Gestionnaire Voyages et billeterie

French version on page 4

JOB ANNOUNCEMENT Travel and Ticketing Coordinator Ref: GSS/DCS/2026

The Africa Rice Center (AfricaRice) is seeking a highly qualified Travel and Ticketing Coordinator who will be based at The AfricaRice station at Mbé, Bouaké, Côte d’Ivoire. S/He will work under the supervision of the Human Resources Manager / Administrative Officer.

About AfricaRice The Africa Rice Center (AfricaRice) is a leading pan-African rice research organization committed to improving livelihoods in Africa through strong science and effective partnerships. AfricaRice is a CGIAR Research Center. It is also an intergovernmental association of 28 African member countries, with headquarters in Côte d’Ivoire.

Position purpose To optimize national and international business travel, the institution is seeking a Travel and Ticketing Coordinator. The position is responsible for ensuring the efficient, transparent and seamless management of the entire travel cycle for employees, including travel bookings, ticket issuance, compliance with travel policies and cost optimization. Proven professional proficiency in the Amadeus Global Distribution System (GDS) is required to ensure real-time access to the best available fares, optimize itineraries and ensure compliance with the institution's travel policy.

Manage, plan and coordinate all travel arrangements (air tickets, accommodation, ground transportation before and during missions, and visa formalities) for staff, consultants and guests of the organization, while ensuring strict compliance with internal procedures and effective cost control.

Position responsibilities Under the supervision of the Human Resources Manager / Administrative Officer, The Travel and Ticketing Coordinator's key responsibilities will include the following:

• Ticketing management and use of the Amadeus GDS
• Carry out searches for the best routes, make bookings and track passenger records (PNR) via the Amadeus system.
• Apply the ‘Lowest Logical Airfare’ rule by offering at least three comparable options tailored to each travel request.
• Manage date changes, reissues and cancellations, and optimise the calculation of penalties and requests for refunds directly within the system.
• Monitor the fares charged by airlines and ensure that preferential fare agreements are applied (Corporate Fares).
• Administrative and logistical coordination of travel
• Check that duly approved travel authorisations are in order before any tickets are issued.
• Assist travellers in obtaining the necessary administrative documents (travel authorisations, letters of invitation, information on health and visa requirements).
• Arrange bookings for hotel accommodation and ground transport (shuttles, car hire) at the destinations.
• To provide travellers with real-time assistance (24/7 in emergencies) to resolve any unforeseen issues whilst ravelling (cancelled flights, missed connections, lost luggage).
• Financial monitoring, reporting and cost control
• Check that the invoices issued by service providers (agencies, airlines) match the tickets actually issued.
• Keep the weekly/monthly travel expenditure dashboard up to date (number of tickets by class, destinations, savings made).
• Prepare the necessary documents for the accounting processing of travel invoices within the specified timeframes.

Expected outputs/deliverables The Travel and Ticketing Coordinator will deliver:

1. Monthly Travel Expenditure Reports: Analysis of costs by department/project, compliance with advance booking requirements and savings generated. 2
2. Complete Travel Files: Clear itineraries accompanied by e-tickets and hotel reservations, provided to travelers within the required timeframe.
3. Credit and Refund Tracking Register: Rigorous monitoring of unused or cancelled tickets pending refund.

Qualifications/Selection Criteria Education: Diploma Bachelor minimum in Tourism, Hotel Management, Logistics, Business Administration or equivalent. An Amadeus (GDS)/IATA certification is an asset.

Required Professional Experience:

At least 3 to 5 years of relevant experience as a ticketing agent or travel assistant within an IATA travel agency, a large corporation or an international organization. Demonstrated experience in handling complex fares, automatic/manual reissues (ATC) and PNR management in Amadeus. Excellent knowledge of IATA fare rules and Amadeus ticketing procedures. Proficiency in office applications, including advanced Excel for cost tracking and reporting

Required Competencies:

• Fluent in French and/or English (written and spoken), with a very good working knowledge of the other language essential for managing international itineraries and providing support to express travellers.
• Strong organisational skills, attention to detail and the ability to manage priorities under pressure.
• Excellent customer service skills, tact and responsiveness
• Integrity and strict adherence to compliance procedures
• Relationship management and evaluation of travel agency services

Languages

• The candidate should be able to communicate fluently (orally and in writing) in English or French and have a good working knowledge of the other language.

Terms and Conditions

• This is a Regionally recruited position.
• AfricaRice provides an attractive salary and benefits package and a collegial and gender-sensitive work environment.
• The initial appointment runs for 3 months with the possibility for renewal based on performance and availability of funding.

How to apply

1. To apply, click on the following link: https://vacancies.africarice.org/
2. Create an account if you are a new user, if not log on with your credentials to access active vacancies
3. Select “Travel and Ticketing Coordinator”
4. Follow the step-by-step application procedure.

Our recruitment platform has been updated. To stay informed of vacancies, we invite you to create your account on this new platform.

Only online applications will be considered (If you encounter any technical issue on the career site during your application, or you are prevented to proceed with your application until its final completion: Please kindly revert to us along with the screenshot of the issue through these emails: AfricaRice-Talents@cgiar.org et A.ITSupport@cgiar.org ). Applications are not allowed through this email.

Not later than 07 October 2026

AfricaRice promotes equal opportunities and believes that the diversity of its staff contributes to excellence. We thank all candidates, but only shortlisted candidates will be contacted. For more information on AfricaRice, please visit our website at: www.AfricaRice.org

AVIS DE VACANCE DE POSTE Gestionnaire Voyages et billeterie Réf : GSS/DCS/2026

Le Centre du riz pour l'Afrique (AfricaRice) recrute un (e) Gestionnaire Voyages et billeterie qualifié(e) qui sera basé(e) à La station d’AfricaRice à Mbé, près de Bouaké, Côte d'Ivoire. Il/elle travaillera sous la supervision de la Responsable des Ressources Humaines / Administrative Officer.

À propos d’AfricaRice Le Centre du riz pour l’Afrique (AfricaRice) est une organisation de recherche panafricaine leader œuvrant pour l’amélioration des moyens d’existence en Afrique par des activités scientifiques et des partenariats efficaces. AfricaRice est un Centre de recherche du CGIAR. AfricaRice est aussi une association intergouvernementale de 28 pays membres africains, qui a son siège en Côte d’Ivoire.

Objectif du poste Dans le cadre de l'optimisation des déplacements professionnels nationaux et internationaux, l'institution recherche un(e) Gestionnaire Voyages. Le poste vise à garantir une gestion efficace, transparente et fluide de l'ensemble de la chaîne des voyages professionnels et personnels des employés (réservation, émission, suivi des politiques de voyage et optimisation des coûts). La maîtrise professionnelle avérée du système mondial de distribution (GDS Amadeus) est requise afin d'assurer l'accès en temps réel aux meilleures options tarifaires, d'optimiser les itinéraires et de garantir la conformité avec la politique de voyage institutionnelle. Gérer, planifier et exécuter l'ensemble des arrangements de voyage (billets d'avion, hébergements, déplacements terrestres avant et pendant la mission, formalités de visa) pour le personnel, les consultants et les invités de l'organisation, tout en veillant au strict respect des procédures internes et à la maîtrise des coûts.

Principales responsabilités Sous la supervision de la Responsable des Ressources Humaines / Administrative Officer,le/la Gestionnaire Voyages et billeterie mènera des activités dont les tâches spécifiques incluent entre autres :

• Gestion de la billetterie et utilisation du GDS Amadeus
• Effectuer les recherches d'itinéraires optimaux, les réservations et le suivi des dossiers passagers (PNR) via le système Amadeus.
• Appliquer la règle du « Meilleur tarif logique » (Lowest Logical Airfare) en proposant au moins 3 options comparatives adaptées pour chaque demande de déplacement.
• Gérer les modifications de dates, les réémissions, les annulations, et optimiser le calcul des pénalités et les demandes de remboursement (refunds) directement dans le système.
• Contrôler les tarifs appliqués par les compagnies aériennes et veiller à l'application des accords tarifaires préférentiels (Corporate Fares).
• Coordination administrative et logistique des voyages
• Vérifier la conformité des ordres de mission (Travel Authorization) dûment approuvés avant toute émission de billet.
• Assister les voyageurs dans l'obtention des documents administratifs requis (ordres de mission, lettres d'invitation, informations sur les exigences sanitaires et de visas).
• Assurer la réservation des hébergements hôteliers et des transports terrestres (navettes, locations de véhicules) aux points de destination.
• Fournir aux voyageurs une assistance en temps réel (24/7 en cas d'urgence) pour résoudre tout imprévu lors des déplacements (vols annulés, correspondances manquées, perte de bagages).
• Suivi financier, reporting et contrôle des coûts.
• Contrôler la concordance entre les factures émanant des prestataires (agences, compagnies) et les billets réellement émis.
• Tenir à jour le tableau de bord hebdomadaire/mensuel des dépenses de voyage (volume de billets par classe, destinations, économies réalisées).
• Préparer les éléments nécessaires au traitement comptable des factures de voyage dans les délais impartis.

