Contexto Organizacional:
ONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación contra mujeres y niñas; empoderar a las mujeres; y lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y seguridad.
El Programa de País de ONU Mujeres en Colombia se implementa en línea con las prioridades nacionales de desarrollo, así como en el marco de los compromisos internacionales con la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres, así como los marcos e instrumentos de las Naciones Unidas sobre Derechos Humanos, de los que Colombia es signatario, como la CEDAW, la CERD, la Plataforma de Acción de Beijing, Plan de Acción de Durban, Agenda 2030, así como las Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas sobre Mujeres, Paz y Seguridad. Está alineado con el Marco de Alianzas para el Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas.
La Oficina de País de ONU Mujeres en Colombia se centra en tres áreas clave:
1. Las mujeres lideran, participan y se benefician por igual de los sistemas de gobernanza
2. Las mujeres tienen seguridad de ingresos, trabajo decente y autonomía económica
3. Todas las mujeres y las niñas viven una vida libre de todas las formas de violencia
ONU Mujeres también coordina y promueve el trabajo del sistema de las Naciones Unidas en la promoción de la igualdad de género. Como parte del equipo de las Naciones Unidas en el país, dirige el Grupo Temático Interinstitucional sobre Género, Raza y Etnicidad, y contribuye activamente a los demás mecanismos interinstitucionales de las Naciones Unidas.
Reportando al Gerente de Operaciones, con informes matriciales al Especialista Regional de Adquisiciones y al Jefe de Adquisiciones en sede, se asegurará de que el proceso de adquisiciones de la oficina esté en consonancia con los objetivos, planes y estrategias de ONU Mujeres y cumpla las políticas y directrices aplicables en materia de adquisiciones. Ayudará al Comité Local de Revisión de Adquisiciones a garantizar que las adquisiciones de la oficina cumplen las directrices corporativas. Mantendrá al Gerente de Operaciones al corriente de las cuestiones relacionadas con las adquisiciones y el cumplimiento dentro de la oficina en Colombia que requieran la atención del equipo directivo superior de Colombia.
De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia y bajo la supervisión principal de la Gerente de Operaciones, la persona seleccionada, desempeñara las siguientes funciones:
Coordinar las actividades de adquisición y abastecimiento estratégico en toda la oficina de Colombia de conformidad con las normas y reglamentos, políticas y estrategias de ONU Mujeres:
- Proporcionar experiencia profesional y apoyo técnico a la gestión de la Oficina de País en cuestiones de adquisiciones y ofrecer aclaraciones autorizadas e informes sobre la interpretación/aplicación de las normas, reglamentos y políticas de ONU Mujeres con respecto a las adquisiciones.
- Supervisar y hacer un seguimiento del progreso y el cumplimiento de las adquisiciones en el país utilizando herramientas de supervisión eficaces.
- Proporcionar apoyo técnico en el diseño y mantenimiento de un sistema de gestión de adquisiciones orientado al cliente.
- Garantizar el cumplimiento y el seguimiento de la aplicación de las recomendaciones de auditoría relacionadas con las adquisiciones dentro de la oficina.
- Realizar análisis periódicos de gastos para apoyar el desarrollo de la estrategia regional de gestión por categorías, y colaborar con proveedores clave para suministros y servicios recurrentes;
- Preparar informes y análisis relacionados con adquisiciones; investigar y redactar respuestas a consultas para su aprobación por parte del/la Gerente de Operaciones.
- Contribuir con insumos para el desarrollo de nuevas herramientas, sistemas, políticas, manuales, plantillas y directrices.
Prestar apoyo en la mejora de la eficiencia de los procesos de adquisición para la oficina en el país.
- Orientar y aplicar el paso a paso de los procesos de adquisición y la elaboración/establecimiento de procedimientos operativos estandar (SOP) internos en materia de adquisiciones,
- Analizar los flujos de trabajo de las adquisiciones y recomendar mejoras para potenciar el ahorro y la reducción de costes en la Oficina Nacional y las suboficinas.
