TITRE DU POSTE: Business Support Assistant (Achats)

TYPE DE CONTRAT/GRADE: Contrat de Service/L4

UNITE/DIVISION: Supply Chain

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays) : Conakry/Guinée

NOMBRE DE POSTES : 1

DUREE: 6 mois

A propos du PAM :

Le Programme alimentaire mondial des Nations unies (PAM) est une organisation humanitaire très prestigieuse, dont la réputation n’est plus à démontrer. C’est la plus grande agence humanitaire au monde, opérant dans plus de 120 pays et territoires. Il apporte une aide vitale dans les situations d'urgence, œuvre à la culture de la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent d'un conflit, d'une catastrophe ou de l'impact du changement climatique, et soutient des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde où la faim n'existe plus.

Au PAM, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons, et la vision du futur personnel du PAM est celle d'équipes diversifiées, engagées, qualifiées et très performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux que le PAM sert.

Pour en savoir plus sur le PAM, visitez notre site web : Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies et suivez-nous sur les médias sociaux pour vous tenir au courant de nos dernières nouvelles : You Tube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

Description des Taches :

Sous la supervision directe de l’Assistante aux Achats, le titulaire du poste aura les tâches suivantes :

• Appuyer le processus d’approvisionnement, notamment la préparation des demandes d’achat, la collecte des devis en conformité avec les politiques de passation de marchés du PAM.

• Assurer la tenue rigoureuse des dossiers relatifs aux activités d’approvisionnement, aux inventaires et aux informations sur les fournisseurs, garantissant l’intégrité des données et la production de rapports dans les délais.
• Soutenir la coordination avec les parties prenantes internes et externes, y compris les fournisseurs, les prestataires logistiques et les différentes unités du PAM, afin de faciliter le bon déroulement des opérations de la chaîne d’approvisionnement.

• Soutenir la mise en œuvre des stratégies d’approvisionnement, contribuant à la livraison des biens et services de manière rentable et dans les délais impartis.

• Préparer et traiter divers documents administratifs, rapports et correspondances liés aux activités d’approvisionnement.

• Participer à l’identification et à la sélection des fournisseurs qualifiés, contribuant à une gestion efficace des partenariats.

• Anticiper et résoudre les problèmes ou retards potentiels dans l’approvisionnement, en adoptant une approche axée sur les résultats.

• Contribuer au suivi et à l’évaluation de la performance de l'unité approvisionnement, en fournissant des données et des analyses pour soutenir la stratégie et l’amélioration continue.

• Fournir un support administratif aux membres de l’unité

Qualifications et Expériences:

Education : Avoir un diplôme d'études secondaires et une formation post-secondaire dans le domaine fonctionnel concerné (Achats, Chaine d’approvisionnement, Logistiques, Gestion).

Expérience Souhaitée :

Avoir au minimum quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dont 2 au moins dans le domaine de la chaîne d’approvisionnement (Achats, logistique).

Connaissances et Compétences:

• Avoir une Compréhension élémentaires des procédures utilisés pour faciliter la mise en œuvre des contrats et appels d’offre
• Aptitude à gérer de manière appropriée les produits et les services en s'appuyant sur sa connaissance des sources d'approvisionnement, des technologies, des caractéristiques des marchandises ainsi que des principes et des pratiques appliqués en matière d'achat
• Aptitude à utiliser sa connaissance élémentaire des sources de données, des systèmes d'achat, du système d'exploitation et des processus pour exécuter des tâches quotidiennes.
• Aptitude à fournir le support nécessaire pour un suivi précis des activités conformément aux normes applicables afin de faciliter la réponse à des questions d’audit simple.
• Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.
• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.

• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Langues : Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit. La connaissance de l’anglais serait atout