Job Description

Contexto Organizacional

ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja por la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de las mujeres; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad.

ONU Mujeres colabora en Venezuela a través de su Oficina Regional en apoyo a la Oficina del Coordinador Residente(OCR) y al Equipo País de las Naciones Unidas (UNCT) con su rol normativo en materia de género de la ONU enmarcado en la Agenda 2030, para apoyar los esfuerzos nacionales en relación con los objetivos de igualdad de género.

Reportando a la Analista de Coordinación de Programa (N-PPSA 9), el/la Asociado/a de Programa brinda apoyo administrativo, operacional y de programa para la implementación del portafolio del Fondo de Mujeres para la Paz y la Acción Humanitaria (WPHF) de conformidad con las políticas, procedimientos y estándares operativos de ONU Mujeres.

El puesto de Asociado/a de Programa contribuye a la investigación, la gestión financiera y la implementación del programa, incluyendo la provisión del apoyo operativo, administrativo y programático necesario. Trabaja en estrecha colaboración con el personal de operaciones, programas y proyectos en la oficina regional, la OCR yla Sede de ONU Mujeres según sea necesario para resolver asuntos financieros complejos e intercambiar información.

Alcance de Trabajo

Funciones Claves y Rendición de Cuentas

1. Brindar apoyo administrativo y logístico a la gestión de proyectos del portafolio del WPHF:

Proporcionar apoyo administrativo en la preparación de planes de trabajo, presupuestos y arreglos de implementación.

Finalizar los acuerdos con socios seleccionados en coordinación con la oficina regional y en consonancia con la orientación y políticas del Fondo.

Brindar orientación administrativa y operativa a la presencia y a los socios ejecutores sobre la ejecución rutinaria y la presentación de informes sobre actividades y finanzas respaldadas por proyectos.

Prestar asistencia a las organizaciones receptoras sobre la presentación de informes financieros y otros asuntos operativos.

Identificar fuentes, recopilar y compilar datos e información para la preparación de documentos, directrices, discursos y documentos de posición.

2. Brindar apoyo administrativo a la gestión financiera del portafolio del fondo dentro de la oficina:

Crear proyectos en el sistema Quantum/PRISM, preparar revisiones presupuestarias, revisar adjudicaciones y estado de proyectos; y determinar fondos no utilizados y el cierre operativo y financiero de proyectos.

Brindar apoyo administrativo en el monitoreo de la preparación presupuestaria y las finanzas de programas/proyectos, incluyendo la finalización de los formularios FACE.

Revisar informes financieros de los proyectos y socios.

Preparar comprobantes sin orden de compra (non-PO vouchers) para proyectos de desarrollo.

Procesar pagos para consultores/as y proveedores de servicios.

Mantener el sistema de control interno de gastos de la oficina.

Crear solicitudes (requisitions) en el sistema Quantum para proyectos de desarrollo y registrar la recepción de bienes y servicios (good receipts).

Asistir en la preparación y seguimiento de facturación de recuperación de costos en el sistema Quantum.

3. Brindar apoyo administrativo a las funciones de monitoreo y rendición de cuentas para la asignación del fondo:

Realizar todos los arreglos logísticos, administrativos y financieros para la organización de reuniones, talleres, eventos y misiones del equipo.

Gestionar arreglos de viaje para las actividades de monitoreo y evaluación del equipo, incluyendo solicitudes de viaje y reclamos de gastos (travel claims).

Preparar acuerdos de distribución de costos y otros acuerdos; realizar seguimiento a las contribuciones en los esfuerzos de movilización de recursos.

Organizar, compilar y procesar información proveniente de las organizaciones receptoras, donantes y equipo del programa como insumos para bases de datos y documentos.

El/la titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y de la Organización.

Competencias

Valores Fundamentales:

Respeto por la Diversidad

Integridad

Profesionalismo

Competencias Corporativas:

Conciencia y Sensibilidad respecto a Temas de Género

Rendición de Cuentas

Solución Creativa de Problemas

Comunicación Efectiva

Colaboración Inclusiva

Compromiso con las Partes Interesadas

Liderar con el Ejemplo

Por favor, visite este enlace para obtener más información sobre los valores fundamentales y las competencias de ONU Mujeres:

https://www.unwomen.org/en/about-us/employment/application-process#_Values

COMPETENCIAS FUNCIONALES:

Buen conocimiento de la gestión de programas.
Capacidad para administrar y ejecutar procesos y transacciones administrativas.
Capacidad para crear, editar y presentar información en formatos claros y adecuados.
Capacidad para gestionar datos, documentos, correspondencia e informes de información y flujo de trabajo.
Sólidas habilidades financieras y presupuestarias.
Sólidas competencias en tecnologías de la información (TI).

Requisitos y Calificaciónes Mínimas

Educación y Certificaciones:

Educación secundaria completa es requerida.

Título universitario (Licenciatura o equivalente) en administración de empresas, administración pública, ciencias sociales, desarrollo internacional u otras ciencias sociales afines es deseable.

Experiencia:

Al menos 6 años de experiencia progresiva con responsabilidad en administración o apoyo/gestión de programas es requerido.
Experiencia de trabajo en entorno informático utilizando múltiples paquetes de software de oficina es requerida.
Experiencia brindando apoyo administrativo, operativo o de programa dentro de equipos multidisciplinarios.
Experiencia en el uso de sistemas ERP modernos basados en la web, preferiblemente Oracle Cloud (Quantum), es altamente deseable.

Idiomas:

Dominio fluido del idioma español es requerido.
Conocimiento de trabajo del idioma inglés es deseable.

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ONU Mujeres Asociada/o de Programa, N-PPSA6, Caracas, Venezuela