Project Management Support - Officer

The UNOPS Africa Regional Office, based in Nairobi, Kenya, oversees the delivery of over 250 projects across 40 countries, with a focus on fragile and conflict-affected settings. Supported by more than 1,000 personnel across five multi-country offices—spanning North, West, Central, Eastern and Southern Africa, and the Horn of Africa—the office advances national priorities through strategic initiatives in Climate Action, Health, Infrastructure, Peace and Security, Middle-Income Country Support, and Small Island Developing States (SIDS). The Regional Office provides strategic leadership, operational support, and oversight in key areas including Partnerships, Communications, Management and Oversight, Infrastructure and Project Management, Health and Safety, and Security. By promoting excellence in project delivery, fostering knowledge sharing, and driving continuous improvement, the office contributes to sustainable infrastructure, transparent resource management, and a better quality of life for communities across the continent.

Based in Tunis, the North Africa Multi-Country Office (NAMCO) oversees operations in Algeria, Egypt, Libya, and Morocco, delivering project management, financial services, infrastructure, procurement, and human resources support. With active project offices in Morocco and Libya, NAMCO works in close partnership with governments, NGOs, and international financial institutions to advance socio-economic development across the region. NAMCO’s portfolio spans health, justice, climate action, and environmental preservation, while promoting youth and women's empowerment through improved access to education and employment opportunities. Key initiatives include: supplying digital learning materials for Tunisian schools (World Bank), supporting Tunisia’s national development plan (AICS), enhancing maritime border management (EU), delivering high-tech health equipment to 75 hospitals (World Bank), supporting resilient agriculture in Libya (IFAD), and advancing vocational training in Morocco (KOICA). NAMCO’s work contributes directly to inclusive growth and progress toward the Sustainable Development Goals (SDGs).

Since December 2022, UNOPS has partnered with the Government of Madagascar to advance sustainable development, reaching over six million people through initiatives in health, energy, agriculture, and infrastructure. By fostering strong collaboration with national institutions and development partners, UNOPS supports resilience, essential service delivery, and local economic growth. In health, World Bank-funded projects such as MIAROVA, PPSB, and PARNII strengthen vaccine cold chains and provide biomedical equipment to hospitals. In energy and connectivity, projects like PROGIDY, MIONJO, LEAD, and DECIM improve public service delivery and expand access to solar energy. Agricultural and environmental sustainability are promoted through AD2M and DEFIS, funded by IFAD and the OPEC Fund, which support irrigation, rural roads, and environmental protection. The CASEF project enhances national resilience by rehabilitating key runways. These efforts reflect UNOPS's commitment to supporting Madagascar’s development priorities and improving the quality of life for its people.

Le/la Project Management Support Officer fournit un appui opérationnel, analytique et administratif afin d'assurer la planification, la mise en œuvre et le suivi efficaces des projets, conformément aux politiques de l’UNOPS ainsi qu’aux exigences des clients et des partenaires.Le/la titulaire du poste soutient les activités liées à la gestion des données, au reporting, aux achats, aux aspects financiers et/ou logistiques qui contribuent à une exécution efficiente des projets.Il/elle collecte, valide et analyse les données des projets, puis produit des analyses et des rapports permettant d'éclairer la prise de décision fondée sur des données probantes et d'améliorer la performance des projets.Le/la Project Management Support Officer facilite la coordination entre les équipes projet, les partenaires et les unités de support afin de garantir la mise en œuvre des activités dans les délais impartis et le respect des procédures établies. Le/la titulaire du poste peut également effectuer des missions sur le terrain pour appuyer la collecte de données, les activités de formation et l'engagement des parties prenantes, contribuant ainsi au renforcement des systèmes, des processus et des outils de suivi et de reporting des projets.

Gestion des données, analyse et reporting

• Collecter, nettoyer, structurer et valider les données des projets afin d'en garantir l'exactitude, la cohérence et la fiabilité.

• Développer et maintenir des bases de données, des tableaux de bord et des systèmes de gestion de l'information permettant un suivi des projets en temps réel.

