RESPONSABILIDADES Y TAREAS ESPECÍFICAS
1. Garantizar el cumplimiento de los objetivos del Proyecto asegurando procesos eficientes de planificación, implementación, monitoreo y evaluación oportuna del proyecto a su cargo en coordinación con los socios implementadores en Guatemala.
a. Dominar el Documento del Proyecto (PRODOC) y sus anexos, y los estándares de procesos y operaciones de UICN.
b. Preparar el informe de arranque no más allá de un mes después del taller de arranque, el cual será revisado y autorizado por la UICN, el PNUD y el MARN dentro del periodo de tiempo en mención.
c. Diseñar el proceso de implementación del Proyecto en las áreas geográficas de interés, realizar los acercamientos iniciales y de seguimiento con los actores clave.
d. Generar el material técnico, documentos y otros que sean requeridos en la fase inicial de difusión sobre el inicio e implementación del Proyecto.
e. Liderar la elaboración e implementación de los planes operativos anuales (POA), Manual de Operaciones (MOP), y otras herramientas de planificación cuando sea requerido y sus respectivos presupuestos para ser presentados oportunamente al PNUD; establecer procesos de seguimiento de los indicadores garantizando que los resultados, productos y actividades se lleven a cabo de acuerdo con los planes y presupuestos establecidos.
f. Liderar el diseño y establecimiento de un sistema de monitoreo, evaluación y aprendizaje (MEL) de las acciones del Proyecto con el fin de identificar de forma constante las mejoras requeridas y los resultados de las actividades financiadas.
g. Velar por el estricto cumplimiento de las normas y procedimientos y los requisitos correspondientes de monitoreo y evaluación de UICN sin contravenir las normas y procedimientos del PNUD y bajo estricto apego a los estipulado en el PRODOC en términos de control y aseguramiento de la calidad, haciendo uso eficiente y transparente de los recursos financieros.
h. Garantizar el envío oportuno de los informes y evaluaciones del proyecto a cargo del Especialista MEL (Monitoring, Evaluation and Learning), de acuerdo con los lineamientos definidos con el PNUD-FMAM y la UICN, y siempre con el apoyo del personal técnico y financiero de ORMACC. Los informes técnicos y financieros se presentarán en idioma inglés/español de acuerdo con lo establecido en el PRODOC tales como: Planes Operativos Anuales (POA), Informes trimestrales (QPR), Informes sobre la Implementación del Proyecto (PIR), informes finales del Proyecto, y otros requeridos por el MARN como líder de gobierno y punto focal del FMAM.
i. Garantizar la actualización de las plataformas de seguimiento de la UICN con base en el Plan Multianual, el Informe Anual y la ejecución eficiente del Proyecto.
j. Asegurar que los indicadores incluidos en el marco de resultados del Proyecto sean monitoreados anualmente antes de la fecha límite de presentación del Informe sobre la Implementación del Proyecto del PNUD-FMAM (PIR, por sus siglas en inglés); los riesgos ambientales y sociales y los planes de gestión relacionados serán supervisados regularmente, y el progreso constará en la información del PIR.
k. Preparar y presentar informes técnicos y financieros al PNUD trimestralmente o a solicitud.
l. Monitorear los planes de ejecución incluyendo el Plan de acción sobre cuestiones de género, el Plan de participación/involucramiento de las partes interesadas, y los Planes de gestión ambiental y social. Esto incluye su revisión y actualización según el contexto.
m. Coordinar y realizar el control de calidad de las actividades que planifique y ejecute el personal técnico y administrativo del proyecto incluyendo sus socios implementadores.
n. Identificar, documentar y divulgar las lecciones aprendidas y las experiencias exitosas del Proyecto.
o. Sintetizar y proveer información específica relacionada con el proyecto para los informes periódicos, los planes y presupuestos que la ORMACC deba presentar a la Dirección General de la UICN y otros informes que sean requeridos.
