Associado(a) de Arquivologia (1 vaga) (Home Based) - [Open to internal and external applicants]

Tiered Approach

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

• Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
• Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
• Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
• Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Background

Justiça 4.0 é um dos maiores programas do mundo de transformação digital do Poder Judiciário. Iniciado em 2020, fruto de um acordo de cooperação firmado entre o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD/ONU), o projeto visa desenvolver e aprimorar soluções tecnológicas para tornar os serviços oferecidos pela Justiça brasileira mais eficientes, eficazes e acessíveis à população, além de otimizar a gestão processual para magistrados, servidores, advogados e outros atores do sistema de Justiça. A iniciativa também dialoga com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável e com a Agenda 2030 da ONU.

Para mais informações sobre o programa, acesse o site do Justiça 4.0

Duties and Responsibilities

Para viabilizar a sustentabilidade dos resultados alcançados no Programa Justiça 4.0, é fundamental que as informações produzidas sejam adequadamente gerenciadas, possibilitando processos mais qualificados de tomada de decisão e assegurando sua recuperação sempre que necessária. Considerando o ineditismo Programa e a complexa capilaridade de atores e instituições, reforça-se a necessidade de um arrojado modelo de gestão da informação, capaz de assegurar a organização, a preservação, o acesso e a recuperação dos ativos informacionais produzidos ao longo de sua execução.

Durante os primeiros anos do Programa, foi gerada uma massa documental expressiva que necessita de tratamento técnico especializado, de modo a possibilitar a rápida recuperação das informações, conforme as necessidades das instituições envolvidas.
Além disso, é fundamental o fortalecimento da gestão da informação no âmbito do Programa para que, uma vez finalizadas as suas ações, seus resultados, metodologias e aprendizados possam ser internalizados nas rotinas do Poder Judiciário, em especial do CNJ, garantindo a transferência de conhecimentos e capacidades e contribuindo para a sustentabilidade das entregas realizadas.

Nesta função, o(a) Associado(a) de Arquivologia será responsável por trabalhar na gestão documental do Programa Justiça 4.0, assegurando a qualidade técnica das atividades arquivísticas desempenhadas, executando ações de gestão documental e de apoio à memória institucional do Programa. O(a) profissional deverá atuar no gerenciamento do acervo do Programa e apoiar iniciativas de disseminação da informação, bem como ações de conservação e preservação de documentos digitais. As atividades serão realizadas em articulação com as equipes técnicas do PNUD e CNJ e a Coordenação-Geral do Programa Justiça 4.0.

As atividades previstas para este posto incluem:
 

1. Planejamento arquivístico
a. Apoiar o planejamento, a organização e a implementação de ações e rotinas arquivísticas para aprimorar a gestão documental do Programa;
b. Apoiar na elaboração de políticas, normas e práticas de gestão documental, alinhadas às diretrizes institucionais e boas práticas nacionais e internacionais;
c. Assegurar a estruturação e o controle do ciclo de vida de documentos;
 

2. Análise e revisão de documentação
a. Contribuir para a elaboração, revisão e adaptação de instrumentos arquivísticos e materiais de apoio à gestão documental (orientações, manuais, modelos e conteúdos informativos).

3. Tratamento documental
a. Levantar e categorizar a massa documental produzida pelo Programa Justiça 4.0;
b. Planejar e executar o tratamento arquivístico dos documentos correntes;
c. Apoiar na organização, classificação, avaliação, descrição e destinação, conforme aplicável.
 

4. Gestão do conhecimento
a. Elaborar e implementar estratégias de disseminação e acesso à informação, em alinhamento à Lei de Acesso à Informação (LAI), Lei de Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e às regras institucionais.
 

5. Articulação estratégica
a. Apoiar iniciativas de memória institucional do Programa Justiça 4.0, contribuindo para a organização de conteúdos e para a sustentação de plataformas digitais de difusão da história organizacional

6. Preservação e conservação de acervo
a. Elaborar e implementar estratégias de preservação e conservação do acervo, considerando rotinas de manutenção;
b. Fornecer suporte na identificação, organização e valorização de informações estratégicas, contribuindo para processos de aprendizagem, inovação e melhoria de processos administrativos, com foco no fortalecimento da identidade e da cultura organizacional.

7. Compartilhamento de conhecimento e o fornecimento de informações.
a. Organizar treinamentos para as equipes.
b. Sintetizar as lições aprendidas e as melhores práticas.

O(A) Arquivista desempenhará outras funções dentro do seu perfil funcional que considere necessárias ao bom funcionamento do projeto.

