Org. Setting and Reporting
This position is located in the Office of the High Commissioner for Human Rights (OHCHR) in Mexico City, Mexico. The incumbent reports to the Administrative Unit Coordinator.
Este puesto está ubicado en la Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos (ACNUDH) en Ciudad de México, México. El titular depende del Coordinador de la Dependencia Administrativa.Responsibilities
Within limits of delegated authority, the Team Assistant may be responsible for the following duties: • Performs a wide range of office support and administrative functions. • Responds or drafts responses to routine correspondence and other communications; uses standard word processing package to produce a wide variety of large, complex documents and reports. • Monitors processes and schedules related the unit’s outputs, products, tasks, etc.; where applicable, assists in the verification of receipt and accuracy of requisite documents, approvals, signatures, etc. to ensure compliance with relevant legal, financial and other requirements. • Researches, compiles and organizes information and reference materials from various sources for reports, work plans, studies, briefings, meetings/conferences, etc. • Generates a variety of standard statistical and other reports, work orders, etc., using various databases. • Proofreads documents and edits texts for accuracy, grammar, punctuation and style, and for adherence to established standards for format. • Screens phone calls and visitors; responds to moderately complex information requests and inquiries (e.g. answers requests requiring file search, etc.), and as necessary, refers inquiries to appropriate personnel for handling. • Provides secretarial, administrative and logistics support to meetings, boards, committees, conferences, etc. • Assists in the preparation of presentation materials using appropriate technology/software. • Maintains calendar/schedules; monitors changes and communicates relevant information to appropriate staff inside and outside the immediate work unit. • Performs data entry and extraction functions. • Reviews, records, distributes and/or processes mail and other documents; follows-up on impending actions. • Updates and maintains large distribution lists; monitors, prepares and distributes various materials, reports, where possible using electronic formats; handles arrangement for printing and translation as necessary; coordinates shipment arrangements, courier services, etc. • Performs general administrative tasks (e.g. arrangements for meetings and other events, reservations, budget follow-up, etc.), to include preparing and/or processing administrative requests/documents (e.g. requisitions, purchase orders, travel requests, contracts, expenditure authorizations, visa applications, etc.). • Maintains files (both paper and electronic) and databases for work unit. • Assists in providing office equipment support. • Provides guidance to less experienced staff on general office processes and procedures, etc. • Assists with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making. • Performs other duties as assigned.
Dentro de los límites de la autoridad delegada, el Auxiliar de Equipo puede ser responsable de las siguientes funciones: • Realiza una amplia gama de funciones administrativas y de apoyo de oficina. • Redacta correspondencia ordinaria y otras comunicaciones o responde a ellas; utiliza un paquete estándar de procesamiento de textos para elaborar una amplia variedad de documentos e informes complejos y de gran tamaño. • Hace un seguimiento de los procesos y calendarios relacionados con los resultados, productos, tareas, etc., de la dependencia; cuando proceda, ayuda a verificar la recepción y exactitud de los documentos, aprobaciones, firmas, etc., necesarios para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, financieros y de otro tipo pertinentes. • Busca, recopila y organiza información y material de referencia de diversas fuentes para informes, planes de trabajo, estudios, sesiones informativas, reuniones/conferencias, etc. • Genera diversos informes estadísticos estándar y de otro tipo, órdenes de trabajo, etc., utilizando diversas bases de datos. • Corrige documentos y edita textos para comprobar su exactitud, gramática, puntuación y estilo, así como el cumplimiento de las normas de formato establecidas. • Controla las llamadas telefónicas y las visitas; responde a solicitudes de información y consultas moderadamente complejas (por ejemplo, responde a solicitudes que requieran la búsqueda en archivos, etc.) y, en caso necesario, remite las consultas al personal adecuado para su tramitación. • Presta apoyo de secretaría, administrativo y logístico a reuniones, juntas, comités, conferencias, etc. • Ayuda en la preparación de materiales de presentación utilizando la tecnología y los programas informáticos adecuados. • Mantiene el calendario y los cronogramas; hace un seguimiento de los cambios y comunica la información pertinente al personal adecuado dentro y fuera de la unidad de trabajo inmediata. • Realiza funciones de introducción y extracción de datos. • Revisa, registra, distribuye y/o procesa el correo y otros documentos; da seguimiento a las acciones inminentes. • Actualiza y mantiene grandes listas de distribución; supervisa, prepara y distribuye diversos materiales e informes, en la medida de lo posible utilizando formatos electrónicos; se encarga de organizar la impresión y la traducción en caso necesario; coordina los preparativos de envío, los servicios de mensajería, etc. • Realiza tareas administrativas generales (por ejemplo, organización de reuniones y otros actos, reservas, seguimiento del presupuesto, etc.), incluida la preparación y/o tramitación de solicitudes/documentos administrativos (por ejemplo, pedidos, órdenes de compra, solicitudes de viaje, contratos, autorizaciones de gastos, solicitudes de visado, etc.). • Mantiene archivos (tanto en papel como electrónicos) y bases de datos para la unidad de trabajo. • Ayuda en el suministro de equipos de oficina. • Orienta al personal menos experimentado sobre los procesos y procedimientos generales de la oficina, etc. • Asiste en la recopilación y el análisis de datos, así como en la preparación de presentaciones de datos e informes para dar a conocer información, responder a consultas, gestionar conocimientos, planificar y tomar decisiones. • Realiza otras tareas que se le asignen. Competencies
PROFESSIONALISM: Knowledge of general office and administrative support including administrative policies, processes and procedures. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Able to perform analysis, modeling and interpretation of data in support of decision-making. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work. PLANNING AND ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently. CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.
