Job Description

Le Togo fait face à des défis environnementaux majeurs liés à la croissance démographique, à l’utilisation non durable des ressources naturelles et au changement climatique. L’économie du pays repose fortement sur l’agriculture et l’exploitation des ressources naturelles, ce qui contribue à la dégradation des terres et à la perte de biodiversité. En réponse, le Gouvernement, avec l’appui de partenaires internationaux, a fait de la gestion durable des ressources naturelles, de la résilience climatique et de la conservation de la biodiversité des priorités, en mettant fortement l’accent sur les approches communautaires et l’implication des organisations de la société civile. Le Programme de Microfinancements (PMF) du Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM) est l’un des principaux partenaires techniques et financiers engagés aux côtés du pays pour soutenir les initiatives communautaires de développement basées sur la gestion durable des ressources naturelles. Depuis 2009, le PMF/FEM au Togo a financé plus de 100 projets communautaires, contribuant au renforcement des capacités locales, tout en générant des bénéfices environnementaux mondiaux.

Le Programme de Microfinancements du Fonds pour l'Environnement Mondial (PMF/FEM) est mis en œuvre par le PNUD au nom des agences du FEM. Le PNUD supervise le Programme par l'intermédiaire du Vertical Hub et du Nature Hub du BPPS. Financé par le Fonds pour l'environnement mondial (FEM), le Programme de microfinancements octroie efficacement des subventions directes aux organisations non gouvernementales et communautaires afin de les aider à faire face au changement climatique, à préserver la biodiversité, à protéger les eaux internationales, à réduire l'impact des polluants organiques persistants et à prévenir la dégradation des sols. Aider les communautés dans leurs initiatives en faveur de moyens de subsistance durables tout en générant des bénéfices environnementaux à l'échelle mondiale est la raison d’être du Programme de microfinancements.

Lancé en 1992 en tant que programme institutionnel du FEM, le PMF/FEM soutient depuis plus de trente ans les actions locales visant à répondre aux préoccupations environnementales mondiales. Le programme vise à générer des avantages environnementaux mondiaux dans les domaines d'intervention prioritaires du FEM que sont la conservation de la biodiversité, l'atténuation du changement climatique, la protection des eaux internationales, la prévention de la dégradation des sols et l'élimination des polluants organiques persistants, grâce à des approches communautaires. À ce jour, le PMF/FEM a financé plus de 29 000 projets communautaires dans plus de 120 pays. Il a acquis une expérience considérable au niveau communautaire, notamment en matière d'adaptation au changement climatique tout en traitant les questions relevant des domaines d'intervention prioritaires du FEM. Pour plus d'informations, consultez le site : https://sgp.undp.org/.

3. Portée des travaux

Soutien à la mise en œuvre du programme

Contribuer à la mise en œuvre quotidienne du programme, en veillant à la conformité avec les résultats attendus, les produits, les objectifs et les plans de travail ;
Assister le coordinateur national (CN) dans la présélection des concepts et des propositions de projet et évaluer la partie financière des propositions de projet ;
Aider le CN à élaborer et à réviser les formulaires de demande de subvention et autres outils de gestion, les exigences du programme et les autres documents du PMF/FEM ;
Conseiller les bénéficiaires potentiels sur les processus et les lignes directrices de préparation des projets, et rendre compte au CN et au Comité national de pilotage (CNP) des activités de développement des projets, selon les besoins ;
Fournir un soutien et des conseils au quotidien aux projets nouveaux et en cours ainsi qu'à leurs bénéficiaires, selon les besoins.
Assister le CN dans la mise en œuvre des projets, les questions liées au mécanisme de règlement des griefs, le suivi et l'évaluation, y compris la participation à des visites sur le terrain ;
Soutenir l'organisation et la rédaction des procès-verbaux des réunions du CNP et d'autres événements du PMF/FEM.
Entretenir des contacts et des relations de travail professionnelles avec les ONG, les institutions gouvernementales, les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes du PMF/FEM ;
Aider le CN à rendre compte régulièrement à l'Équipe centrale de gestion du programme (CPMT) et au Bureau de pays du PNUD, et aider le CN à préparer en temps voulu l'enquête de suivi annuelle, ainsi que d'autres enquêtes et rapports de la CPMT et du PNUD, selon les besoins ;
Aider le CN à satisfaire aux exigences pertinentes en matière de suivi et d'évaluation (par exemple, rapport de mise en œuvre du projet (PIR), examen à mi-parcours (MTR) et évaluation finale (TE) ;
Rédiger des notes de service et d'autres documents opérationnels au nom du CN et répondre aux questions relatives au PMF/FEM ;
Mettre à jour régulièrement la base de données des projets PMF/FEM ainsi que celle des parties prenantes.