Arranjo institucional 

O(A) Associado(a) de Arquivologia atuará sob a orientação geral e supervisão da coordenação do Eixo 3 do Programa - Transferência de Conhecimento.

Competências

Competências Essenciais

Alcançar Resultados: NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo

Pensar de forma Inovadora: NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é pragmático para resolver problemas, faz melhorias

Aprender Continuamente: NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback

Adaptar com Agilidade: NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida de forma construtiva com a ambiguidade/incerteza, é flexível

Agir com Determinação: NÍVEL 1: Mostra determinação e motivação, capaz de entregar com calma diante da adversidade, confiante

Engajar e fazer Parcerias: NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão para com os outros, forma relacionamentos positivos

Promover Diversidade e Inclusão: NÍVEL 1: Apreciar/respeitar as diferenças, consciente do preconceito inconsciente, confrontar a discriminação

Competências multifuncionais e técnicas

Direção e Estratégia de Negócios | Pensamento Estratégico
Desenvolver estratégias eficazes e planos prioritários alinhados com a missão e os objetivos do PNUD, baseando-se em uma análise sistêmica de desafios, oportunidades e riscos potenciais; conectar a visão geral à realidade no campo para criar soluções tangíveis e direcionadas; aprender a partir de diversas fontes para antecipar e responder de forma eficaz às tendências atuais e futuras; demonstrar capacidade de previsão.

Direção e Estratégia de Negócio | Perspicácia Empresarial
Capacidade de compreender e lidar com situações de negócios de forma a alcançar bons resultados. Habilidade para tomar boas decisões e fazer julgamentos rápidos dentro de tais contextos. Conhecimento e compreensão dos marcos operacionais da organização.

Desenvolvimento de Negócios | Design Centrado no Humano
Capacidade de desenvolver soluções para problemas envolvendo a perspectiva humana em todas as etapas do processo de resolução. Conhecimento e compreensão dos princípios e práticas de design centrado no ser humano.

Gestão de Negócios | Gestão de projetos
Capacidade de planejar, organizar, priorizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para alcançar objetivos específicos.

Agenda 2030: Paz | Estado de Direito, Segurança e Direitos Humanos
Instituições Eficazes do Setor de Justiça

Agenda 2030: Paz | Estado de Direito, Segurança e Direitos Humanos
Acesso à Justiça

Agenda 2030: Paz | Estado de Direito, Segurança e Direitos Humanos
Direitos Humanos e Integração dos ODS.

Habilidades e experiências necessárias

Requisitos mínimos de educação:

• Diploma do Ensino Médio completo é requerido.
• Diploma Universitário (Ensino Superior) em Arquivologia, Biblioteconomia, Gestão da Informação ou áreas afins será dada a devida consideração, mas não é um requisito.

Anos mínimos de experiência profissional relevante:

• Mínimo de 6 anos (para Ensino Médio) ou 3 anos (para Ensino Superior) de experiência profissional e/ou acadêmica em gestão documental e gerenciamento de informações arquivísticas, na elaboração de instrumentos arquivísticos e documentos técnicos e normativos.

Habilidades necessárias:

• Experiência profissional e/ou acadêmica em gestão documental e gerenciamento de informações arquivísticas, tais como acompanhamento da produção e tramitação de documentos digitais, administração de repositórios digitais, e definição de políticas de acesso;
• Experiência na elaboração de instrumentos arquivísticos, documentos técnicos e normativos, tais como planos de classificação, tabelas de temporalidade e manuais relacionados à política de preservação digital.

Habilidades desejadas, além das competências abordadas na seção Competências:

• Experiência no uso de tecnologia da informação e pacote Microsoft Office com foco no Teams, Word, Excel e Planner, para apoio nas atividades;
• Experiência com descrição de documentos arquivísticos, seguindo as normas brasileiras e internacionais de descrição documental;
• Experiência com gestão documental dentro da plataforma SEI (Sistema Eletrônico de Informações);
• Experiência em gestão do conhecimento, gestão da informação ou projetos de constituição de repositórios memoriais institucionais;
• Experiência na gestão e no tratamento arquivístico de registros e artefatos digitais de Tecnologia da Informação (TI), incluindo documentação técnica, códigos-fonte, protótipos, requisitos e demais evidências produzidas em plataformas como GitHub, Figma e ambientes similares;
• Experiência em projetos, programas ou iniciativas desenvolvidas no âmbito do Sistema das Nações Unidas ou em cooperação com organismos internacionais será considerada um diferencial.

Idiomas exigidos:

• Fluência em Português é requerida; 
• Nível básico de inglês é desejável.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.