Supply Monitoring Officer (Last Mile & End User Monitoring)

Mission and objectives

UNICEF est le Fonds des Nations Unies pour la protection de l'Enfance

Context

L’ampleur, l’urgence et la complexité opérationnelle de la réponse actuelle à l’épidémie d’Ebola en République démocratique du Congo (RDC) nécessitent une expertise technique dédiée afin d’assurer une gestion efficace des activités de Supply & Logistics au sein des programmes de l’UNICEF et de ses partenaires de mise en œuvre. La réponse exige l’acquisition rapide, le prépositionnement, le transport, le stockage et la distribution de fournitures essentielles, notamment les matériels de prévention et de contrôle des infections (PCI), les équipements de protection individuelle (EPI), les produits médicaux et les kits d’intervention d’urgence, souvent dans des environnements difficiles et marqués par des contraintes sécuritaires. Une capacité de renfort dédiée est donc indispensable pour fournir des orientations techniques en temps opportun, renforcer la coordination et l’engagement avec les partenaires, assurer le suivi de bout en bout de la chaîne d’approvisionnement, développer les capacités du personnel et des partenaires, et garantir le respect des politiques, procédures et exigences de redevabilité de l’UNICEF tout au long de la réponse. Cette capacité est essentielle pour maintenir la disponibilité continue des fournitures vitales, atténuer les risques opérationnels et soutenir une riposte efficace et rapide à l’épidémie.

Task Description

Le Supply Monitoring Officer appuiera les opérations de réponse à la maladie à virus Ebola en RDC en assurant le suivi auprès des utilisateurs finaux ainsi que le suivi des approvisionnements sur le dernier kilomètre. Le Supply Monitoring Officer appuiera les opérations de réponse à la maladie à virus Ebola en RDC en assurant le suivi auprès des utilisateurs finaux ainsi que le suivi des approvisionnements sur le dernier kilomètre. Sous la supervision du/de la Spécialiste Supply Chain en suivi et redevabilité, le/la titulaire contribuera à renforcer la visibilité, la traçabilité, la redevabilité et l’utilisation en temps voulu des intrants d’urgence livrées aux partenaires, formations sanitaires, sites de vaccination, centres de traitement et communautés. Principales responsabilités :

• Appuyer le/la Spécialiste P-3 en Suivi et Redevabilité de la Supply Chain dans le déploiement des outils, modèles, listes de contrôle et plans de collecte de données pour le suivi des intrants destinées à la réponse Ebola auprès des utilisateurs finaux.
• Effectuer des missions de suivi sur le terrain afin de vérifier la réception, la disponibilité, les conditions de stockage, les registres de distribution, l’utilisation et la documentation des fournitures au niveau des utilisateurs finaux.
• Collecter, examiner et valider les données provenant des formations sanitaires, entrepôts, partenaires de mise en œuvre et points de distribution communautaires, en veillant à leur cohérence avec les données UNICEF relatives aux expéditions, aux transferts et aux rapports des partenaires.
• Identifier et signaler les ruptures de stock, les surstocks, les articles périmés, les produits endommagés, les mauvaises pratiques de stockage, les écarts, les pertes, les risques de détournement ainsi que les besoins urgents de redistribution.
• Saisir, nettoyer et mettre à jour les données de suivi dans les bases de données, outils de suivi et tableaux de bord convenus, et préparer des tableaux de synthèse pour analyse par le/la Spécialiste P-3 en Suivi et Redevabilité de la Supply Chain.
• Assurer le suivi auprès des bureaux de terrain, des partenaires et des autorités gouvernementales concernées concernant la mise en œuvre des actions correctives convenues à la suite des missions de suivi.
• Appuyer la préparation des mises à jour hebdomadaires sur le suivi, des rapports de mission, des tableaux de suivi des recommandations, des états de disponibilité des fournitures ainsi que des contributions aux réunions de coordination de la réponse Ebola.
• Promouvoir le respect des procédures Supply d’UNICEF, des exigences en matière de documentation, des normes éthiques, des principes de sauvegarde et des mécanismes de redevabilité lors des activités de suivi sur le terrain. Livrables attendus :
• Missions de suivi sur le terrain réalisé conformément au calendrier de suivi approuvé et aux directives de sécurité en vigueur.
• Formulaires de suivi des utilisateurs finaux (End User Monitoring), listes de contrôle et pièces justificatives dûment complétés et soumis dans les délais convenus.
• Mises à jour hebdomadaires des données transmises au/à la Spécialiste P3 en suivi et Redevabilité de la Supply Chain, incluant les principales constatations, les écarts, les risques identifiés et les actions correctives recommandées.
• Rapports de mission et tableaux de suivi des actions préparés après chaque visite de terrain, avec des recommandations fondées sur des éléments probants à l’attention des équipes Supply, Programme et des partenaires.
• Base de données de suivi des approvisionnements et données destinées aux tableaux de bord maintenues de manière précise, fiable et régulièrement mises à jour.

Competencies and values

• Responsabilité
• Adaptabilité et flexibilité
• Créativité
• Jugement et prise de décision
• Planification et organisation
• Professionnalisme
• Autogestion

Living conditions and remarks

La République Démocratique du Congo est un pays unique, et constitue un contexte d’intervention (humanitaire) particulier. Elle offre un environnement intéressant et enrichissant, tout en exigeant un haut niveau de conscience culturelle, ainsi qu'une endurance et un engagement. La flexibilité, ainsi que la capacité et la volonté de vivre et de travailler dans des conditions difficiles et potentiellement dangereuses – parfois impliquant des difficultés physiques et un confort limité – sont donc essentielles.