PROFESIONALISMO: Conocimientos de apoyo administrativo y de oficina en general, incluidas políticas, procesos y procedimientos administrativos. Muestra orgullo por el trabajo y los logros; demuestra competencia profesional y dominio de la materia; es concienzudo y eficiente en cuanto a cumplir los compromisos, respetar los plazos y obtener resultados; está motivado por intereses profesionales más que personales; muestra persistencia cuando se enfrenta a problemas o retos difíciles; mantiene la calma en situaciones de estrés. Es capaz de realizar análisis, modelización e interpretación de datos en apoyo de la toma de decisiones. Compromiso de aplicar el objetivo de igualdad de género garantizando la igualdad de participación y la plena implicación de mujeres y hombres en todos los aspectos del trabajo. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: Formula objetivos claros y coherentes con las estrategias acordadas; identifica las actividades y tareas prioritarias; ajusta las prioridades en función de las necesidades; asigna la cantidad adecuada de tiempo y recursos para completar el trabajo; prevé los riesgos y tiene en cuenta los imprevistos al planificar; hace un seguimiento de los planes y acciones y los ajusta según sea necesario; utiliza el tiempo de forma eficiente. ORIENTACIÓN AL CLIENTE: Considera "clientes" a todos aquellos a quienes se prestan servicios y trata de ver las cosas desde el punto de vista de los clientes; establece y mantiene relaciones productivas con los clientes ganándose su confianza y respeto; identifica las necesidades de los clientes y las ajusta a las soluciones adecuadas; da seguimiento a los acontecimientos en curso dentro y fuera del entorno de los clientes para mantenerse informado y anticiparse a los problemas; mantiene informados a los clientes de los avances o contratiempos en los proyectos; cumple los plazos de entrega de productos o servicios al cliente. Education
High school diploma or equivalent. Título de bachillerato o equivalente.
Job - Specific Qualification
Not available.
Work Experience
A minimum of three (3) years of experience in general office support, administration or related area is required. The minimum years of relevant experience is reduced to one (1) for candidates who possess a first-level university degree or higher / Se requiere un mínimo de tres (3) años de experiencia en apoyo general de oficina, administración o ámbito relacionado. El mínimo de años de experiencia pertinente se reduce a uno (1) para los candidatos que posean un título universitario de primer nivel o superior. Experience in Microsoft Office is desirable / Se valorará la experiencia en Microsoft Office.
Languages
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in oral and written Spanish is required. Knowledge of English is required. El francés y el inglés son los idiomas de trabajo de la Secretaría de las Naciones Unidas. Para el puesto anunciado se requiere dominio del español oral y escrito. Se requieren conocimientos de inglés.
Assessment
Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which will be followed by competency-based interview. La evaluación de los candidatos cualificados puede incluir un ejercicio de evaluación que irá seguido de una entrevista de selección por competencias.
Special Notice
Extension of the appointment is subject to extension of the mandate and/or the availability of the funds. This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. Applicants for positions in the General Service and related categories must be authorized to work for the United Nations in the duty station where the position is located. Eligible applicants selected from outside the duty station are responsible for any expenses in connection with their relocation to the duty station. Staff members subject to local recruitment are not eligible for allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment. At the United Nations, the paramount consideration in the recruitment and employment of staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence and integrity, with due regard to geographic diversity. All employment decisions are made on the basis of qualifications and organizational needs. The United Nations is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The United Nations recruits and employs staff regardless of gender identity, sexual orientation, race, religious, cultural and ethnic backgrounds or disabilities. Reasonable accommodation for applicants with disabilities may be provided to support participation in the recruitment process when requested and indicated in the application.
La prórroga del nombramiento está sujeta a la ampliación del mandato y/o a la disponibilidad de fondos. Este puesto está sujeto a contratación local de conformidad con la regla 4.4 del Reglamento del Personal de las Naciones Unidas. Los candidatos a puestos del Cuadro de Servicios Generales y cuadros conexos deberán estar autorizados a trabajar para las Naciones Unidas en el lugar de destino en que se encuentre el puesto. Los candidatos que cumplan los requisitos y sean seleccionados de fuera del lugar de destino correrán con todos los gastos relacionados con su traslado al lugar de destino. Los funcionarios sujetos a contratación local no tienen derecho a las asignaciones o prestaciones aplicables exclusivamente a la contratación internacional. En las Naciones Unidas, la consideración primordial en la contratación y el empleo de personal es la necesidad de garantizar el más alto grado de eficiencia, competencia e integridad, teniendo debidamente en cuenta la diversidad geográfica. Todas las decisiones de empleo se toman en función de las cualificaciones y las necesidades institucionales. Las Naciones Unidas están decididas a crear un entorno diverso e integrador de respeto mutuo. Las Naciones Unidas contratan y emplean a personal con independencia de su identidad de género, orientación sexual, raza, religión, origen cultural y étnico o discapacidad. Se podrán realizar ajustes razonables para los candidatos con discapacidad a fin de facilitar su participación en el proceso de contratación cuando así se solicite y se indique en la solicitud.United Nations Considerations
According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment. Reasonable accommodation may be provided to applicants with disabilities upon request, to support their participation in the recruitment process. By accepting a letter of appointment, staff members are subject to the authority of the Secretary-General, who may assign them to any of the activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). Further, staff members in the Professional and higher category up to and including the D-2 level and the Field Service category are normally required to move periodically to discharge functions in different duty stations under conditions established in ST/AI/2023/3 on Mobility, as may be amended or revised. This condition of service applies to all position specific job openings and does not apply to temporary positions. Applicants are urged to carefully follow all instructions available in the online recruitment platform, inspira, and to refer to the Applicant Guide by clicking on “Manuals” in the “Help” tile of the inspira account-holder homepage. The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application. Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.
No Fee
THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.
