Administrative Manager - (Field Only)

Résumé du poste :  

Le/La Responsable Administratif(ve) est chargé(e) de gérer la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et performants, et de coordonner des fonctions dans au moins deux des domaines opérationnels suivants : Ressources humaines, Logistique de la chaîne d’approvisionnement, Achats pour les programmes et/ou Gestion du parc automobile, en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) visant à servir les populations pauvres et vulnérables.

Le/La Responsable Administratif(ve) promeut et garantit une bonne gestion des ressources et veille à l’intégration d’approches de services de haute qualité dans les systèmes, politiques et procédures administratives.

Rôles et responsabilités clés : 

• Planifier, coordonner, suivre et rendre compte des activités et des ressources nécessaires afin d’assurer une prestation de services administratifs rentable et de qualité. Anticiper les défis de mise en œuvre afin de garantir la continuité des services. 

• Coordonner deux fonctions opérationnelles en plus de la fonction administrative afin d’assurer une prestation de services d’appui efficace et de haute qualité. Contribuer à la résolution des défis affectant la bonne gestion et l’utilisation optimale des actifs et ressources des programmes. 

• Veiller à ce que les systèmes, processus et politiques administratifs soient conformes aux normes de l’organisation ainsi qu’aux exigences des bailleurs et à la législation locale par les bureaux de Kinshasa, Bunia, Goma et Bukavu. Recommander des améliorations des pratiques de bureau et coordonner la révision des systèmes, politiques et procédures afin de contribuer à l’excellence opérationnelle. 

• Superviser l’utilisation et la gestion efficaces des actifs du programme (CP) et des installations louées. Garantir des procédures d’achats pleinement conformes pour les fournitures de bureau et les systèmes de gestion des immobilisations dans les bureaux de Kinshasa, Goma, Bunia et Bukavu. Organiser le suivi, le contrôle et le reporting des inventaires dans les bureaux de Kinshasa, Goma, Bunia et Bukavu. 

• Gérer efficacement le personnel administratif basé a Kinshasa, Bunia, Goma et Bukavu et assurer la supervision. Gérer la dynamique d’équipe et le bien‑être du personnel. Fournir un encadrement, élaborer des plans de développement individuels adaptés et assurer la gestion de la performance des collaborateurs directs. Suivre et évaluer les performances afin de garantir la capacité à soutenir efficacement des programmes de haute qualité. 

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• Servir de point focal et entretenir des relations avec les parties prenantes externes pertinentes (propriétaires, prestataires de services, etc.) sur les questions administratives relevant de son périmètre, et veiller à ce que les autorisations et documents requis soient à jour. 

• Veiller à ce que le personnel ait accès aux informations, formations, matériels et équipements de sécurité nécessaires afin d’assurer un environnement de travail sûr et adéquat. 

• Gérer la fourniture des services et de l’appui logistique et de voyage au personnel et aux visiteurs. Superviser l’organisation des événements, y compris les visites de délégations, les formations et les ateliers.

• Appuyer les administratives officers basees dans les bureaux de Goma et Bunia pour la mise en œuvre des procédures administratives.

• Assurer la bonne gestion et bon fonctionnement des Guesthouses de Kinshasa.

Qualifications requises :  

• Diplôme de niveau Bac + 2 ans (DUT/BTS) en administration des affaires, gestion, ou dans un domaine pertinent, ou expérience équivalente.

• Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle dans des fonctions d’appui administratif, avec des responsabilités croissantes.

Qualifications souhaitées :  

• Une expérience professionnelle supplémentaire est souhaitable. 

• Expérience en gestion de bureau, un atout. 

• Expérience au sein d’une ONG, un atout. 

• Expérience en achats/approvisionnement, un atout. 

• Expérience et aptitudes en gestion du personnel favorisant un environnement d’apprentissage, un atout. 

• Maîtrise des outils MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.

Connaissances, compétences et aptitudes : 

• Excellentes capacités de planification, d’organisation et de gestion du temps. 
• Capacité à porter des jugements éclairés et à prendre de bonnes décisions. 
• Fort sens du service client avec d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. 
• Éthique professionnelle et capacité à maintenir la confidentialité. 
• Esprit d’initiative, débrouillard(e), orienté(e) solutions et résultats.

Langues requises : Lister les langues nécessaires pour exercer le poste.

Déplacement : Indiquer le pourcentage de déplacements requis, le cas échéant (ex. : doit être disposé(e) et capable de voyager jusqu’à 25 %).

Responsabilités de supervision : Oui.

Les candidatures feminies sont vivement encouragées!

Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality.  Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding.  We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse.  The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

Disclaimer:  This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position. 

CRS is an Equal Opportunity Employer.

General Requirements

CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements.  All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.

CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.