stratégie de promotion notamment sur la radio, la télévision et les relations presse.
La présente consultation vise ainsi à sélectionner un ou plusieurs prestataires capables d'assurer la création de spots radio et TV de sensibilisation aux risques et leur diffusion dans les huit territoires concernés.

2. OBJECTIFS DE LA PRESTATION

2.1. Objectif général

L'objectif général de la prestation est de contribuer au renforcement de la culture du risque et de la résilience des populations caribéennes en assurant une large diffusion de messages de sensibilisation aux risques naturels et en renforçant la visibilité des outils développés dans le cadre du programme READY 360°/3 Océans.
La prestation devra permettre d'assurer une couverture médiatique maximale des huit territoires concernés, en s'appuyant sur la radio et la télévision.

2.2. Objectifs spécifi ques

La prestation vise notamment à :
1. Concevoir des spots radio et TV attractifs, accessibles et adaptés au grand public ;
2. Sensibiliser les populations aux risques naturels et à la nécessité de se préparer ;
3. Promouvoir le portail Caribbean Risks comme ressource régionale de référence ;
4. Valoriser les outils et contenus développés dans le cadre de la campagne It's Your Move! ;
5. Assurer une diffusion large et répétée des spots dans les huit territoires ;
6. Sélectionner les médias les plus pertinents selon les publics et les territoires ;
7. Optimiser la couverture géographique et médiatique de la campagne ;

3. PUBLICS CIBLES

La prestation s'adresse principalement au grand public dans les huit territoires concernés par le programme.
Une attention particulière devra être portée à la capacité des médias sélectionnés à toucher :
● les familles et les foyers ;
● les jeunes et les jeunes adultes ;
● les personnes moins exposées aux outils numériques ;
● les populations vivant dans des zones isolées ou éloignées des centres urbains ;
● Les personnes en situation de handicap.

4. PÉRIMÈTRE GÉOGRAPHIQUE

La prestation devra couvrir obligatoirement les huit territoires suivants :
● Antigua-et-Barbuda ;
● Dominique ;
● Grenade ;
● Guadeloupe ;
● Martinique ;
● Saint-Kitts-et-Nevis ;
● Sainte-Lucie ;
● Saint-Vincent-et-les-Grenadines.
Le prestataire devra démontrer sa capacité à intervenir à l'échelle régionale et à mobiliser un réseau de médias adapté à chacun des territoires.
Il devra prendre en compte les différences de taille des marchés, de pratiques médiatiques, de langues, de couverture géographique et d'audience entre les différents territoires.
La couverture de l'ensemble des huit territoires constitue une exigence essentielle de la prestation.

5. DESCRIPTION DES LOTS

La prestation est structurée en trois lots complémentaires.
Les candidats peuvent soumissionner pour un ou plusieurs lots, sous réserve de démontrer leur capacité à assurer les prestations concernées.
Une coordination étroite devra être assurée entre les différents lots lorsqu'ils sont attribués à un même prestataire ou à plusieurs prestataires.

La diffusion des spots, dans le meilleurs des cas, devra être privilégiée en novembre (fi n de saison cyclonique) et avant le rush de la 2e quinzaine de noël qui sera consacrée aux festivités de noël.

5.1 LOT 1 – CRÉATION ET PRODUCTION DES SPOTS RADIO ET TV

Le lot 1 a pour objectif de concevoir et produire des spots de sensibilisation destinés à être diffusés à la radio et à la télévision dans les huit territoires du programme.
Le lot 1 sera composé de la production :
- Un spot radio décliné en français et en anglais (même contenu) ;
- Un spot TV décliné en français et en anglais (même contenu) ;
- Soit 4 supports au total.

Les spots devront être accessibles, attractifs, facilement mémorisables et adaptés à un public large.

Ils devront contribuer à renforcer la culture du risque et encourager les populations à mieux se préparer face aux catastrophes d’origine naturelle.
Calendrier prévisionnel de réalisation de la prestation : octobre / début novembre. Ce calendrier pourra être affi né en fonction des besoins du lot 2.

5.2 LOT 2 – PLAN MÉDIA ET ACHAT D'ESPACES RADIO ET TV

Le lot 2 vise à assurer la diffusion payante des spots produits dans le cadre du Lot 1, en négociant et en achetant les espaces publicitaires les plus pertinents auprès des régies radio et TV de la zone ciblée, afi n de maximiser la couverture et la répétition des messages de la campagne.