2. Consolidar el equipo de proyecto en Guatemala en cumplimiento de las leyes nacionales y procedimientos administrativo-financieros de la UICN y del respectivo cooperante.
a. Formular los términos de referencia de todo el personal del Proyecto.
b. Coordinar con las instancias correspondientes (Recursos Humanos e instancias técnicas pertinentes) la contratación de todo el personal de acuerdo con los perfiles requeridos y sus responsabilidades dentro del equipo.
c. Proporcionar orientación y supervisar al equipo del Proyecto, facilitando los mecanismos de comunicación, rendición de cuentas y coordinación en la etapa inicial de difusión y posteriormente en seguimiento y evaluación de su implementación.
d. Ejecutar actividades de gestión de personal, bienes y servicios, y capacitación, incluida la elaboración de términos de referencia y especificaciones de trabajo, y supervisar el trabajo de todos los contratistas.
e. Identificar, orientar y presupuestar las necesidades de infraestructura y equipo para la implementación del proyecto junto con la Representante de País (RP), la Gerencia Regional Hub Portafolio Multilaterales (GRHPM) y la Gerencia Regional Hub Finanzas, Administración e IT (GRHFAIT) alineado a lo estipulado en el PRODOC.
f. En estrecha coordinación con la Oficina Nacional de la UICN en Guatemala, negociar y establecer acuerdos necesarios para poner en marcha las oficinas de proyecto en cada uno de los departamentos/municipios con el personal, equipos, servicios y materiales requeridos (de acuerdo con el presupuesto aprobado del Proyecto) potenciando el uso eficiente y optimizando los recursos de la Oficina Nacional de la UICN en Guatemala.
g. Asegurar con el equipo de trabajo el resguardo y sistematización de la documentación del proyecto. Incluyendo comunicaciones oficiales, productos de consultorías, minutas de reunión, entre otras.
h. Promover el trabajo en equipo, tanto entre el personal bajo su cargo como a nivel de las oficinas de la UICN en la región, manteniendo una comunicación directa y proactiva con la Representante de País (RP).
i. Supervisar y evaluar el desempeño del equipo de proyecto.
j. Garantizar el cumplimiento del plan de seguridad y políticas relevantes a riesgos, incluyendo medidas de prevención ante posibles pandemias o zoonosis en las actividades de implementación del proyecto.
3. Fomentar la integración de esfuerzos interinstitucionales y multisectoriales para apalancar fondos, sinergias y actividades conjuntas con otros proyectos de la UICN y socios implementadores en el área del proyecto y los países que involucra.
a. Mantener una coordinación estrecha, estratégica y continua con la RP para garantizar la coherencia y armonía de las actividades del proyecto con la gestión de la UICN en Guatemala.
b. Gestionar la adecuada coordinación entre los miembros de UICN, los socios implementadores nacionales y regionales; y la institucionalidad nacional y regional vinculada al proyecto.
c. Mantener coordinación y comunicación con el PNUD en los aspectos operativos del Proyecto, canalizando aquellos temas estratégicos con la Oficina Regional de la UICN.
d. Representar al proyecto en los eventos y actividades específicas que desarrolla la UICN respetando los lineamientos de visibilidad en relación con los temas del proyecto.
e. Fomentar, establecer, implementar y mantener vínculos y sinergias con instituciones y actores e iniciativas relevantes nacionales e internacionales relacionados, escalar esfuerzos locales con buenas experiencias, y fomentar intercambios
f. Identificar oportunidades de cooperación y promover el apalancamiento de fondos y otros recursos para el fortalecimiento e incidencia del Proyecto, tanto en su zona de influencia como a nivel nacional, y con otros países o regiones donde se desarrollen esfuerzos similares.
g. Apoyar en la búsqueda de oportunidades y elaboración de nuevas propuestas técnicas para escalar los resultados del Proyecto en sus temas afines.
h. Crear e implementar sinergias de trabajo con otras iniciativas de la UICN, miembros de la UICN, miembros de comisiones de la UICN y otros socios que se estén ejecutando acciones dentro del área de influencia del proyecto.
i. Coordinar el diseño, la ejecución y el monitoreo técnico y financiero de Acuerdos internos con centros y unidades globales en el marco de implementación del Proyecto.
