01 Assistant(e) aux Services de Gestion SC5 - Abidjan

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

CONTEXTE ADMINISTRATIF:

Ce poste est à pourvoir dans le bureau de pays du Programme Alimentaire Mondial en Côte d’Ivoire. Le titulaire relève du Chef des Finances et de l’Administration, ou de son ou sa suppléant(e).

À ce niveau, le titulaire doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant qu'ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à leur disposition. Il ou elle doit pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :

Soutenir l'efficacité de la prestation quotidienne de services spécialisés, axés sur la satisfaction des autres collaborateurs et d'un bon rapport qualité-prix, dans le cadre du portefeuille de services de gestion.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

• Assurer la gestion administrative et opérationnelle des actifs, des fournitures de bureau, des voyages officiels et des activités protocolaires afin de garantir une prestation de services efficace et de qualité.
• Collecter, consolider et analyser les données relatives aux actifs, aux fournitures, aux déplacements et aux dépenses associées afin de produire des rapports et d’appuyer la prise de décision.
• Traiter les opérations courantes liées à l’acquisition de fournitures, à la gestion des actifs, aux réservations de voyages, aux remboursements de frais et aux services administratifs connexes, conformément aux procédures en vigueur.
• Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques concernant les actifs, les stocks, les voyages, les visas, les permis de séjour et autres documents administratifs, en garantissant leur accessibilité et leur conformité.
• Servir de premier point de contact pour les demandes internes relatives aux actifs, aux fournitures de bureau, aux voyages officiels et aux questions protocolaires, en apportant des réponses rapides et adaptées.
• Participer à l’amélioration continue des procédures de gestion des actifs, des fournitures, des voyages et des services protocolaires afin d’accroître l’efficacité et la qualité des services rendus.
• Utiliser les outils numériques et les systèmes de gestion de l’organisation pour assurer le suivi des inventaires, des achats, des déplacements et des dossiers administratifs.
• Fournir un appui administratif et logistique dans l’organisation des missions officielles, des visites de délégations et des initiatives interagences, conformément aux normes et procédures de l’organisation.
• Assurer la coordination avec les services internes, les fournisseurs, les agences de voyage, les autorités administratives et les autres partenaires externes afin de garantir une prestation de services efficace.
• Fournir des orientations et un soutien technique au personnel concerné sur les procédures relatives à la gestion des actifs, des fournitures, des voyages et des formalités administratives.
• Participer aux activités de préparation et de réponse aux situations d’urgence en assurant la disponibilité des ressources matérielles, le soutien logistique et les arrangements de voyage nécessaires, conformément aux directives du superviseur.

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE :

Gestion des Actifs et Fournitures de bureau

• Actifs : assurer le suivi et la mise à jour de l’inventaire des biens équipements (contrôles physiques, mise au rebut, archivage).
• Conformité et sécurité : veiller au respect des procédures internes et des normes de sécurité applicables.

Protocoles et voyages

• Voyages : appuyer l’organisation des déplacements officiels (réservations, autorisations, remboursements).
• Faciliter les démarches administratives liées aux visas, permis de séjour et autres documents officiels.
• Assurer la liaison avec les autorités locales pour les questions protocolaires.
• Organiser l’accueil et l’installation de nouveaux arrivants (personnel international).
• Accomplir toute autre tâche à la demande du superviseur.

Compétences requises :

Services d'appui d'administratif établissement de rapports :

Se montre capable de convertir des plans d'action en mesures claires que les membres de l'équipe doivent prendre pour appuyer la mise en œuvre du programme. Collecte des données et en fait état pour en déduire des éléments de compréhension fondés sur des faits.

Contrôles internes et gestion des risques :

Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles des bénéficiaires directs des services.

Gestion des ressources :

Suit l'évolution des effectifs et de l'utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables des programmes et aux principaux bénéficiaires des services.

Connaissances spécialisées dans les services d'administratifs :

Manifeste une connaissance globale ou spécialisée des meilleures pratiques, des techniques et des procédures administratives, et une bonne maîtrise des normes, des procédures et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité considéré ; et utilise cette connaissance pour assurer des services administratifs de manière efficiente et efficace.

Prise en considération des besoins des bénéficiaires des services :

Contrôle et supervise le travail administratif au regard des normes et conventions en vigueur à respecter pour assurer un service d'excellence. S'assure que les problèmes des bénéficiaires des services sont pris en compte et résolus.

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :

• Minimum 05 années d’expérience requis dans les domaines ci-dessous :
• Expérience pertinente en administration/gestion des services (actifs, voyage et/ou protocole) au sein d’une organisation de taille comparable ; expérience en milieu onusien souhaité.
• Expérience des processus de voyage, du protocole et de liaison avec les autorités (visas, titres de séjour, notes verbales).
• Soutien au personnel en lui fournissant des conseils et des orientations.
• Expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels.
• Bonne compréhension de la réglementation, des politiques, des procédures, des processus, des normes et des systèmes des services de gestion du PAM ou des Nations Unies ; à défaut, forte capacité d’apprentissage.

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS :

Formation : Baccalauréat, un certificat d’études post-secondaires dans le domaine de l’administration, de la gestion ou des finances serait un atout.

Connaissances linguistiques : Maîtrise du français et un niveau intermédiaire en anglais est un atout pour ce poste.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.

• At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.

• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.