Soutenir la gestion financière du programme
Fournir des conseils, examiner et contrôler l'exactitude des pièces justificatives des rapports financiers intermédiaires et finaux des projets, telles que les factures, et conseiller le Cordonnaeur National, si nécessaire ;
Traiter les demandes de paiement émanant des bénéficiaires et des fournisseurs en obtenant les autorisations et les validations nécessaires, et en veillant à ce que les paiements soient effectués rapidement, conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) du PMF/FEM ;
Entretenir des relations de travail étroites avec le point focal régional et solliciter son soutien, ses conseils et ses orientations sur la manière d'améliorer le fonctionnement de Quantum conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) du PMF/FEM, si nécessaire ;
En collaboration avec le CN, veiller à l'intégrité financière du programme, mettre en œuvre et contrôler le système comptable et les bases de données du budget opérationnel national du PMF/FEM ;
Préparer et tenir à jour le tableau et le calendrier des décaissements des subventions, ainsi que suivre le budget opérationnel national afin de garantir le respect du budget annuel approuvé ;
Rédiger les propositions de budget annuel administratif et de projet de la coordination nationale du PMF/FEM ;
Gérer la petite caisse en veillant à la bonne documentation et à la tenue de registres clairs et traçables ;
Saisir, extraire et transférer des données depuis les bases de données Quantum et du PMF/FEM, et produire des rapports selon les besoins ;
Assurer le suivi des dispositions de voyage et des paiements des indemnités journalières (DSA) pour le CN et les membres du CNP ;
Fournir d'autres rapports financiers selon les besoins.

Fournir un soutien administratif
Acquérir des fournitures de bureau, du matériel et du mobilier en respectant les procédures opérationnelles standard (SOP) de PMF/FEM et du PNUD relatives aux règles et réglementations en matière d'approvisionnement ;
Gérer et organiser le travail quotidien du bureau ;
Mettre en place un système de classement approprié, tenir à jour les dossiers administratifs, financiers et de gestion de la coordination nationale du PMF/FEM et les mettre à jour avec les documents originaux ou des copies de ceux-ci, si nécessaire.

Attention particulière à :

o Mettre en place et tenir à jour un dossier distinct contenant tous les procès-verbaux signés des réunions du CNP approuvant les nouveaux projets financés par le PMF/FEM ;
o Mettre en place et tenir à jour un système de classement des projets contenant les protocoles d'accord (MOA/LVG) originaux et leurs avenants, les rapports intermédiaires et finaux originaux ou leurs copies accompagnés de tous les documents justificatifs, ainsi que les rapports de mission ou les documents d'évaluation ;
o Mettre en place et tenir à jour des dossiers financiers pour toutes les transactions financières du bureau national du SGP ;
o Tenir à jour les dossiers du personnel, les rapports d'évaluation des performances, les registres des congés et autres documents pertinents relatifs au personnel et aux consultants ;
Rédiger la correspondance et les communications courantes et mettre en place un système de classement pour consigner les communications avec les parties prenantes locales ;
Fournir un soutien administratif et opérationnel à l'organisation des événements et activités du PMF/FEM, selon les demandes
Préparer les informations générales et la documentation, mettre à jour les données relatives aux domaines du programme et compiler les documents de référence pour le CN et le CNP ;
Assurer la circulation de l'information et la diffusion des documents auprès de toutes les parties concernées ;
Tenir à jour un inventaire de tous les biens matériels et enregistrer l'ensemble de l'inventaire dans la fiche d'inventaire des biens.
Fournir un soutien logistique et administratif aux missions en visite, à l'organisation des déplacements et aux réunions du CN et du CNP, en respectant les procédures opérationnelles standard (SOP) et les règles et réglementations du PMF/FEM en matière d'approvisionnement ;
Apporter un soutien à l'audit du projet, y compris à la préparation et à la mise en œuvre ultérieure de toute recommandation d'audit.

Soutenir la gestion des connaissances et la communication

Soutenir activement la coordination nationale dans ses efforts en matière de gestion des connaissances, de mise en réseau des connaissances et de visibilité du PMF/FEM ;
Conformément aux directives de l'SGP en matière d'image de marque, soutenir le CN et le CNP dans leurs efforts visant à assurer une reconnaissance adéquate du PMF/FEM dans tout matériel de gestion des connaissances et de communication produit par les bénéficiaires des subventions du programme ou les parties prenantes ;
Faciliter l'organisation d'événements de plaidoyer, d'ateliers, de dialogues avec les parties prenantes et de tables rondes du PMF/FEM ;
Aider à la rédaction d'articles et de publications mentionnant clairement le PMF/FEM ;
Participer à des événements visant à diffuser des informations sur le PMF/FEM ;
Gérer, mettre à jour ou fournir des informations valides sur le PMF/FEM pour le site web et la base de données mondiale du PMF/FEM, ainsi que le site web du PNUD Togo.