4. Garantizar el cumplimiento de la reglamentación de la UICN y del cooperante en la implementación del proyecto.
a. Administrar la ejecución general del Proyecto; preparar el presupuesto con apoyo del(la) Asistente Administrativo-Financiero(a); aprobar en el sistema contable y/u otros sistemas de la UICN según delegación de autoridad que por su posición corresponda, todas las solicitudes de acción administrativa y financiera, los procesos de adquisiciones y contrataciones, los procesos de reclutamiento, de capacitación, la planificación y el control de la ejecución presupuestaria.
b. En todas sus actividades seguir estrictamente las normas legales, operativas y de procedimiento de la UICN que no contravengan las del PNUD.
c. Garantizar el cumplimiento de la Política de Adquisiciones de la UICN.
d. Gestionar las solicitudes de suministro de recursos financieros al PNUD, mediante el anticipo de fondos.
e. Monitorear los recursos financieros y la contabilidad para asegurar la exactitud y fiabilidad de los informes financieros.
f. Planificar oportunamente y con el apoyo del Hub de Administración y Finanzas la realización de las auditorías financieras estipuladas mencionados dentro Acuerdo de Cooperación del proyecto (PCA por sus siglas en inglés) firmado entre PNUD y IUCN u otras que sean requeridas por la UICN.
g. Proporcionar apoyo para la realización de evaluaciones requeridas por el PNUD, verificaciones aleatorias y auditorías, cuando así se requiera.
h. Asegurar que el personal administrativo y operativo realiza la recopilación de información requerida para elaborar la debida diligencia de los socios implementadores que lo requieran.
i. Coordinar con socios implementadores del proyecto el cumplimiento de la reglamentación de la UICN y del PNUD-FMAM en tiempo y forma.
j. Fungir como responsable de los bienes comprados con fondos del proyecto y garantizar que los mismos sean transferidos durante la vigencia del proyecto conforme lo indique el PRODOC y en cumplimiento a los procedimientos del PNUD y la UICN.
5. Facilitar la toma de decisiones en el marco de la gobernanza del proyecto:
a. Facilitar la coordinación de acciones en el territorio y a nivel central con el Viceministerio de Recursos Naturales y Cambio Climático; y Viceministerio de Ambiente del MARN, y otros viceministerios del MARN según corresponda, para desarrollar actividades articuladas y colaborativas.
b. Mantener una adecuada y fluida comunicación sobre las actividades de implementación del Proyecto con los socios de gobierno y actores clave.
c. Desarrollar la agenda y presentaciones ante la Junta de Proyecto (JP) al menos una vez al año, de los avances, riesgos, lecciones aprendidas y estrategia de salida, presentación y aprobación del POA.
d. Elaborar la minuta de cada reunión de la Junta de Proyecto, que deberá ser firmada por sus representantes; dar seguimiento a los acuerdos de cada reunión de la Junta de Proyecto.
e. Elaborar informes periódicos de progreso a la Junta de Proyecto, tal como haya sido acordado con la misma, incluidas las medidas para hacer frente a los retos y las oportunidades.
f. Monitorear el progreso, vigilar las desviaciones del plan y hacer las correcciones de rumbo necesarias dentro de las tolerancias acordadas por la Junta de Proyecto para lograr resultados.
g. Evaluar grandes y pequeñas modificaciones al Proyecto, dentro de los parámetros establecidos por el PNUD-FMAM, y cuando proceda, presentar propuestas de revisión del presupuesto a la Junta del Proyecto.
h. Definir la temporalidad para desarrollar las reuniones con el Comité Técnico Asesor (CTA), fungir como secretario de la reunión, moderarla y desarrollar la minuta.
i. Elaborar y actualizar (cuando aplique) el reglamento operativo del CTA, preparar los informes y minutas de cada reunión, distribuirlos y dar seguimiento a cada uno de los acuerdos.
j. Monitorear los riesgos trimestralmente, e informar sobre la situación de riesgos a UICN, PNUD, JP y CTA, a través de reuniones y del formato de registro de riesgos del Proyecto. Incluye la revisión, y cuando se requiera, actualización de la Evaluación Social y Ambiental (SESP).
k. Asegurar que los cambios sean controlados y los problemas afrontados; mediar con los actores clave del Proyecto, cuando existen eventos o causas que generen conflictos, y donde sea requerida su presencia para otorgar solución a los mismos.
l. Actualizar la Herramienta de seguimiento del PNUD-FMAM durante el ciclo del Proyecto, apoyar el proceso de la Revisión de Medio Término y la Evaluación Final, presentar ambos informes de evaluación a la Junta de Proyecto y dar respuesta de Gestión de Resultados de la Evaluación Final.
Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.
