VNU Communautaire Assistant(e) - Appui à la chaîne d’approvisionnement

Mission and objectives

Organisation internationale pour les migrations (OIM), qui œuvre en faveur d’une gestion humaine et ordonnée des migrations et accompagne ses États membres et partenaires dans la réponse aux défis opérationnels liés à la mobilité humaine, l’OIM met en œuvre des interventions visant à répondre de manière efficace aux besoins des migrants et des communautés, dans le respect de la dignité et du bien-être des personnes. Dans ce cadre, la disponibilité de capacités opérationnelles adéquates, notamment en matière de logistique et de chaîne d’approvisionnement, constitue un appui essentiel à la mise en œuvre effective des activités sur le terrain.

Context

Conformément aux orientations stratégiques du programme de coopération visant à renforcer l’efficacité opérationnelle, la proximité avec les communautés et le suivi des interventions sur le terrain, l’OIM souhaite consolider son dispositif d’appui logistique et de chaîne d’approvisionnement. C’est dans ce contexte que s’inscrit le recrutement de deux (02) VNU Communautaires à temps plein, affectés respectivement à Cotonou et à Djougou. Sous la supervision générale du Resources Management Officer (RMO) au Togo et la supervision directe du Responsable de la Chaîne d’Approvisionnement, ils apporteront un appui de proximité aux activités logistiques et de chaîne d’approvisionnement, conformément aux procédures de l’OIM. Ils contribueront également à la mise en œuvre et au suivi des interventions sur le terrain, à l’analyse des besoins et au suivi des activités clés de l’OIM dans les zones concernées.

Task Description

Description des tâches Sous la supervision générale du Resources Management Officer (RMO) au Togo et la supervision directe du Responsable de la Chaîne d'Approvisionnement, le/la Volontaire des Nations Unies (VNU) Communautaire apportera un appui de proximité aux activités logistiques et de chaîne d'approvisionnement, dans le respect des procédures de l'OIM et sous l'encadrement du personnel responsable. Il/elle effectuera les tâches ci-après : 1. Aider à la mise en œuvre et au suivi des aspects liés à l'approvisionnement et aux besoins logistiques pour soutenir les activités humanitaires de l' Organisation internationale pour les migrations (OIM), y compris le maintien des systèmes/procédures pour l'approvisionnement, la fourniture et la contractualisation de biens/travaux/services, la gestion de la flotte, la gestion des actifs, la documentation et la mise à niveau des équipements. 2. Recueillir et consolider les besoins logistiques et les demandes transmis par les unités concernées, puis les communiquer au personnel chargé de la logistique et des achats pour traitement. 3. Effectuer un contrôle administratif de premier niveau des formulaires de demande d'achat afin d'identifier les informations ou pièces manquantes, puis les transmettre au personnel habilité pour vérification et approbation. 4. Appuyer, sous la supervision du personnel habilité, la saisie et la mise à jour des informations relatives aux demandes d'achat et aux bons de commande dans les outils autorisés, sans fonction d'approbation, d'engagement ou de validation financière. 5. Assurer le suivi de l'état des bons de commande et tenir les clients au courant du délai de livraison estimé ou de tout changement pouvant affecter ou modifier les conditions de livraison prédéterminées. 6. Participer à la réception matérielle des biens et au rapprochement des informations avec les documents correspondants, et signaler toute anomalie au personnel responsable pour vérification et décision. 7. Appuyer l'enregistrement administratif des biens nouvellement acquis sous la supervision du personnel responsable, ainsi que leur étiquetage et le classement de la documentation associée. 8. Compiler et transmettre, sous la supervision du personnel responsable, les pièces administratives nécessaires au traitement des dossiers fournisseurs et assurer le suivi de leur transmission, sans responsabilité d'approbation ou d'autorisation de paiement. 9. S'assurer que les "formulaires d'affectation des actifs" sont signés par les bénéficiaires lorsqu'ils affectent des actifs aux membres du personnel de l'OIM pour des questions liées au travail. S'assurer que les "formulaires de remise des actifs" sont signés par le membre du personnel lors de la remise des actifs au stock. 10. Participer aux inventaires physiques périodiques des actifs et appuyer la mise à jour des registres d'inventaire sous la supervision du personnel responsable. 11. Appuyer le suivi administratif des déplacements des véhicules et des chauffeurs, la consolidation des besoins de transport et la tenue des journaux de bord ainsi que des registres de consommation de carburant et de maintenance, et signaler au superviseur les informations nécessitant un suivi. 12. Entreprendre toute autre tâche dans les limites des capacités du titulaire et qui pourrait lui être confiée. En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : - Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. - Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. - Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. - Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/site web, bulletin et notes de presse, etc. - Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; - Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Competencies and values

Compétences et valeurs ☒ Responsabilité ☒ Adaptabilité et flexibilité ☒ Bâtir la confiance ☒ Orientation client ☒ Engagement et motivation ☒ Engagement à l'apprentissage continu ☒ Communication ☒ Créativité ☒ Éthique et valeurs ☒ Intégrité ☒ Partage des connaissances ☒ Planification et organisation ☒ Professionnalisme ☒ Respect de la diversité ☒ Autogestion ☒ Sensibilisation technologique ☒ Travail en équipe

Living conditions and remarks

NB: Préciser le lieu d'affectation choisi dans sa lettre de motivation. Les indemnités de base pour cette affectation nationale (temps plein), conformément aux Conditions de Service pour les Volontaires des Nations Unies (COS), sont les suivantes : une allocation mensuelle de subsistance (voir calcul sur la plateforme VNU en fonction de la modalié et du type) ; Indemnité forfaitaire d'entrée (payée avec la première paie); Les frais de voyage pour faciliter les déplacements vers et depuis le lieu d'affectation (si vous y avez droit). Une assurance pour les soins médicaux, dentaires et hospitaliers, ainsi qu'une assurance vie et une assurance-invalidité dans les limites de la police d’assurance en vigueur. Vous aurez droit à 2,5 jours de congés annuels accumulés par mois de service et accès aux ressources d'apprentissage et de développement professionnel UNV. Le contrat couvre la période de 06 mois indiquée dans les TDRS , renouvelable selon la disponibilité des fonds, nécessités opérationnelles et performance satisfaisante. Cependant il n’y a aucune garantie soit prolongé au-delà du contrat initial. Les droits énoncés ci-dessus sont soumis aux Conditions de Service Unifiées pour les Volontaires des Nations Unies (COS), qui peuvent être modifiées par le programme VNU à sa seule discrétion et sans préavis. https://www.unv.org