Introducción | Introduction

Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the leading UN agency in the field of migration, works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and advice to governments and migrants.

IOM is committed to ensuring a workplace where all employees can thrive professionally, while working towards harnessing the full potential of migration. Read more about IOM's workplace culture at IOM workplace culture | International Organization for Migration

Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal and internal-equivalent candidates are considered as first-tier candidates.

Contexto Organizacional y Alcance | Organizational Context and Scope

Bajo la supervisión general del/de la Jefe(a) de Misión y la supervisión directa del Oficial de Gestión de Información, el/la Asistente de Operaciones es responsable de apoyar la implementación de actividades de recolección de datos, monitoreo y gestión de información en el marco del Displacement Tracking Matrix (DTM) de la OIM Guatemala. El/la titular del puesto actúa como enlace operativo entre el equipo central de Gestión de Información y el personal de campo, coordinando y supervisando al equipo de encuestadores en los departamentos asignados para garantizar la ejecución eficiente, oportuna y de calidad de las actividades de levantamiento de información.

El puesto brinda apoyo técnico, administrativo y logístico para asegurar que las operaciones se desarrollen conforme a los estándares institucionales de la OIM, los protocolos de protección de datos, los principios humanitarios y los procedimientos de seguridad establecidos. Asimismo, el/la Asistente de Operaciones da seguimiento a los procesos administrativos relacionados con contrataciones, compras, pagos y documentación de soporte para facilitar la implementación operativa. 

Además, supervisa la aplicación de los instrumentos metodológicos de DTM, contribuye al control de calidad de los datos, facilita capacitaciones al personal de campo, gestiona insumos logísticos y coordina acciones con autoridades locales y contrapartes cuando sea necesario. El/la titular del puesto desempeña un rol clave en asegurar la continuidad de las operaciones en terreno, identificar riesgos, proponer mejoras y fortalecer la comunicación entre campo y oficina, contribuyendo así al análisis de movilidad humana y a la respuesta programática de la OIM en Guatemala. Cualquier oferta que se haga al candidato en relación con esta convocatoria estará sujeta a la confirmación de fondos.

Responsabilidades | Responsabilities

1. Coordinar la ejecución diaria de las actividades de recolección de datos en campo, asegurando cobertura, calidad y cumplimiento de metas operativas en los departamentos asignados, mediante la planificación de rutas, la asignación de cargas de trabajo y el acompañamiento técnico oportuno al equipo de encuestadores.

2. Supervisar el desempeño del personal de campo y la correcta aplicación de los instrumentos de DTM, garantizando que los protocolos metodológicos, de protección de datos y de seguridad se cumplan de manera uniforme, a través de observación directa, retroalimentación continua y acciones correctivas cuando corresponda.

3. Gestionar los procesos administrativos y financieros vinculados a la operación, para asegurar continuidad y conformidad con las políticas institucionales, mediante el seguimiento a compras, contratos, pagos, y la coordinación estrecha con Administración, Finanzas y Recursos Humanos.

4. Organizar y facilitar capacitaciones técnicas y operativas al equipo de encuestadores, fortaleciendo la aplicación de metodologías, estándares de calidad, lineamientos de protección y procedimientos de seguridad, mediante agendas de formación, micro-capacitaciones y verificación práctica en terreno.

5. Monitorear la calidad, consistencia y completitud de la información recolectada, garantizando datos confiables para el análisis y la toma de decisiones, a través de revisiones diarias, verificaciones aleatorias, re-inspecciones puntuales y comunicación inmediata de incidencias metodológicas a la Unidad de Información.

6. Elaborar y remitir reportes operativos periódicos sobre avances, incidencias y riesgos, proporcionando insumos oportunos para la gestión y mitigación de riesgos, mediante la consolidación de información de campo, el uso de formatos estandarizados y la notificación inmediata de cualquier situación crítica.

7. Planificar y gestionar la logística necesaria para las actividades de campo, asegurando disponibilidad de recursos y continuidad operativa, mediante el control de inventarios, la entrega y recuperación documentada de equipos y materiales, y la coordinación de eventos, despliegues y reuniones con contrapartes.

8. Tramitar y mantener vigentes los permisos de acceso a puntos operativos a nivel municipal o comunitario, facilitando la implementación segura y autorizada de las actividades, a través de la coordinación con autoridades locales y el cumplimiento de normativas de acceso.

9. Resguardar el estado, ubicación y uso adecuado de los bienes muebles y equipos asignados al personal de campo, preservando su integridad y disponibilidad, mediante registros actualizados, solicitudes de mantenimiento o baja cuando sea necesario, y auditorías internas de control.

10. Mantener una comunicación fluida con el Oficial de Gestión de Información, la unidad de información y con el equipo técnico, alineando decisiones y resolviendo cuellos de botella operativos, por medio de canales y horarios de reporte definidos, reuniones de seguimiento y coordinación constante con encuestadores y contrapartes.

11. Aplicar y hacer cumplir los protocolos de seguridad, ética y principios humanitarios en todas las operaciones, protegiendo al personal y a la población participante, mediante la difusión de lineamientos, la verificación de su cumplimiento y la elevación oportuna de cualquier desviación o incidente.

12. Identificar brechas operativas y proponer mejoras a procesos de campo, fortaleciendo la eficiencia y la calidad de las operaciones, mediante el análisis de hallazgos, la estandarización de prácticas efectivas y la coordinación de acciones de mejora con la Unidad de Información.

13. Apoyar actividades de investigación, monitoreo y análisis vinculadas a DTM, contribuyendo a la generación de insumos útiles para la programación, a través de la coordinación con el equipo de gestión de información y la articulación con otros programas de la misión cuando corresponda.

