Job Description

Background

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apoya el fortalecimiento de las capacidades nacionales y subnacionales den Bolivia y promueve el alcance de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) los derechos humanos y la igualdad de género, a través de asistencia técnica a fin de alcanzar un desarrollo humano sostenible a través del cierre de brechas para que nadie se quede atrás. El PNUD forja alianzas con todos los niveles de la sociedad para ayudar a construir naciones que puedan resistir a la crisis; promueve y sostiene un tipo de crecimiento que mejora la calidad de vida de todos y todas. Presentes sobre el terreno en unos 170 países y territorios, ofrece una perspectiva global y un conocimiento local al servicio de las personas y las naciones.

A través de la Unidad de Proyectos, el PNUD busca promover el cumplimiento de los proyectos anteriormente mencionados y establecer como base sobre la cual se construya las estrategias de lucha contra la pobreza, la reducción de la vulnerabilidad de la población y el desarrollo de las actividades centrales de la economía nacional boliviana.

PNUD es Receptor Principal de los recursos del Fondo Global desde 2006, donde en los inicios ha sido electo por el Mecanismo de Coordinación País y el Fondo Global como Transitorio para las enfermedades de Malaria, Tuberculosis y VIH/SIDA. Estos proyectos, a través de la implementación con ONGs, utilizan la metodología HACT con subreceptores preseleccionados programáticamente. Por lo tanto surge la necesidad de contar con un/una asistente administrativo/a para la revisión financiera, y la transferencia de capacidades tanto a los mismos subreceptores como a la contraparte nacional.

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa de el/la Asociado/a de Finanzas, el/la titular del cargo Asistente Administrativo/a prestará sus funciones en la unidad de operaciones para los proyectos asignados, cumpliendo con las normas y procedimientos administrativos del PNUD en el desarrollo de su trabajo, enfocándose en el logro de las siguientes actividades y/o resultados:

1. Apoyar con los procesos de adquisiciones

Emitir las solicitudes de inicio de proceso, realizar cotizaciones, cuadros comparativos, revisión de contratos, órdenes de servicio o de compra, etc., asegurándose que cumplen los estándares de transparencia, equidad, oportunidad, competencia efectiva integridad, y valor por el dinero.
Iniciar los procesos de adquisiciones menores, siguiendo los procedimientos de la unidad de Adquisiciones y recopilando los requisitos que deben haber sido revisados por el área técnica y administrativa.
Solicitar la creación de suplieres y seguimiento al registro en la plataforma corporativa de proveedores.

2. Apoyar en la gestión financiera de proyectos

Apoyar en la elaboración de pagos, invoices, registro de suppliers, emisión de e-requisitions de manera oportuna, verificando la documentación de respaldo en cada caso.
Apoyar con la elaboración de solicitudes de Anticipos de Fondos, verificando los presupuestos y justificaciones, y posteriormente, realizando el seguimiento, la revisión y control de los descargos, asegurando que cumplen con los requisitos y normativa del PNUD.
Apoyar en los reportes para certificaciones trimestrales y anuales, y en el seguimiento a los dashboards de pagos y costos
Generar de la plataforma corporativa informes mensuales de ejecución de actividades planificadas y ejecución presupuestaria.
Apoyar en la recopilación y control de servicios provistos por las diferentes Unidades de Operaciones del PNUD a las Agencias y Proyectos, según la Lista de Precios Universal (UPL) y Local (LPL).
Apoyar en la emisión de los recibos correspondientes a las contribuciones de agencias en proyectos interagenciales

3. Apoyar en gestión administrativa

Apoyar con la gestión y el archivo físico y digital del área operativa.
Apoyar en el mantenimiento del registro de activos fijos actualizado y en la verificación física de inventarios.
Gestionar del sistema de pasajes, verificación, validación y pagos en UNall y Quantum. Conciliación de pagos de pasajes con la Agencia de viajes.

4. Apoyar el desarrollo y el intercambio de conocimientos en la Oficina de País.

Ayudar a organizar y participar en la capacitación administrativa para el personal de operaciones/proyectos.
Realizar contribuciones significativas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.

5. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Competencies

Esenciales:

Lograr resultados:	Nivel 1: Planifica y monitores el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.
Pensar innovadoramente:	Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.
Aprender continuamente:	Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.
Adaptarse con agilidad:	Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.
Actuar con determinación:	Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz deresponder calmadamente ante la adversidad, confiado.
Participar y asociarse:	Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, formarelaciones positivas.
Facilitar la diversidad y la inclusión:	Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación.

Competencias Transversales y Técnicas

Área temática	Nombre	Definición
Administración de negocios	Comunicación	Comunicarse de manera clara, concisa y sin ambigüedades tanto por escrito como verbalmente; adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones interna y externamente, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados.
Adquisiciones	Gestión de contratos	Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.
Digital	Facilitación creativa	Capacidad para diseñar talleres que consideren y aborden múltiples intereses, agendas y perspectivas; establecer objetivos claros y actividades atractivas; seleccionar las herramientas, materiales y recursos adecuados necesarios para habilitar o apoyar las actividades. Capacidad para establecer rápidamente relaciones con los participantes y crear un espacio seguro (en línea y fuera de línea) donde se sientan cómodos para compartir sus opiniones, preocupaciones, experiencias y reflexiones; apoyando esto con una variedad de herramientas para estimular la participación activa. Capacidad para facilitar conversaciones inclusivas, capacidad para trabajar con un conjunto diverso de personas con diferentes orígenes, antigüedad y niveles de experiencia, utilizando diferentes enfoques adaptados a las personas en la sala, sacando a la luz las perspectivas e ideas de cada individuo y tomando decisiones a través de la deliberación y la discusión grupal. Capacidad para marcar el ritmo de una sesión, ajustarse a las habilidades y niveles de energía de los asistentes y a la naturaleza o propósito de un ejercicio. Ser flexible y capaz de improvisar; adaptar y cambiar los enfoques en respuesta a las necesidades, sin perder de vista el propósito y los objetivos de la sesión.
Finanzas	Contabilidad (General)	Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, estándares, regulaciones, políticas y tendencias contables, y capacidad de aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.
Gestión institucional	Satisfacción/gestión de los clientes	Capacidad para responder de manera oportuna y adecuada, con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y soluciones de calidad en un plazo apropiado para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Contribuir al desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar maneras de añadir un valor adicional que sobrepase las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad de anticipar las necesidades y preocupaciones futuras del cliente.
Agenda 2030: Personas	Salud	Apoyo al Fondo Mundial y otros programas de salud

Required Skills and Experience

Requisitos académico :

Educación Secundaria (Bachiller en Humanidades) es requisito.
Estudios universitarios (nivel Licenciatura) en Ciencias Económicas, Financieras, Administrativas, Contables sera considerada favorablemente, pero no es un requisito.

Experiencia:

Mínimo 5 años (con educación secundaria) o 2 años (con Licenciatura) de experiencia en apoyo administrativo/financiero de proyectos.

Habilidades Requeridas:

Experiencia en sistemas ERP (planificación de recursos empresariales por sus siglas en inglés) a nivel usuario.
Experiencia con normas, regulaciones financieras y contables nacionales.
Conocimiento intermedio/avanzado de la aplicación de sistemas bajo la plataforma de Microsoft Office.

Habilidades deseadas, adicionales a las competencias mencionadas en la sección de competencias:

Experiencia en procesos de adquisiciones.
Experiencia en elaboración de descargos de fondos en avance.
Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas, Organismos Internacionales y/o proyectos con fondos de la Cooperación Internacional.
Experiencia en procedimientos administrativos/ financieros / adquisiciones en el Sistema Naciones Unidas.

Lenguaje(s) Requerido(s)

Fluidez en Español es requisito

Certificados Profesionales

El PNUD se reserva el derecho de solicitar documentación física de verificación a los postulantes que calificaran a la última etapa o al ganador/a del proceso de selección

INFORMACIÓN IMPORTANTE

Al momento de su postulación, si bien el portal le dejará adjuntar su CV, agradecemos que en laplataforma no olvide registrar sus conocimientos de idiomas, incluyendo el español (Spanish), así como tambien, le pedimos complete con detalle sus experiencias laborales y estudios.

Considere por favor que la vacante cierra bajo horario de New York (evitar enviar postulaciones a ultima hora).

El PNUD sólo se contactará con las personas pre-seleccionadas.

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