Asistente FLATS - CARABOBO

Acted es una ONG internacional sin ánimo de lucro con sede en París, Francia con operaciones en más de 40 países a nivel mundial. La misión de Acted es aportar asistencia humanitaria inmediata a aquellos que se encuentren en situación de necesidad al mismo tiempo que genera oportunidades a largo plazo para un crecimiento durable. Acted opera en contextos de catástrofe natural, conflicto armado y crisis socioeconómica.

Acted se encuentra en la búsqueda de un/a asistente FLATS para integrarse a nuestro equipo en la misión de Venezuela.

El/la Asistente FLATS brindara soporte integral en la gestión administrativa, financiera y de logística, garantizando la transparencia en el uso de recursos y el cumplimiento de protocolos de seguridad, mientras se facilita la gestión del talento humano operativo para asegurar la continuidad de las actividades en terreno.

Funciones

Gestión Financiera, Administrativa y de Transparencia

• Ejecutar y consolidar mensualmente los reportes de gastos, asegurando la integridad de todos los soportes físicos y digitales.
• Elaborar proyecciones de flujo de caja mensuales para la planificación de recursos en la zona de operación.
• Garantizar la ejecución oportuna de pagos a proveedores locales.

Procura y Soporte Logístico

• Gestionar las solicitudes de compra y procuras de bienes o servicios siguiendo los lineamientos de la organización.
• Asegurar que los procesos de adquisición cumplan con los estándares de transparencia y rendición de cuentas.

Seguridad y Gestión de Acceso

• Monitorear e implementar las medidas de mitigación de riesgos en contextos de conflicto o acceso complejo.
• Reportar en tiempo real restricciones de movilidad o dificultades en las vías de distribución.
• Canalizar peticiones de apoyo técnico ante la unidad de acceso para facilitar la movilidad del equipo.

Gestión de Talento Humano (RRHH)

• Elaborar y verificar las cuentas de cobro del personal para la gestión efectiva de sus honorarios profesionales.
• Liderar el proceso operativo de reclutamiento y selección del personal "on-call" para cubrir necesidades puntuales en terreno.
• Asegurar que todo el personal de la base conozca, comprenda y aplique las políticas de Acted.
• Gestionar de manera integral las pólizas de seguro: afiliación y anulación, apoyo en el manejo de requerimientos, coordinación de espacios de inducción sobre el manejo de pólizas, entre otros.
• Garantizar la integridad y confidencialidad de los archivos físicos y digitales de administración y de RRHH, bajo los lineamientos de la organización.
• Atender y dar respuesta oportuna a los requerimientos, dudas o solicitudes administrativas presentadas por el staff.
• Además de las responsabilidades descritas anteriormente, el/la asistente se compromete a brindar apoyo y ejecutar cualquier otra actividad, tarea o requerimiento inherente a su cargo que sea solicitado por su supervisor directo o la dirección de la organización, con el fin de garantizar la continuidad, eficiencia y éxito de las operaciones en el terreno.

Perfil deseado

Requisitos

Obligatorios:

• Profesional universitario o estudiante de los últimos años en Administración, Contaduría o carrera afín.
• Mínimo dos (2) años de experiencia en soporte administrativo – financiero, preferiblemente en el sector humanitario o en roles que combinen oficina y trabajo en terreno.
• Manejo avanzado de herramientas de reporte financiero y control de gastos.
• Conocimiento de procesos de procura y normativas de transparencia.
• Manejo de herramientas de Microsoft Office.

Competencias:

• Compromiso con la transparencia en el manejo de fondos y procesos de selección.
• Capacidad para la organización y priorización de actividades.
• Orientación al servicio: disposición para dar respuesta a los requerimientos con amabilidad, empatía y respeto, incluso en situaciones bajo presión.
• Capacidad de atención al detalle.

Condiciones

• Contrato de prestación de servicios bajo la figura de Honorarios Profesionales durante 3 meses con posibilidad de renovación según disponibilidad presupuestaria y desempeño.
• Lugar de trabajo: Oficina de ACTED en Carabobo
• Honorarios profesionales según la escala de la organización.
• Trabajo presencial y posibles viajes a las bases.
• Valencia – Estado Carabobo