14. Realizar otras tareas afines al propósito del puesto que le sean asignadas por el supervisor directo, atendiendo necesidades operativas emergentes y prioridades institucionales.

Educación | Education

Diploma de Educación secundaria completo y al menos 3 años de experiencia en procesos de recolección en temas relacionados con desplazamiento humano, asistencia humanitaria y/o niños, niñas y adolescentes migrantes retornadas.

Experiencia | Experience

• Tres años de experiencia previa en procesos similares comprobables.

• Tres años de experiencia en proceso de recolección de información.

• Conocimiento del territorio nacional (departamentos y municipios).

• Conocimiento de algún idioma nacional, se considera como una ventaja

• Experiencia en manejo de equipos.

• Experiencia en monitoreo, se considera como una ventaja

• Se valorará muy positivamente que la persona candidata hable uno o más idiomas nacionales utilizados en Guatemala, además del español (por ejemplo: K’iche’, Q’eqchi’, Mam, Kaqchikel, Q’anjob’al, entre otros).

• Todo el personal de la OIM, en todas las categorías, debe ser fluido en uno de los idiomas oficiales de la OIM (inglés, francés o español).
• Para este puesto, se requiere fluidez en español (oral y escrita).
• Para esta posición, Se valorará el conocimiento y dominio de alguno de los idiomas mayas.
• Dominio del/los idioma(s) requerido(s) será específicamente evaluado durante el proceso de selección, el cual podrá incluir evaluaciones escritas y/o orales.
   
• All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).
• For this position, fluency in Spanish is required (oral and written).
• For this position, knowledge and proficiency in one of the Mayan languages will be considered an asset.
• Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.

Competencias requeridas | Required Competencies

El marco de competencias de la OIM puede consultarse en este enlace. Las competencias serán evaluadas durante el proceso de selección.

Valores - Todos los miembros del personal de la OIM deben respetar y demostrar estos cinco valores:

• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.

• Integridad y transparencia: Mantiene altos estándares éticos y actúa de manera coherente con los principios, normas y estándares de conducta de la Organización.

• Profesionalismo: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida, y ejerce un juicio cuidadoso ante los desafíos cotidianos.

• Valentía: Demuestra disposición para adoptar una postura frente a cuestiones importantes.

• Empatía: Muestra compasión hacia los demás, hace que las personas se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.

Competencias Básicas - Indicadores conductuales - Nivel 1

• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración efectiva dentro y entre las unidades para alcanzar objetivos compartidos y optimizar resultados.

• Orientación a resultados: Produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio. Está orientado/a a la acción y comprometido/a con el logro de los resultados acordados.

• Gestión e intercambio de conocimientos: Busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar.

• Responsabilidad: Asume la responsabilidad de alcanzar las prioridades de la Organización y responde por sus propias acciones y el trabajo delegado.

• Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivadora.

Competencias Gerenciales - Indicadores conductuales Nivel 1

• Liderazgo: Proporciona una dirección clara, lidera con el ejemplo y demuestra capacidad para llevar adelante la visión de la Organización. Apoya a otros para que desarrollen su liderazgo y potencial profesional.

• Empoderamiento de otros: Crea un entorno propicio donde el personal pueda aportar lo mejor de sí y desarrollar su potencial.

• Construcción de confianza: Promueve valores compartidos y crea un ambiente de confianza y honestidad.

• Pensamiento estratégico y visión: Trabaja estratégicamente para alcanzar los objetivos de la Organización y comunica una dirección estratégica clara.

• Humildad: Lidera con humildad y muestra apertura para reconocer sus propias áreas de mejora.

IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.

Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:

• Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
• Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
• Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
• Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.

Core Competencies – behavioural indicators Level 2

• Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
• Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

Managerial Competencies – behavioural indicators Level 2, if with direct reports

• Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
• Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
• Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
• Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
• Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings. 

Notas

Adjuntar Currículum Vitae y Carta de Interés (solo en formato PDF), en la cual se incluya el lugar de destino de interés.

Se recomienda consultar este enlace para obtener orientación sobre la categoría de puesto de la OIM.

Cualquier oferta que se haga al candidato en relación con esta convocatoria estará sujeta a la confirmación de fondos.

Este proceso de selección podrá utilizarse para cubrir puestos similares en distintos lugares de destino. Los candidatos recomendados seguirán siendo elegibles para ser nombrados en un puesto similar durante un período de 24 meses.

El nombramiento estará sujeto a la certificación de que el candidato es médicamente apto para el cargo, a la acreditación correspondiente, así como al cumplimiento de cualquier requisito de residencia o visado y a las autorizaciones de seguridad pertinentes.

La OIM aplica una política de tolerancia cero frente a conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de la OIM, incluida la explotación y el abuso sexual, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación por motivos de género, nacionalidad, edad, raza, orientación sexual, origen religioso o étnico, o discapacidad.

La OIM no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de su proceso de contratación (postulación, entrevista, tramitación, capacitación u otros). Asimismo, la OIM no solicita información relacionada con cuentas bancarias.

La OIM solo acepta solicitudes debidamente completadas y enviadas a través del sistema de contratación electrónica (e-Recruitment) de la OIM (para candidatos internos, en este enlace). La herramienta en línea también permite a los candidatos dar seguimiento al estado de su solicitud.

No se aceptarán solicitudes fuera de plazo. Solo se contactará a los candidatos preseleccionados.

Notes

Attach Curriculum Vitae and Letter of Interest (PDF format only), which must include the desired destination location.

Please refer to this link for guidance on IOM Job Category.

Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.

This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.

Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, security clearances.

IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.

IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.

IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM e-Recruitment system (for internal candidates link here). The online tool also allows candidates to track the status of their application.

No late applications will be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted.

For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies