Asistente Administrativo(a) Financiero(a) FTA G5

Sobre el puesto:

La persona que ocupa el puesto, adopta un enfoque centrado en el cliente y en los resultados para brindar servicios financieros y administrativos de calidad, en cumplimiento con las políticas y normas del UNFPA.

El puesto reporta directamente a la Asociada Administrativa Financiera de la oficina del UNFPA en El Salvador.

¿Cómo puedes marcar la diferencia?

UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas que trabaja para lograr un mundo donde cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y se desarrolle plenamente el potencial de cada joven. El Plan Estratégico del UNFPA para 2026-2029 articula la respuesta de la organización a un entorno global complejo, proporcionando una hoja de ruta para la resiliencia y la renovación. Está diseñado para acelerar la implementación del Programa de Acción de la Conferencia Internacional sobre Población y Desarrollo (CIPD) y el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible para 2030. Este mandato se persigue mediante el enfoque en cuatro resultados interconectados: poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; poner fin a las muertes maternas prevenibles; poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas; y adaptarse al cambio demográfico mediante políticas basadas en la evidencia y los derechos.

En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en riesgo, necesitamos personal con principios y ética, que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y plena convicción.
El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y logren resultados de alto impacto y sostenidos, y que garanticen relaciones externas, comunicaciones, creación de alianzas y movilización de recursos eficaces en un entorno de desarrollo y financiación en constante evolución. Necesitamos personal transparente, excepcional en la gestión de los recursos que se le confían y comprometido con la excelencia en los resultados de los programas.

Propósito del puesto:
El/La Asistente Administrativo/a Financiero/a contribuye a fortalecer la capacidad de la oficina en el país y a garantizar que todos los recursos se utilicen de manera eficaz y eficiente. Para ello, asegura el registro oportuno de datos e información financiera precisos y fiables, así como el cumplimiento de los controles de calidad exigidos por las directrices y procedimientos del UNFPA. También contribuye a la gestión eficiente de las operaciones de la oficina, incluyendo de las instalaciones, de suministros, de activos y de registros.
 

Responsabilidades del puesto:
 

• Gestión de costos operativos de la oficina
  - Contribuir a la preparación de los presupuestos operativos.
  - Preparar la distribución contable de los costos operativos entre los diferentes proyectos de la oficina.
• Procesamiento de pagos
  - Garantizar el procesamiento eficiente de las transacciones financieras, incluyendo pagos a proveedores, reembolsos, recuperación de costos y desembolsos a socios.Asegurar que toda la documentación requerida se archive de acuerdo con los procedimientos del UNFPA.
  - Revisar los informes de pago generados por el sistema para identificar pagos pendientes o incompletos.

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  Informar cualquier discrepancia para que se tomen las medidas de seguimiento pertinentes.
  - Establecer contacto con los proveedores para la conciliación de facturas.
  - Procesar solicitudes y reembolsos de viaje y revisar que los cálculos sean correctos.
  - Apoyar la creación de proveedores en el sistema ERP.
• Seguimiento del desempeño financiero de la oficina
  - Contribuir a la preparación y presentación de listas de seguimiento financiero, certificaciones e informes de fin de año de manera precisa y oportuna.
  - Verificar el fondo de caja chica.
  - Generar informes de ejecución financiera.
  - Preparar análisis e informes sobre la implementación financiera de los diversos socios implementadores.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas
  - Mantenerse al día con las políticas, los procedimientos y los sistemas según lo indicado por la sede central para garantizar que la oficina cumpla con todas las políticas y regulaciones aplicables.
  - Contribuir a fortalecer el desempeño de los socios implementadores mediante capacitaciones periódicas individuales y grupales.
  - Brindar apoyo en la ejecución de las recomendaciones de auditoría y en la mejora de la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo de la oficina. Esto incluye la evaluación e implementación de medidas para prevenir el fraude y los riesgos operacionales, de acuerdo con el marco de gestión de riesgos empresariales.
• Gestión de tareas administrativas
  - Funciones administrativas de la oficina, tales como la gestión de documentos, la presentación de informes sobre el uso de vehículos y transporte, las medidas de sostenibilidad ambiental y la recepción de llamadas y correspondencia.
  - Mantiene el control de las facturas recibidas, ya sean físicas o electrónicas, y las distribuye a los asistentes de proyecto según corresponda para sus registros.
• - Participa en reuniones interinstitucionales.
  - Grupos para la estrategia de optimización de operaciones.
  - Apoya a la Asociada Administrativa y Financiera y a la Gerencia en las actividades que consideren apropiadas
   

Requisitos y experiencia

Educación:
- Bachillerato o licenciatura en Contabilidad/Finanzas, Administración de Empresas o campo relacionado.
 

Conocimientos y experiencia:
- Mínimo de cinco (5) años de experiencia relevante en finanzas o contabilidad.
- Experiencia y trayectoria comprobada en gestión financiera e implementación de políticas y procesos.
- Conocimiento de las Normas Int. de Contabilidad del Sector Público (NICSP) o normas int. de contabilidad.
- Dominio de las aplicaciones de Microsoft Office (especialmente Microsoft Excel y Word).
- Experiencia en el uso de sistemas ERP (por ejemplo, PeopleSoft, Oracle, SAP) o un sistema informático similar.
- Capacidad para elaborar análisis e informes, y redactar de forma clara y concisa.
- Se valorará la experiencia laboral con organizaciones de la ONU.
- Se valorará la experiencia en el seguimiento del desempeño financiero de los socios implementadores.

Idiomas:
Se requiere fluidez en español. El conocimiento de inglés será una ventaja.