Project Management Support - Officer

In Latin America and the Caribbean, UNOPS operates across 23 countries, delivering high-impact solutions that drive sustainable development. UNOPS focuses on building and improving resilient infrastructure—including roads, bridges, public facilities, sanitation systems, and housing—to enhance quality of life and foster inclusive growth. UNOPS also supports public health by procuring essential medicines and medical equipment, ensuring broader access to healthcare services. By strengthening institutional capacities, UNOPS promotes transparent, efficient, and equitable public management. As a trusted partner to governments and development stakeholders, UNOPS aligns its interventions with national priorities, helping countries advance the Sustainable Development Goals through practical, results-driven support.

UNOPS en Costa Rica desarrolla iniciativas en sectores estratégicos como infraestructura vial, proyectos de infraestructura en agua y saneamiento, infraestructura vertical, proyectos de adquisiciones, entre otros, aportando sus capacidades en materia de gerenciamiento de proyectos complejos, asesoramiento técnico y adquisiciones, con un enfoque de sostenibilidad y resiliencia; en todos los casos, aplicando el enfoque de derechos humanos y la perspectiva de género.

El/la Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos (PSO) proporciona apoyo administrativo, logístico y financiero a los proyectos, asegurando una alta calidad, precisión y coherencia del trabajo, y promueve un enfoque orientado al seguimiento compatible con las normas y reglamentos de UNOPS.

1. Implementación de Proyecto

• Apoyo a los/as Gerentes de Proyecto en la preparación de documentos de términos de referencia, MOA/MOU, los planes de trabajo (contratación y personal), entre otros.
• Servir de enlace con partes interesadas como Adquisiciones en la gestión de órdenes de compra, contratos y solicitudes de pago.
• Proporcionar información sobre el estado del proyecto a los/las Gerentes de Proyecto para identificar y gestionar los riesgos y los problemas que se plantean.
• Gestionar los flujos de información y supervisar los controles de cambios, los registros de riesgos y la gestión de problemas mediante el establecimiento de procedimientos de control de documentos.
• Elaboración y mantenimiento de archivos de proyectos, incluyendo informes de proyectos internos y externos.
• Informar al/la Gerente de Proyecto de cualquier desviación del plan y actualizar los planes.
• Trabajar con el/la Gerente de Proyecto para identificar y gestionar los riesgos.

2. Gestión Financiera

• Apoyo a los/las Gerentes de Proyecto en la preparación de los presupuestos, las revisiones y la información financiera y que se cumpla con los procedimientos y normas de UNOPS.
• Brindar apoyo en el monitoreo del presupuesto del proyecto y los gastos financieros, así como velar por que los procedimientos administrativos estén en línea con el plan de trabajo y los acuerdos en curso.
• Asesorar sobre la disponibilidad de los fondos del proyecto para solicitudes, a través de la previsión mensual de requerimientos durante la vida del proyecto.
• Asesorar a los/las Gerentes de Proyecto en la variación de los presupuestos y preparar revisiones según sea necesario.
• Preparar Grand Ledger Journal of Expenses (GLJEs) y garantizar la recuperación eficiente del costo de Locally Managed Direct Costs (LMDC)/Centralized Managed Direct Costs (CMDC) como se estipula en la base del proyecto.
• Preparar informes financieros en estrecha coordinación con la oficina regional de la UNOPS (LCR) Finanzas, para apoyar los proyectos.
• Revisar y asegurar la precisión de los documentos de apoyo financiero como se requiere para la aprobación a través de la Sede.
• Gestionar el adecuado control de los gastos de proyectos, la previsión, la revisión trimestral de las OP y el cierre de los saldos que no se necesiten.
• Gestionar la adecuada liquidación de las solicitudes de pago antes de su presentación a la Unidad de Finanzas.
• Proporcionar apoyo administrativo al área de finanzas, compras, logística y recursos humanos en asuntos relacionados con el presupuesto, pagos, órdenes de compra y contratos.
• Mantener registro de todos los documentos financieros de los proyectos de apoyo para los procesos de auditoría y revisión.
• Supervisar el estado de las actividades de cierre del proyecto y comprobar la exactitud de los datos en el sistema ERP de UNOPS; informes de proyectos y la documentación correspondiente, preparada por el Proyecto.
• Asistir en el cierre del proyecto apoyando en la preparación de documentos, y que se tomen medidas financieras eficientes.

3. Seguimiento del proyecto, Elaboración de Informes y Gestión del Conocimiento

• Proporcionar asesoramiento y apoyo necesario durante la "fase de formulación" de nuevas iniciativas con enfoque en la garantía de calidad y control de calidad de los documentos del proyecto, costos y las consecuencias financieras, plan de implementación, los hitos y los indicadores de referencia y la adhesión a los procesos y procedimientos de aprobación de proyectos de la UNOPS.
• Apoyar la ejecución de los planes de proyecto aprobados (incluido el establecimiento de hitos).
• Gestionar el flujo de información manteniendo, distribuyendo y archivando notas y registros detallados del proyecto.
• Apoyar la entrega de paquetes de trabajo y monitoreo de progreso.
• Apoyar la recopilación de las lecciones aprendidas según los formatos de informe definidos.
• Garantizar la creación de capacidades locales en todos los niveles y oportunidades de apoyo a la gestión de proyectos.
• Contribuir a la difusión y el intercambio de las mejores prácticas.

• Required

• Licenciatura (equivalente a Bachelor’s degree) en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía, Ingeniería Civil o en Construcción, Ingeniería Industrial o un campo relacionado

Desired

• Maestría (equivalente a Master’s degree) en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía, Gestión de Proyectos o un campo relacionado.
• Certificación en Project Management.

Required

• Mínimo 2 años de experiencia relevante en la gestión de información financiera y/o servicios de apoyo a proyectos de obras de infraestructura.

Desired

• Conocimiento comprobado de las normas y reglamentos de UNOPS en gestión de recursos humanos, adquisiciones, finanzas y administración.
• Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas.
• Experiencia en la generación y compilación de informes complejos.

• UNOPS does not accept unsolicited resumes.
• UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered.
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments.
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
• We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
• UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.
  

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post.
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here.
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• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda.
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.