Asistente de Adquisiciones

Descripción del proyecto:

El Procurement Clerk trabaja en estrecha colaboración con el personal de operaciones, programas y proyectos en la oficina central de PNUD México, así como con el personal de la sede del PNUD, para intercambiar información y garantizar una prestación de servicios consistente.

Se espera que la persona contratada muestre iniciativa, un enfoque positivo y una fuerte orientación de servicio al cliente. Como tal, se espera que sea flexible en el desempeño de tareas emergentes y deberes adicionales, según lo requiera el supervisor directo o la Gerencia.

Alcance del Trabajo:

• Apoyo en la implementación de estrategias operativas.
• Apoyo a los procesos de contratación.
• Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento.
• Soporte administrativo.

Resumen de funciones clave:

1. Apoyo en la implementación de estrategias operativas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
   • Suministrar insumos para la preparación de planes de trabajo orientados a resultados del Equipo de Adquisiciones.
   • Pleno cumplimiento de las actividades de adquisiciones con apego a las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD.
2. Apoyo a los procesos de adquisición para los Proyectos del PNUD y de otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
   • Apoyo a la implementación de procesos de adquisición; asesoría en los métodos de adquisición a utilizar, incluida la preparación de documentos de licitación, recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas.
   • Asistencia para priorizar las solicitudes de adquisición, en términos de urgencia, para que el Asociado/Asistente de Adquisiciones tome las medidas adecuadas.
   • Seguimiento de todos los procesos de compra hasta la entrega, aceptación y pago. Dar seguimiento a las unidades solicitantes sobre sus solicitudes de adquisición, asegurando que se cumplan todos los requisitos.
   • Preparación de correspondencia rutinaria, memorandos e informes sobre adquisiciones.
   • Extraer, ingresar, copiar y archivar datos de diversas fuentes.
   • Recopilación de información para el proceso de recuperación de costos por servicios de adquisiciones.
   • Administración de contratos, que incluye elaboración de contratos, modificaciones, liquidaciones, seguimiento de pagos y comunicaciones.
   • Compartir conocimientos – Apoyar actividades de capacitación y asistencia técnica en materia de adquisiciones, para personal de oficina y proyectos cuando se requiera.
   • Apoyar el proceso de evaluación de ofertas, preparación de informes de evaluación y presentación de casos ante los comités de evaluación, cuando se requiera. 
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3. Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
   • Mantener actualizada la lista de proveedores.
   • Llevar a cabo investigaciones en línea sobre proveedores y precios de mercado.
4.  Prestación de apoyo administrativo y logístico a los procesos de contratación
5. Soporte administrativo:
   1. Apoyo a la organización de conferencias, talleres, retiros desde Adquisiciones.
   2. Traducción de correspondencias simples (inglés-español), cuando sea necesario.

Acuerdo Institucional:

Bajo la guía y supervisión directa del Asociado de Adquisiciones y del Asistente de Adquisiciones como backstop, el Procurement Clerk apoya los servicios de adquisiciones en la Oficina de País, asegurando alta calidad y precisión en su trabajo. El Procurement Clerk promueve en la Unidad de Adquisiciones un enfoque de Atención al Cliente, con orientación a resultados.

Competencias Esenciales:

Requisitos Académicos Mínimos:

• Estudios de Bachillerato (Preparatoria) es requisito.
• Estudios Universitarios de primer nivel (Licenciatura) en Administración, Finanzas, Relaciones Internacionales o afin, no es requisito, pero se dará debida consideración.

Años Mínimos de Experiencia Requerida:

• 4 años de experiencia laboral relevante brindando soporte a tareas de adquisiciones o similar.
• 3 años de experiencia comprobable en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (principalmente Word y Excel).
• 1 año de experiencia en el uso de cualquier sistema informático de administración de datos o entrada y salida de datos.

Habilidades Requeridas:

Eficacia operativa

• Capacidad para realizar una variedad de tareas y deberes repetitivos y rutinarios relacionados con adquisiciones.
• Habilidad para revisar datos, identificar y ajustar discrepancias.
• Capacidad para manejar un gran volumen de trabajo, posiblemente bajo limitaciones de tiempo.
• Facilidad para trabajar apegándose a normas y reglamentos administrativos.
• Conocimiento y comprensión de las mejores prácticas y procedimientos de oficina, administrativos y de secretaría.
• Conocimiento profundo de las aplicaciones de software de oficina relacionadas con el procesamiento de datos de Word y Excel.
• Habilidad para organizar y completar múltiples tareas estableciendo prioridades.

Gestión de datos

• Recopilar y compilar datos digitales con rapidez y precisión identificando lo relevante y descartando lo que no lo es, registrándolo de manera accesible en bases de datos.
• Recopilar, verificar y registrar minuciosa y metódicamente datos digitales, demostrando atención a los detalles e identificando y corrigiendo errores por iniciativa propia.
• Transmitir datos de archivos (a través de teléfonos inteligentes y otras herramientas); interpretar datos, sacar conclusiones y/o identificar patrones que respalden el trabajo de otros.
• Apoyar los procesos de inventariado de activos.

Gestión de documentos, correspondencia e informes.

• Crear, editar y presentar información (consultas, informes, documentos) en formatos visualmente atractivos, claros y presentables, como tablas, formularios, presentaciones, notas informativas/libros e informes utilizando funciones avanzadas de presentación y procesamiento de textos y software básico de base de datos y hojas de cálculo.
• Editar, formatear y proporcionar entradas a la correspondencia, informes, documentos y/o presentaciones utilizando procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos que cumplan con los estándares de calidad y/o que requieran una corrección mínima.
• Contar con buena gramática, ortografía y estructura de redacción en el idioma requerido.
• Garantizar que la correspondencia, los informes y los documentos cumplan con estándares profesionales.

Planificación, organización y multitarea

• Organizar y completar con precisión múltiples tareas, estableciendo prioridades y teniendo en cuenta asignaciones especiales, interrupciones frecuentes, plazos, recursos disponibles y múltiples relaciones de informes.
• Planificar, coordinar y organizar la carga de trabajo sin dejar de ser consciente de las prioridades cambiantes y los plazos competitivos.
• Demostrar capacidad para cambiar rápidamente de una tarea a otra, a fin de satisfacer múltiples necesidades de apoyo.
• Establecer, construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con el personal y los clientes para facilitar la prestación de apoyo.

Habilidades Deseadas:

• Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en web y módulos de compras ERP.
• Experiencia en Naciones Unidas o trabajando para alguna organización internacional.

Idiomas:

Dominio de inglés, deseable.

"Al ser una contratación nacional al aplicante debe ser ciudadana/o mexicana/o en pleno ejercicio de sus derechos, o extranjera/o, cuya condición migratoria permita la función a desarrollar"