Grants and Partnership Officer Niger Niamey

Tous les employés du NRC doivent travailler conformément aux valeurs fondamentales de l'organisation : dévouement, innovation, inclusion et responsabilité. Ces attitudes et ces convictions guideront nos actions et nos relations. NRC s'engage pour la sécurité et le bien-être de son personnel et ne tolère pas que ses employés exploitent ou maltraitent des personnes ; il applique une tolérance zéro face à l'inaction.

Contexte

NRC intervient au Niger pour apporter une réponse multisectorielle aux personnes déplacées, aux communautés hôtes et aux autres populations touchées par les crises. Dans le cadre du modèle multi-pays Sahel Central, la Grants Manager supervise les fonctions Grants et Partenariats au Burkina Faso et au Niger, tandis que la gestion opérationnelle du portefeuille demeure organisée au niveau de chaque pays.

Basé à Niamey, le poste apporte un appui opérationnel quotidien à la gestion des subventions du Niger. Sous la supervision directe du Grants Coordinator Niger et avec une ligne technique vers la Grants Manager Sahel Central, il contribue au suivi du portefeuille, au reporting bailleur, au développement des propositions, aux étapes PCM, à la tenue des outils, à l'archivage et aux processus administratifs de partenariat.

Rôles et responsabilités

Le/la Grants Officer soutient la gestion opérationnelle du portefeuille Niger et la mise en œuvre des processus Grants conformément aux procédures NRC et aux exigences des bailleurs. Le poste assure le suivi quotidien des échéances, la collecte et l'organisation des contributions, les contrôles de complétude, la mise à jour des outils et le classement documentaire. Il prépare les dossiers pour la première revue du Grants Coordinator et contribue, dans un périmètre défini, au suivi administratif des partenariats. 

Responsabilités générales

1. Appliquer les politiques, procédures, outils et orientations NRC relatifs à la gestion des subventions, au PCM et aux partenariats.

2. Maintenir des informations complètes et actualisées sur le portefeuille Niger, les échéances, les processus en cours et les documents requis.

3. Appuyer la préparation des rapports bailleurs, des propositions et des modifications contractuelles en organisant les contributions et en effectuant les contrôles de premier niveau.

4. Soutenir la préparation, la documentation et le suivi des Grant Opening Meetings, Grant Review Meetings et Grant Closure Meetings.

5. Assurer le classement régulier des documents Grants et le contrôle de la complétude du Filing Tree conformément aux standards NRC.

6. Apporter un appui administratif aux processus de partenariat confiés par le Grants Coordinator, dans le respect du manuel et des outils NRC.

7. Collaborer avec les équipes Programme, Finance, Logistique, MEAL et Risk & Compliance et signaler rapidement les retards, incohérences ou risques identifiés.

8. Accomplir toute autre tâche pertinente confiée par la hiérarchie, dans le respect du périmètre et du niveau de responsabilité du poste.

   Responsabilités spécifiques

• Suivi du portefeuille et des outils Grants : mettre à jour le Grants Tracker Niger, le calendrier de reporting, le calendrier PCM et le pipeline à partir des informations validées ; suivre les échéances internes et bailleurs ; préparer des rappels et signaler au Grants Manager les données manquantes, les retards et les points nécessitant une action.

• Appui au reporting bailleur : préparer les rétroplannings des rapports assignés ; partager les canevas et instructions ; collecter, organiser et compiler les contributions des équipes et des partenaires ; vérifier leur complétude et leur conformité formelle ; intégrer les retours reçus et préparer le dossier pour la première revue du Grants Coordinator.

• Appui au développement des propositions : préparer les dossiers de travail et les rétroplannings ; diffuser les canevas et instructions aux contributeurs ; suivre la réception des contributions ; compiler les premières versions et vérifier la présence des annexes obligatoires ; appuyer la saisie et le téléchargement des documents dans les systèmes en ligne sous la coordination du Grants Manager .

• Modifications contractuelles : tenir à jour le suivi des amendements et autres demandes de modification ; collecter les éléments justificatifs ; organiser les contributions Programme, Finance, Logistique et MEAL ; préparer les premières compilations et mettre à jour les outils après validation.

• Gestion du cycle de projet : préparer et mettre à jour les rétroplannings des réunions PCM ; coordonner leur préparation administrative, notamment les invitations, agendas, supports, listes de participants et documents de référence ; participer aux réunions et rédiger les comptes rendus ainsi que les matrices de points d'action.

  • Partager les comptes rendus après validation et suivre les actions convenues avec les responsables concernés.

  • Mettre à jour le calendrier PCM après chaque réunion, reprogrammation ou clôture d'action.

  • Signaler au Grants Manager les actions en retard, les blocages et les documents manquants.

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• Classement et gestion documentaire : classer les accords, propositions, rapports, modifications, correspondances et documents PCM dans le Filing Tree ; effectuer des contrôles périodiques de complétude ; tenir une liste des pièces manquantes et assurer le suivi avec les départements responsables.

• Systèmes électroniques et soumissions : appuyer la préparation des packages de soumission et leur téléchargement dans les systèmes NRC ou bailleurs, sur instruction du Grants Coordinator ou de la Grants Manager ; vérifier que les versions finales validées et les accusés de réception sont correctement archivés.

• Conformité et assurance qualité de premier niveau : utiliser les checklists applicables pour vérifier la complétude, le format, les dates, les annexes et les exigences administratives ; maintenir les principaux documents de référence bailleur ; soumettre au Grants Manager toute question d'interprétation ou de conformité.