• Réaliser des analyses statistiques et qualitatives afin d'identifier les tendances, de produire des analyses et d'éclairer la prise de décision.

• Contribuer à la préparation de rapports analytiques et visuels, de notes de synthèse et de présentations destinés aux parties prenantes internes et externes.

• Mettre en place des outils automatisés et des systèmes de visualisation des données (Power BI, Looker Studio, etc.) afin d'améliorer l'accessibilité et l'interprétation des données.

• Assurer des contrôles rigoureux de la qualité des données ainsi que la validation des sources de données et des outils utilisés.

Mise en œuvre des projets et appui opérationnel

• Appuyer la planification, la budgétisation et l'exécution des projets, tout en veillant au respect des procédures de l'UNOPS ainsi que des exigences des clients et des bailleurs de fonds.

• Préparer la documentation des projets, notamment les termes de référence (TdR), les accords, les budgets et les demandes d'achat.

• Contribuer à la coordination des ateliers, des missions et des consultations avec les parties prenantes, y compris les dispositions logistiques et les déplacements.

• Assurer la liaison avec les unités de services support concernant les achats, la contractualisation et les processus de paiement, en garantissant la conformité aux normes de l'UNOPS.

• Suivre les jalons, les résultats et les livrables des projets, et alerter la direction en cas de retard ou de risque.

Coordination des achats, des finances et de l'administration

• Appuyer la préparation et le suivi des plans d'achats et des plans d'ateliers, en veillant à leur adéquation avec les besoins des projets.

• Réaliser des études de marché, soutenir les processus de sollicitation et participer à l'évaluation des offres ainsi qu'à la gestion des contrats.

• Suivre l'utilisation des budgets des projets, examiner les rapports financiers et maintenir une documentation complète à des fins d'audit et de reporting.

• Traiter les demandes de déplacement, les notes de frais et les transactions financières associées conformément aux politiques de l'organisation.

Suivi, évaluation et appui à la prise de décision stratégique

• Développer et maintenir des systèmes et des outils de suivi permettant de mesurer les progrès par rapport aux plans de travail et aux indicateurs de performance.

• Contribuer à l'élaboration de modèles prédictifs et analytiques afin de soutenir la planification stratégique et les prévisions.

• Appuyer les évaluations internes et les revues de performance fondées sur les données afin d'évaluer les résultats et l'impact des projets.

• Fournir des contributions en temps voulu pour les rapports destinés aux bailleurs de fonds et les rapports institutionnels, en garantissant la rigueur analytique et la conformité aux normes de reporting.

Capitalisation des connaissances et partage des bonnes pratiques

• Appuyer l'organisation, l'animation et la mise en œuvre de formations et de sessions d'apprentissage en gestion de projet.

• Participer aux initiatives de partage des connaissances et aux communautés de pratique (CoP), en contribuant aux enseignements tirés et aux bonnes pratiques.

• Mener des recherches sur des thématiques liées à la gestion de projet et contribuer à la rédaction de rapports, de synthèses et de notes d'information.

Requis :

• Licence (ou diplôme équivalent) dans n'importe quelle discipline, assortie de 2 années d'expérience professionnelle pertinente, ou

• Master (ou diplôme équivalent) dans n'importe quelle discipline, sans expérience professionnelle préalable requise.

Souhaité :

• Une certification professionnelle reconnue à l'échelle internationale ou une adhésion à un organisme professionnel dans le domaine de la gestion de projet est souhaitée.

Requis :

• Une expérience professionnelle pertinente en gestion de projet ou dans des domaines connexes est requise.

• Une maîtrise avérée des outils de collaboration et de productivité (par exemple, MS Office, Google Workspace/G-Suite, etc.) ainsi que des systèmes de gestion en ligne (web-based management systems) est requise.

Souhaité :

• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.

• Une expérience dans des contextes de développement ou d'action humanitaire est souhaitée

• UNOPS does not accept unsolicited resumes.
• UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered.
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments.
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
• We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
• UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.
  

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post.
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here.
• For more details about the contract types, please click here.
• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda.
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.