Pasante para Apoyo Administrativo

Work Location

Costa Rica

Expected duration

2 meses

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa de la persona asignada por la Oficina de Coordinación Residente, la persona desarrollará las siguientes tareas: 1.Apoyar en la organización, coordinación y seguimiento de actividades administrativas de la Oficina de Coordinación Residente. 2.Brindar apoyo logístico en la planificación y ejecución de reuniones, talleres, seminarios, eventos y actividades institucionales, incluyendo coordinación con participantes, preparación de materiales y seguimiento de aspectos operativos. 3.Realizar búsquedas e identificación de proveedores potenciales para servicios, bienes y actividades requeridas por la Oficina, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. 4.Elaborar sondeos de mercado y comparativos de precios para apoyar procesos de adquisición y contratación de servicios, incluyendo la sistematización de cotizaciones y recomendaciones preliminares. 5.Apoyar en la preparación, actualización y archivo de documentación administrativa, bases de datos, listas de contactos, cronogramas y registros de actividades. 6.Colaborar en el seguimiento de trámites administrativos internos, asegurando la organización y disponibilidad oportuna de la información requerida. 7.Brindar apoyo en la elaboración y edición de presentaciones, notas informativas, minutas, cuadros de seguimiento y otros documentos administrativos. 8.Apoyar la coordinación con agencias del Sistema de las Naciones Unidas, instituciones gubernamentales, proveedores y otros socios para facilitar la implementación de actividades de la Oficina. 9.Desempeñar otras funciones de apoyo administrativo, logístico y operativo que sean asignadas en el marco de las prioridades estratégicas de la Oficina.

Qualifications/special skills

Las personas aplicantes deben cumplir uno de los siguientes requisitos: (a) estar matriculadas, o haber completado, el último año académico de un programa de pregrado universitario (bachillerato o equivalente como mínimo). (b) estar matriculadas, o haber completado, un programa de posgrado (segundo título universitario o equivalente, o superior). Para esta pasantía, estudios en administración de empresas, gestión de proyectos, logística, secretariado ejecutivo, asistencia administrativa, gestión de oficinas, mercadeo, organización de eventos, ingeniería industrial o disciplinas afines serán altamente valorados. Las personas aplicantes al Programa de Pasantías de la ONU no necesitan tener experiencia laboral profesional. Sin embargo, es requisito indispensable contar con un campo de estudio estrechamente relacionado con el tipo de pasantía a la que se postula. Las personas solicitantes deben ser estudiantes del último año de la primera titulación universitaria (bachillerato o equivalente), o estudiantes de un programa de máster o doctorado o equivalente, o haber completado un bachillerato, máster o doctorado. ¿Cumple usted con alguno de los criterios anteriores? En caso afirmativo, indique cuál y adjunte la prueba a la solicitud. Tenga en cuenta que deberá proporcionar un certificado oficial posteriormente. Las personas solicitantes deberán tener conocimiento en el manejo de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook). Las personas solicitantes deberán contar con experiencia en investigaciones de precios de mercado y análisis comparativos básicos.

Languages

El inglés y el francés son los idiomas de trabajo de la Secretaría de las Naciones Unidas. Se requiere fluidez oral y escrita en Español, así como conocimiento intermedio del idioma Inglés, para realizar la pasantía. El conocimiento de otro idioma oficial de la ONU es una ventaja. El árabe, el chino, el inglés, el francés, el ruso y el español son los idiomas oficiales del Secretariado de las Naciones Unidas.

Additional Information

Not available.

Intern Specific text

Interns are not financially remunerated by the United Nations. Costs and arrangements for travel, visas, accommodation and living expenses are the responsibility of interns or their sponsoring institutions. Interns who are not citizens or permanent residents of the country where the internship is undertaken, may be required to obtain the appropriate visa and work/employment authorization. Successful candidates should discuss their specific visa requirements before accepting the internship offer.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.