• Appui administratif aux partenariats : organiser les réunions avec les partenaires et en rédiger les comptes rendus ; tenir à jour les informations confiées dans le Partnership Tracker ; collecter et classer les documents requis pour les évaluations, la due diligence, les accords et les amendements ; suivre les échéances et la réception des livrables prévus dans les accords, y compris les rapports des partenaires.

• Coordination et appui aux équipes : répondre aux demandes opérationnelles courantes relevant de son périmètre ; partager les canevas et outils validés ; contribuer aux inductions et sessions internes sur les calendriers, le PCM, le Filing Tree et les procédures de base de gestion des subventions.

• Limites de responsabilité : le poste ne dirige pas la stratégie de financement, les négociations bailleurs, la conception des propositions ou la validation finale des rapports et modifications. Il ne valide pas les accords de partenariat, les due diligences ou les mesures de mitigation. Le Grants Coordinator assure le pilotage opérationnel et la première assurance qualité ; la Grants Manager conserve la supervision stratégique, l'arbitrage, l'assurance qualité finale, la validation et la soumission des livrables.

  Étendue et portée du poste

• Interfaces critiques

• Grants Coordinator - Niger

• Grants Manager - Sahel Central 

• Head of Programme et équipe de management pays

• Area Managers, spécialistes de compétences clés, Programme Development Manager et Project Managers

• Équipes Finance, Logistique, Ressources humaines, MEAL et Risk & Compliance

• Organisations partenaires nationales 

• Regional Office et autres fonctions NRC concernées par les processus Grants

Compétences génériques professionnelles

• Diplôme universitaire de niveau licence dans un domaine pertinent, notamment la gestion de projet, les sciences sociales, le développement, les relations internationales, la finance ou un domaine connexe.

• Deux à trois ans d'expérience pertinente en gestion de subventions, gestion de projet, partenariats ou appui programme au sein d'une ONG ou d'une agence des Nations Unies.

• Bonne compréhension du cycle de projet, du reporting, du développement de propositions et des exigences de conformité des bailleurs institutionnels. 

• Expérience de travail avec des organisations partenaires nationales ou locales et connaissance de base des processus de partenariat.

• Capacité à organiser et compiler des contributions provenant de plusieurs départements, à contrôler la complétude des dossiers et à respecter des échéances simultanées.

• Très bonne capacité de rédaction et de synthèse en français ; une bonne maîtrise professionnelle de l'anglais constitue un atout.

• Très bonne maîtrise de Microsoft Word et Excel, de SharePoint et des outils de gestion documentaire.

• Rigueur, sens de l'organisation, autonomie dans l'exécution des tâches assignées et capacité à signaler les difficultés en temps utile.

• Disponibilité pour effectuer des déplacements dans les zones d'intervention, conformément aux exigences du poste.

  Compétences contextuelles connaissances et expérience

• Bonne connaissance du contexte humanitaire et institutionnel du Niger.

• Expérience de travail avec des équipes multidisciplinaires et des bureaux terrain dans des contextes complexes et volatils.

• Compréhension des enjeux de conformité, de redevabilité et de gestion des risques liés aux subventions et aux partenariats.

• Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés et à maintenir des relations professionnelles constructives.

  Compétences comportementales

Ces qualités personnelles influencent la réussite des personnes dans leur travail. Le cadre de compétences du NRC énonce 12 compétences comportementales ; les suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Planifier et obtenir des résultats

• Travailler avec les autres

• Communiquer avec impact et respect

• Analyser

• Faire face aux environnements peu sûrs

Profil de leadership du NRC, le type de comportement attendu de nos responsables :

• Construire des relations significatives

• Agir avec intégrité

• Responsabiliser les autres

• Obtenir des résultats

  Gestion de la performance

L'employé.e sera responsable des responsabilités et des compétences conformément au Manuel de gestion de la performance du NRC. Les documents suivants seront utilisés pour les évaluations du rendement :

• La description du poste

• Le plan de travail et de développement

• Le modèle d'évaluation du rendement à mi-parcours ou à la fin de la période d'essai

• Le modèle d'évaluation des performances de fin de mandat

• Le cadre de compétences du NRC

• treat everyone with respect and dignity 
• contribute to building a safe environment for all 
• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH) 
• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH

The Internal Displacement Monitoring Centre (IDMC) is the world’s authoritative source of data and analysis on internal displacement. Since our establishment in 1998 as part of the Norwegian Refugee Council (NRC), we offer a rigorous, transparent and independent service to the international community, and inform policy and operational decisions to improve the lives of people living in, or at risk of, internal displacement.

With a team of more than 30 people in Geneva and an annual budget of over 5 million USD, we monitor more than 130 countries in the world for which we provide verified, consolidated and multi-sourced estimates of the number of people internally displaced or at risk of becoming displaced by conflict, violence, disasters and development projects. We complement this global data with interdisciplinary research into the drivers, patterns and impacts of internal displacement. Using this evidence, we provide tailor-made advice and support to inform global, regional and national policy-making. Our data and evidence are published on our website and via our Global Internal Displacement Database (http://www.internal-displacement.org/database/displacement-data). Our flagship report, the Global Report on Internal Displacement (https://www.internal-displacement.org/global-report/grid2020/), published every year in May, is the world reference on IDP statistics, featuring trends and thematic analyses, country and regional spotlights.