Résultats/livrables attendus

1. Rapports mensuels de dépenses de voyage : Analyse des coûts par département/projet, taux de respect des délais de réservation et économies générées.
2. Dossiers de voyage complets : Fiches d'itinéraires claires accompagnées des e-tickets et des réservations d'hôtels transmises aux voyageurs dans les délais requis.
3. Registre de suivi des avoirs et remboursements : Suivi rigoureux des billets non utilisés ou annulés en attente de remboursement.

Qualifications / critères de sélection Qualifications : Diplômé d’une licence Minimum en Tourisme, Management Hôtelier, Logistique, Administration des Affaires ou équivalent Une Certification Amadeus (GDS)/IATA est un atout

Expérience professionnelle requise :

Au moins 3 à 5 ans d'expérience pertinente en qualité de billettiste ou d'assistant voyage au sein d'une agence de voyages IATA, d'une grande entreprise ou d'une organisation internationale. Expérience avérée dans la manipulation des tarifs complexes, réémissions automatiques/manuelles (ATC) et gestion des PNR dans Amadeus. Parfaite maîtrise des règles tarifaires IATA et du langage d'émission Amadeus. Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé pour le suivi des coûts et le reporting) africains.

Compétences requises :

• Parfaite maîtrise du français et/ou l'anglais (écrit et oral), Avec une très bonne connaissance pratique de l’autre langue l’indispensable pour la gestion des itinéraires internationaux et le support aux voyageurs exprès.
• Sens aigu de l'organisation, rigueur et gestion des priorités sous pression.
• Excellent sens du service client, diplomatie et réactivité.
• Intégrité et respect strict des procédures de conformité
• Gestion des relations et évaluation des services des agences de voyage Langues
• Le/la candidat(e) devrait être en mesure de communiquer couramment (à l’oral et par écrit) en anglais ou en français et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

Termes et conditions

• Il s’agit d’un poste Regional.
• AfricaRice offre un salaire et des avantages attrayants ainsi qu’un environnement de travail collégial et sensible au genre.
• Le contrat initial est prévu pour 3 mois avec possibilité de renouvellement en fonction de la performance et de la disponibilité des fonds.

Comment faire acte de candidature

1. Pour faire acte de candidature, veuillez cliquer sur le lien suivant : https://vacancies.africarice.org/
2. Créer un compte si vous êtes un nouvel utilisateur, sinon vous connecter avec vos identifiants pour accéder aux avis de vacance de poste actifs
3. Cliquer sur l’intitulé de poste “ Gestionnaire Voyages et billeterie ”
4. Suivre les procédures de candidature étape par étape.

Notre plateforme de recrutement a été actualisé. Afin de rester informé des vacances de poste, nous vous invitons à créer votre compte sur cette nouvelle plateforme.

Seules les candidatures en ligne seront prises en compte (Si vous rencontrez un problème technique sur le site de carrière pendant que vous soumettez votre candidature, ou si vous ne pouvez pour des raisons techniques terminer le processus, merci de bien vouloir nous adresser un courriel avec une capture d'écran des problèmes rencontrés aux adresses suivantes : AfricaRice-Talents@cgiar.org et A.ITSupport@cgiar.org ). Les candidatures ne sont pas recevables par ce courriel.

Les candidatures sont recevables jusqu’au 07 Octobre 2026

AfricaRice favorise l’égalité des chances et est convaincu que la diversité de son personnel contribue à l’excellence. Nous remercions tou(te)s les candidat(e)s mais seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Pour de plus amples informations sur AfricaRice, veuillez visiter notre site web à : www.AfricaRice.org