Apporter un soutien au suivi, à l'évaluation et à l'établissement de rapports efficaces sur l'avancement de la mise en œuvre des projets

Rédiger un rapport d'évaluation des performances ;
Soutenir la mise en œuvre du système de suivi du projet conformément à son cadre de suivi et d'évaluation afin de faciliter le partage efficace d'informations sur l'état d'avancement du projet et la réalisation des objectifs.

Le titulaire du poste accomplit d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

4. Dispositions institutionnelles

Le titulaire sera basé dans les bureaux du PNUD Togo ;
Le titulaire rendra compte au coordinateur national du PMF/FEM ;
Le titulaire aura accès aux informations pertinentes nécessaires à l'exécution des tâches prévues dans le cadre de cette mission ;
Le titulaire du poste disposera d'un poste de travail (ordinateur portable, connexion Internet, téléphone, scanner/imprimante, etc.) et d'un accès à une connexion Internet fiable.

5. Exigences

Compétences attendues

Compétences de base

Obtenir des résultats

NIVEAU 1 : Planifie et supervise son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis
Faire preuve d'innovation
    NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives et aux risques connus, fait preuve de pragmatisme dans la résolution des problèmes, apporte des améliorations
Apprendre en continu
    NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, tire les leçons de ses erreurs, sollicite des retours
S'adapter avec agilité
    NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté et l'incertitude, fait preuve de souplesse
Agir avec détermination
    NIVEAU 1 : Fait preuve d'enthousiasme et de motivation, est capable de tenir ses engagements avec calme face à l'adversité, est confiant
S'engager et établir des partenariats
    NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives
Favoriser la diversité et l'inclusion
    NIVEAU 1 : Apprécie et respecte les différences, est conscient des biais cognitifs, lutte contre la discrimination

Compétences transversales et techniques

Gestion des activités : Communication Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit qu'à l'oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public.

Capacité à gérer la communication en interne et en externe, par le biais des médias, des réseaux sociaux et d'autres canaux appropriés.

    Développement des activités : Production de connaissances :
Capacité à rechercher des informations et à les transformer en connaissances utiles,pertinentes au contexte ou répondant à un besoin exprimé.

Capacité à appliquer des concepts existants à de nouvelles situations et à développer de nouveaux concepts pour générer des solutions viables et de nouvelles approches. Connaissance des concepts, modèles conceptuels et théories pouvant être utiles pour faire face à de nouvelles situations.

    Gestion des activités    Gestion de projet
Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs spécifiques

Administration et opérations : Gestion des documents et des dossiers
Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique d'enregistrement et de conservation, y compris le stockage et l'archivage
Administration et opérations    Gestion d'événements (y compris les retraites, les formations et les réunions)    Capacité à gérer des événements, y compris la recherche de lieux, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements, etc.

Gestion des partenariats : Gestion des relations:
    Capacité à collaborer avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, entretenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle
    Agenda 2030 : Planète    Nature    Action locale

6. Qualifications minimales requises pour les candidats retenus

Exigences minimales en matière d’éducation

Un diplôme de Baccalauréat ou diplôme équivalent est requis, en comptabilité et gestion, OU
Un diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) en commerce, administration publique, sciences de l'environnement ou sciences sociales sera également pris en considération, mais n'est pas obligatoire.
Un certificat en administration des affaires, en comptabilité ou en finance constituera un atout majeur pour le candidat
Nombre minimum d'années d'expérience professionnelle pertinente
Au moins cinq (5) ans (avec un diplôme de Baccalauréat) ou deux (2) ans (avec une licence) d'expérience administrative ou de gestion de programmes à des niveaux de responsabilité croissants sont requis au niveau national ou international.

Expérience, connaissances et compétences
Une expérience avérée et une capacité à réviser et à élaborer des documents, ainsi que la capacité à produire des comptes rendus de réunion identifiant les actions clés, sont requises.

Critères souhaitables
Une expérience en gestion/appui de projets au niveau rural/communautés locales constitue un atout
Une expérience en matière de suivi et d'évaluation et d'outils de gestion axée sur les résultats, associée à une formation et à un intérêt pour l'analyse des questions de développement et des questions politiques connexes, constituera un atout supplémentaire.
Une expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ainsi qu'une connaissance approfondie des tableurs et des bases de données, et une expérience dans la gestion de systèmes de gestion en ligne constituent un atout.
Une expérience dans le soutien à la gestion financière des programmes constitue un atout.
Une expérience dans le domaine d’appui opérationnel, notamment en matière de gestion d'événements et de logistique, constitue un atout.