- Gestionar el suministro de bienes y servicios siguiendo los procedimientos corporativos establecidos en materia de revisión y adjudicación de contratos, evaluar la rentabilidad y gestionar las negociaciones relativas a posibles acuerdos;
- Consolidar los requisitos de adquisición y proporcionar recomendaciones profesionales para la preparación de planes de adquisición para programas/proyectos para la Oficina de País y monitorear su implementación.
- Preparar Solicitud de Cotización (RFQ), Invitación a Licitar (ITB) o Solicitud de Propuestas (RFP), y evaluar presupuestos, ofertas y propuestas.
- Revisar las presentaciones al Comité de Revisión de Adquisiciones Locales (L-PRC) para garantizar que se completen los documentos y la calidad de las presentaciones; participar como observador, cuando lo solicite el Presidente del PRC.
- Implementar el sistema de control interno para el establecimiento oportuno y preciso de las Órdenes de Compra (PO).
- Desempeñar el rol de Administrador de Casos de Adquisiciones en Quantum (PCM); preparar/cerrar Órdenes de Compra (PO) y contratos dentro y fuera del sistema Quantum.
- Organizar procesos conjuntos de adquisiciones para agencias de la ONU conforme a la reforma de la ONU.
Proporcionar apoyo técnico a la gestión de proveedores y a la aplicación de herramientas de contratación electrónica.
- Elaborar y gestionar una lista de proveedores, incluido el mecanismo de selección y evaluación de proveedores.
- Monitorear y analizar el desempeño contractual
- Facilitar el establecimiento y el uso de Acuerdos a Largo Plazo (LTA) dentro de la Oficina de País
- Gestionar y formar al personal, según sea necesario en los sistemas de contratación electrónica y ERP
- Brindar seguimiento y revisión en la gestión de contratos
Gestión de eventos y viajes
• Coordinar la gestión y preparación de las solicitudes de eventos de la oficina país
• Gestionar y apoyar en caso de requerirse, solicitudes de tiquetes de la oficina país
• Monitorear y realizar seguimiento a los procesos de facturación del operador frente a las solicitudes realizadas y otras facturas requeridas relativas a viajes o eventos de la oficina país, así como los procesos de legalización.
• Elaboración de notas justificatorias y recibos a satisfacción por servicios y solicitudes enmarcadas dentro de la realización de eventos y otros relacionados, cuando sea necesario.
Facilitar la creación y el intercambio de conocimientos:
- Desarrollar y apoyar el desarrollo de materiales de formación, seminarios web y otros materiales educativos.
- Organizar capacitaciones sobre adquisiciones.
- Sintetizar lecciones aprendidas y mejores prácticas.
- Supervisar e informar a la dirección de la oficina en el país sobre las tendencias y prácticas en materia de adquisiciones.
- Apoyar el establecimiento de un sistema de seguimiento de datos sobre adquisiciones.
- Asesoramiento y orientación al personal de la oficina en lo referente a adquisiciones sus procedimientos.
El/la titular también desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional según sea necesario para el funcionamiento eficiente de la oficina y la organización.
La persona seleccionada, siempre debe trabajar dentro del marco de actuación corporativa de ONU Mujeres, buscando la articulación con las diferentes áreas y territorios, cumpliendo también con tareas y acciones propias de la institución; cuidando la implementación de políticas transversales como es la Prevención de la explotación y abuso sexual, y política antifraude.
Valores y Principios Corporativos:
Competencias Corporativas
Visitar el siguiente link para más información sobre las Competencias de la ONU Mujeres: this link
Calificaciones para Reclutamiento
Educación:
Experiencia: Al menos 2 años de experiencia con responsabilidades progresivamente en adquisiciones, compras, gestión de la cadena de suministro, administración o áreas afines;
Idiomas: Español e inglés es obligatorio.
**La postulación es obligatoria a través de la plataforma. Para poder ser considerada/o es requerido diligenciar todos los campos, aplicaciones incompletas no serán consideradas.**
NOTAS IMPORTANTES:
Diversidad e inclusión
En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización.
Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura.
ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Las candidatas/os seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas/os seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes.
Se incentiva la postulación de aquellas personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos o poblaciones indígenas y personas con discapacidad.
Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
