Intitulé de poste

Assistant-e de Direction et Administratif

Lieu

Montrouge

Type de contrat

CDI à temps-partiel – 20 heures

Supérieur hiérarchique

Directrice générale (CEO)

Management

Non

Département

Direction générale et Bureau France

À propos de Relief International

Relief International est une organisation à but non lucratif, œuvrant à l’échelle internationale et collaborant avec les communautés touchées par les conflits, le changement climatique et les catastrophes afin de sauver des vies, renforcer la résilience des populations et promouvoir la santé et le bien-être des communautés sur le long terme.

Nos programmes allient aide humanitaire et développement dans la santé, la nutrition, l’eau, l’assainissement, l’hygiène et les moyens de subsistance, tout en intégrant la protection. Nous aidons les communautés à trouver et mettre en œuvre les solutions adaptées à leurs besoins.

Relief International est une alliance mondiale d’organisations enregistrées aux États-Unis, au Royaume-Uni et en France. Présents dans plus de 14 pays en Afrique, Asie et Moyen-Orient, nos 4 300 employés et bénévoles

locaux fournissent des services essentiels dans des zones difficiles d’accès.

Résumé du poste

L’Assistant(e) de Direction et Administration soutient la Directrice Générale et l’équipe de direction (Senior Leadership Team) pour atteindre les objectifs de l’organisation, en collaborant avec la direction centrale, les Directeurs Pays et les chefs de département de Relief International.

L’Assistant(e) de Direction et Administration assure un appui administratif à la Directrice Générale, prenant en charge la gestion proactive des calendriers internes et externes, l’organisation des déplacements et des réunions, ainsi que le traitement des notes de frais et la rédaction des communications. Ce poste comprend également un rôle dans les démarches administratives liées à l’enregistrement des bureaux pays et aux obligations en France, notamment l’accompagnement pour l’obtention des visas du personnel de Relief International se rendant en France ou en provenance de ce pays.

Nous recherchons une personne possédant d’excellentes compétences organisationnelles, faisant preuve d’un jugement sûr, capable de travailler à la fois en équipe et de manière autonome. La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, est indispensable afin d’assurer une communication efficace au sein des équipes.

Responsabilités Clés et Fonctions

• Communication : Élaborer, modifier et rassembler divers contenus (courriels, rapports, présentations, publications sur MS Teams/SharePoint, etc.) à destination de publics internes et externes.
• Gestion des Connaissances : Gérer les espaces de travail numériques (Teams, SharePoint ou équivalents) afin de garantir la bonne diffusion et accessibilité de l’information.
• Organisation de Réunions : Superviser l’ensemble des aspects logistiques des réunions, en personne ou à distance (planification, coordination, rappels, organisation opérationnelle).
• Gestion d'Agenda : Administrer l’emploi du temps de la Directrice Générale dans MS Outlook, organiser ses rendez-vous et veiller à la gestion prioritaire des dossiers urgents et sensibles.
• Voyages et Logistique : Prendre en charge intégralement les déplacements de la Directrice Générale, de l’équipe de direction (SLT) ainsi que la logistique pour les réunions des Conseils d’Administration ou mondiales.
• Soutien aux Réunions : Participer à certaines réunions pour assurer la prise de notes, la rédaction des procès-verbaux et la gestion des solutions de vidéoconférence associées.
• Processus d'Approbation : Assurer la coordination et la circulation des documents à signer ou faire approuver par la Directrice Générale.
• Comptabilité Administrative : Préparer chaque mois les feuilles de temps (timesheets) de la Directrice Générale, traiter les notes de frais et effectuer les rapprochements des relevés de carte bancaire.
• Administration du Bureau : Réaliser l’ensemble des tâches administratives courantes du bureau : gestion du courrier, accueil téléphonique, organisation des dossiers et suivi des fournitures.
• Archivage : Organiser et mettre à jour la documentation et les archives liées aux Conseils d’Administration, à l’Équipe de Direction (SLT) et aux projets spécifiques.
• Lien Siège-Terrain : Répondre aux demandes provenant des bureaux nationaux (pays) en interface avec le siège social basé à Montrouge.
• Projets Spéciaux : S’impliquer dans la coordination ou la réalisation de projets ponctuels ainsi qu’accomplir toute tâche supplémentaire confiée.

Profil Recherché

• Formation : Bac+2 minimum en gestion, administration ou tout autre domaine pertinent.
• Expérience confirmée en soutien de direction auprès de cadres supérieurs
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité éprouvée à gérer les priorités et les imprévus.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment MS Teams, SharePoint et Outlook.
• Maîtrise de l’anglais, niveau courant indispensable (oral et écrit).
• Compétences administratives : gestion d'agendas, organisation de réunions, classement des documents, rédaction et organisation de déplacements.

À propos de vous

• Attitude : Capacité à travailler de manière proactive et autonome, tout en maintenant un sens du service client et une approche positive.
• Adaptabilité : Désir d'apprendre et capacité à s’approprier rapidement de nouveaux outils et compétences.
• Aptitudes rédactionnelles : Maîtrise de la rédaction adaptée à différents supports tant en français qu’en anglais (courriels, communications internes, notes de synthèse, relecture et correction).
• Relations interpersonnelles : Aisance dans la communication, aptitude à respecter et valoriser les parties prenantes, et à favoriser une culture d’équipe constructive.
• Organisation : Forte attention à l’organisation et aux détails, avec des compétences démontrées en optimisation des processus et coordination d’équipe.
• Appui au leadership : Flexibilité, créativité dans la résolution de problèmes et patience, particulièrement importantes pour soutenir la Directrice Générale et le Comité de Direction lors de périodes d’intense activité.
• Secteur : Expérience ou intérêt pour l’aide humanitaire et le développement international.

Nos Valeurs

Guidé par les principes humanitaires d'humanité, de neutralité, d'impartialité et d'indépendance, ainsi que par le principe de "Ne pas Nuire" (Do No Harm), Relief International valorise :

• Intégrité
• Adaptabilité
• Collaboration
• Inclusion
• Durabilité
  
  

Comment postuler?

· Pour candidater à ce poste, veuillez cliquer sur le bouton Postuler sur la page de l'offre d'emploi.

· Il vous sera demandé de télécharger un CV et une lettre de motivation.

· La lettre de motivation ne devra pas dépasser deux pages et devra expliquer votre intérêt pour ce poste chez Relief International et en quoi vos compétences et votre expérience correspondent aux exigences.

Date de clôture

Veuillez postuler sans délai. Nous examinons les candidatures en continu et nous pourrions donc retirer cette annonce avant la date de clôture prévue sur le site.

Le processus de recrutement, pour tous les postes chez Relief International, inclut une prise de référence.