Justificación

El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es la agencia de las Naciones Unidas líder en asuntos de población y salud sexual y reproductiva. Su mandato es asegurar que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y que cada persona joven alcance su máximo potencial. El UNFPA centra su labor en promover los derechos humanos, la igualdad de género, la salud sexual y reproductiva, la prevención de las violencias basadas en género, el empoderamiento de adolescentes y jóvenes, así como la producción y uso de información sociodemográfica para el diseño y seguimiento de políticas públicas basadas en evidencia.

En Colombia, el UNFPA implementa su programa de cooperación en estrecha articulación con el Gobierno Nacional, autoridades locales, sociedad civil, academia, sector privado y el Sistema de Naciones Unidas. Estas acciones están orientadas a contribuir al cumplimiento de los compromisos asumidos por el Estado colombiano en el marco de la Conferencia Internacional sobre Población y Desarrollo (CIPD) y a la consecución de la Agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).

Para garantizar la implementación efectiva de su programa y responder de manera oportuna a las prioridades estratégicas del país, el UNFPA requiere la contratación de personal bajo la modalidad de Contrato de Servicios Local (LSC). Este tipo de contrato permite fortalecer la capacidad operativa de la oficina, asegurar el soporte administrativo, programático y técnico necesario, y facilitar la ejecución de proyectos y actividades en los distintos territorios donde el UNFPA desarrolla su cooperación.

Cómo puede marcar la diferencia: 

El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para lograr un mundo donde cada embarazo sea planificado, cada parto sea seguro y cada joven alcance su máximo potencial. El Plan Estratégico del UNFPA para 2026-2029 articula la respuesta de la organización a un entorno global complejo, proporcionando una hoja de ruta para la resiliencia y la renovación. Está diseñado para acelerar la implementación del Programa de Acción de la Conferencia Internacional sobre la Población y el Desarrollo (CIPD) y el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible para 2030. Este mandato se ejecuta centrándose en cuatro resultados interconectados: poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; poner fin a las muertes maternas prevenibles; poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas; y adaptarse al cambio demográfico mediante políticas basadas en la evidencia y los derechos.

En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal ético y con principios que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y plena convicción.

El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y generen resultados sostenibles y de alto impacto, y que garanticen relaciones externas, comunicaciones, creación de alianzas y movilización de recursos eficaces en un panorama de desarrollo y financiación en constante evolución. Necesitamos personal transparente, excepcional en la gestión de los recursos que se les confían y comprometido con la excelencia en los resultados de los programas. 

Objetivo del trabajo: 

Apoyará la gestión eficaz de las actividades administrativas del programa del UNFPA. Demostrará un enfoque orientado al cliente y a los resultados para interpretar las normas, los procedimientos y las directrices en relación con los procesos administrativos y programáticos, al tiempo que prestará apoyo y orientación a la oficina en el país (CO) y a los proyectos apoyados por el UNFPA:

Viajes:

Es posible que se presente la necesidad de realizar viajes a ciudades y/o municipios a nivel nacional y eventualmente al exterior, en transportes aéreos, terrestre y/o fluviales, para los cuáles deberá contar con las capacidades físicas y de capacitación correspondientes para el debido cumplimiento.

Lugar de trabajo:

La sede de trabajo será la ciudad de Bogotá.

Responsabilidades laborales 

Gestión administrativa y apoyo operativo del programa

• Brindar asistencia a los Asesores, Coordinadores y consultores del área en el desarrollo de actividades administrativas asociadas a sus responsabilidades, incluyendo aspectos contractuales, de viajes, adquisiciones y relación con socios implementadores, entre otros.
• Asistir en el ingreso de requerimientos operativos de programa y planes de trabajo bajo modalidad de ejecución nacional, relacionados con personal, contratos de servicios profesionales, equipos, becas, giras de estudio y otros eventos, con el fin de facilitar su ejecución.
• Apoyar las acciones administrativas del programa vinculadas con la movilización de recursos.
• Participar y orientar al personal de proyecto en la aplicación de normas y procedimientos del UNFPA y en requerimientos vinculados con las políticas, lineamientos y procesos institucionales del UNFPA.
• Mantener comunicación y coordinación permanente con la Unidad de Operaciones del UNFPA.
• Mantener archivo digital actualizado de gestión de firmas y pagos.