Le budget consacré aux achats des espaces est fi xé entre 8 000 et 15 000 €.

Calendrier prévisionnel : novembre / début décembre. Dans sa proposition, le candidat pourra préciser et, le cas échéant, ajuster ce calendrier en fonction de sa méthodologie et des contraintes propres aux différents territoires. L’objectif est de privilégier une diffusion des spots au cours du mois de novembre, avec la possibilité d’une prolongation au début du mois de décembre. En tout état de cause, la diffusion devra intervenir avant le démarrage des principales festivités de fin d’année.

Afin de permettre au Lot 1 de disposer du temps nécessaire à la conception et à la production des spots, le titulaire du Lot 2 devra anticiper autant que possible la préparation du plan média et les démarches auprès des régies et médias, afi n que les achats d’espaces puissent être engagés dès que les spots seront fi nalisés. La PIRAC assurera la coordination entre les Lots 1 et 2 afi n de garantir une articulation optimale des calendriers et de permettre à chaque prestataire de disposer du temps nécessaire à la réalisation de ses activités.

6. COORDINATION GÉNÉRALE ET COHÉRENCE DES ACTIONS

Afin de garantir la cohérence d'ensemble de la campagne et d'assurer une continuité entre les différentes phases de communication, les titulaires des trois lots devront collaborer étroitement avec l’équipe PIRAC et lorsque cela est nécessaire, avec les autres titulaires.

Afin d'assurer la cohérence et la complémentarité des différentes phases de la campagne, les titulaires devront :
● participer à une réunion de lancement ou de cadrage avec la PIRAC et, lorsque cela est pertinent, avec les autres titulaires ;
● prendre connaissance des éléments de contexte, des messages clés et de la stratégie globale de communication du programme ;
● utiliser les messages clés et les éléments de langage communs fournis par la PIRAC ;
● partager avec la PIRAC les principaux éléments de calendrier nécessaires à la bonne articulation des différentes phases de la campagne ;
● assurer, lorsque cela est nécessaire, une transmission des informations et contenus utiles au titulaire du lot suivant afi n de permettre une continuité entre les différentes actions ;
● participer à des points de coordination à la demande de la PIRAC, notamment lors des phases de transition entre les différents lots.
La PIRAC assure la coordination générale entre les titulaires (s’il y en a plusieurs) et reste le point de contact unique pour les arbitrages, la validation des contenus et la résolution d’éventuelles diffi cultés de coordination.

7. LIVRABLES ATTENDUS

Les livrables attendus comprennent notamment :

Lot 1
● proposition(s) créative(s) ;
● scripts ;
● storyboard ;
● spots radio en français et en anglais ;
● spots TV en français et en anglais ;
● fichiers masters ;
● fichiers adaptés aux contraintes techniques des médias et réseaux sociaux ;
● sous-titres ;
● fichiers sources nécessaires à une utilisation ultérieure.

Lot 2
● analyse du paysage média des huit territoires ;
● plan média régional ;
● planning détaillé des diffusions ;
● réservation et achat des espaces ;
● justificatifs de diffusion ;
● reporting intermédiaire ;
● bilan média final.

8. PROFIL DU PRESTATAIRE

Lot 1 :

● Références démontrées en création de spots publicitaires audiovisuels et radiophoniques, tant sur le plan de la conception visuelle que de l’écriture ;
● Capacité à faire preuve d’imagination et à proposer des partis pris créatifs permettant de rendre les messages de sensibilisation plus attractifs, mémorables et engageants, dans le respect des contraintes budgétaires du projet ;
● Connaissance de la zone Caraïbe et capacité à travailler en français et anglais ;
● Capacité à intégrer des contenus existants (chanson, extraits du clip) dans une création originale ;
● Respect des chartes graphiques/sonores fournies par la PIRAC et des enjeux d’inclusion et d’accessibilité.

Lot 2 :

● Références en achat d'espace publicitaire radio/TV sur la zone Caraïbe ou les Petites Antilles ;
● Relations établies avec les principales régies publicitaires de la zone des Petites Antilles ;
● Capacité à travailler en français et en anglais ;
● Capacité à produire un reporting quantitatif fi able en fi n de campagne.