Procesos contractuales, adquisiciones y manejo de plataformas (Quantum)

• Participar en la cotización, organización y ejecución de eventos menores a USD 5.000.
  Acompañar al programa en la elaboración de Términos de Referencia para órdenes de compra y contratos CSP nacionales y servicios hasta por USD 99.999.
• Registrar requisiciones, órdenes de compra, emisión de recibos y/o generación de facturas (invoice), conforme al perfil establecido en Quantum, en apoyo a programa y operaciones.
• Revisar los procesos y pagos generados por los asistentes de proyecto, así como elaborar los propios relacionados con apoyos directos de las áreas.
• Ser responsable del reporte, mantenimiento y depuración de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en Quantum.
• Mantener actualizado en la carpeta compartida el registro de órdenes de compra correspondientes a los planes de trabajo cargados en Quantum.

Seguimiento presupuestal y control financiero

• Asistir en el seguimiento y control presupuestal de los recursos propios de las áreas y de los proyectos en ejecución.
• Orientar y supervisar la ejecución financiera a cargo de los Asistentes de Proyecto.
  Garantizar que todos los apoyos brindados se ajusten a las normas y procedimientos del UNFPA.

Gestión de viajes, eventos y logística

• Acompañar a las áreas y proyectos en los procesos de gestión de viajes a través de la plataforma UNALL.
• Concertar citas, organizar viajes oficiales del supervisor y asesores a cargo, administrar sus agendas y atender consultas con la debida discreción, así como de otros invitados delegados por Representación.
• Acompañar la logística de recepción y distribución de insumos en bodega y/o zona franca.
• Participar presencialmente en reuniones de áreas y proyectos que no cuenten con asistente, gestionando ingresos y salidas de invitados, así como servicios de catering o materiales.
• Brindar apoyo logístico para reuniones organizadas por el área y redactar actas de Comités Técnicos.
• Preparar y tramitar solicitudes de viajes nacionales e internacionales, incluyendo apoyo para la creación de Security Clearances y procesos de legalización para el equipo del área.

Gestión documental, archivo y correspondencia

• Manejar la correspondencia del área, anexando los antecedentes requeridos y manteniendo un sistema de seguimiento.
• Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de documentos y correspondencia del área.
  Preparar borradores de correspondencia no sustantiva.
• Transcribir correspondencia, documentos y reportes utilizando aplicaciones de MS Office, incluidos documentos confidenciales, asegurando corrección ortográfica, de puntuación y formato.

Información, traducción y soporte técnico de contenido

• Apoyar en el levantamiento de información relativa a nombres, direcciones y contactos de ministerios, entidades gubernamentales, ONG y otras organizaciones nacionales e internacionales vinculadas al área.
• Traducir documentos y correspondencia, y eventualmente actuar como intérprete.
• Preparar material y resúmenes para uso del supervisor y asesores durante viajes oficiales o reuniones especiales.
• Seleccionar y redactar resúmenes y realizar búsqueda de información requerida.

Capacitación e inducción de personal

• Entrenar e inducir a nuevos asistentes y personal de apoyo, orientándolos en los procedimientos de la oficina.
• Participar en procesos de orientación interna al personal de proyecto sobre normas y procedimientos institucionales.

Cumplimiento normativo y confidencialidad

• Garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA en todas las funciones asignadas.
• Desarrollar las actividades bajo estricta confidencialidad respecto a los procesos y la información manejada.
• Mantener pleno conocimiento de las normativas y lineamientos institucionales aplicables a su desempeño.
• Realizar otras labores relacionadas con el cargo que le sean asignadas por la supervisión correspondiente.

Disposición institucional

Bajo la supervisión del/la Gerente de Operaciones del UNFPA o su delegado/a.

Competencia

6.  Requisitos mínimos del LSC seleccionado*

7.  Se requerirá a los solicitantes los siguientes documentos:

1. Deberá presentar su hoja de vida en formato P11, indicando todos los cargos desempeñados anteriormente y sus principales funciones, su duración (mes/año), las titulaciones, así como los datos de contacto (correo electrónico y número de teléfono), e indicar al menos tres (3) referencias profesionales más recientes de supervisores anteriores.

8.  Anexos a los TDR

No aplica

9.  Aprobación

Estos términos de referencia están aprobados por el Representante Residente de la Oficina