Introducción | Introduction 

Establecida en 1951, la OIM es un Organismo Afiliado de las Naciones Unidas y, como la principal agencia de la ONU en el ámbito de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover una migración humana y ordenada en beneficio de todas las personas. Para ello, brinda servicios y asesoría a los gobiernos y a las personas migrantes. 

La OIM está comprometida a garantizar un entorno laboral donde todos los empleados puedan desarrollarse profesionalmente, mientras trabajan para aprovechar al máximo el potencial de la migración. Puedes leer más sobre la cultura laboral de la OIM en: IOM workplace culture | International Organization for Migration. 

Se aceptan postulaciones de candidatos internos y externos. Para todas las vacantes de la OIM, las solicitudes de candidatos calificados y elegibles de primera categoría son consideradas antes que las de candidatos calificados y elegibles de segunda categoría durante el proceso de selección. Para los fines de esta vacante, los candidatos internos y equivalentes a internos se consideran candidatos de primera categoría. Cualquier oferta que se haga al candidato en relación con esta convocatoria estará sujeta a la confirmación de fondos. 

Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the leading UN agency in the field of migration, works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and advice to governments and migrants. 
 
IOM is committed to ensuring a workplace where all employees can thrive professionally, while working towards harnessing the full potential of migration. Read more about IOM's workplace culture at IOM workplace culture | International Organization for Migration 

Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal and internal-equivalent candidates are considered as first-tier candidates. Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation. 

Contexto Organizacional y Alcance | Organizational Context and Scope 

Bajo la supervisión general del Oficial de Gestión de Recursos (RMO) en la OIM Guatemala, la supervisión directa del Oficial Nacional de Recursos Humanos (NHRO), y en coordinación con las unidades pertinentes en la Sede y los Centros Administrativos, el/la candidato/a seleccionado/a será responsable de gestionar y supervisar las funciones de gestión de recursos en materia de Recursos Humanos dentro de la Misión de la OIM en Guatemala.

Under the overall supervision of the Resources Management Officer (RMO) in IOM Guatemala, the direct supervision of National Human Resources Officer (NHRO), and in collaboration with the relevant units at Headquarters and the Administrative Centers, the successful candidate will be responsible and accountable for managing the resources management functions in terms of Human Resources in the IOM Guatemala Mission.

Responsabilidades | Responsabilities 

1. Apoyar los procesos de reclutamiento en la oficina mediante la coordinación de la publicación de Vacantes (Vacancy Notice/Special Vacancy Notice), la recepción y clasificación de aplicaciones, la organización de entrevistas y pruebas, la preparación de toda la documentación y materiales requeridos, el envío de comunicaciones a los candidatos, la verificación de referencias con empleadores anteriores y cualquier otra actividad relacionada según sea asignada.
2. Llevar a cabo actividades previas a la contratación, tales como la preparación de la documentación de Entrada en Funciones (EOD) y la recopilación de la documentación de respaldo, la coordinación de exámenes médicos de ingreso, el seguimiento con Servicios Médicos sobre las autorizaciones médicas, la coordinación de sesiones de inducción, la organización de sesiones de seguridad y exámenes médicos, la inclusión en planes de seguro según corresponda, la creación del expediente personal, entre otros.
3. Desempeñar las funciones asignadas en el sistema organizacional de Recursos Humanos, prestando especial atención a la consistencia y exactitud de los datos; ingresar y mantener información basada en aprobaciones y documentación de respaldo; dar seguimiento a la situación contractual y beneficios, y generar reportes y demás documentación relacionada con Recursos Humanos.
4. Desempeñar el rol de Timekeeper; mantener, actualizar y conciliar los saldos de licencias con base en la documentación de respaldo; generar y editar reportes relacionados con licencias; responder consultas generales sobre la administración de licencias; orientar al personal sobre los procedimientos de solicitud y aprobación en el sistema.
5. Apoyar los procesos de separación, clasificación, reclasificación y promoción mediante la recopilación de la documentación necesaria, la elaboración de formularios, la realización de cálculos básicos, la obtención de aprobaciones y la coordinación con las unidades pertinentes en la Oficina Regional y los Centros Administrativos.
6. Actualizar y mantener los sistemas de archivo electrónicos y físicos de la unidad, incluyendo expedientes de personal con toda la documentación de respaldo, archivos de reclutamiento, políticas, reglamentos, lineamientos y manuales de Recursos Humanos, controles internos, entre otros.
7. Redactar certificados de trabajo, avisos, cartas, informes, presentaciones, gráficos, etc.; actualizar el organigrama y apoyar en la entrega oportuna de documentación.
8. Apoyar la organización de reuniones, actividades de capacitación y otros eventos de Recursos Humanos mediante la realización de actividades logísticas, como la coordinación de salas, equipos y materiales, la preparación de correspondencia y la elaboración y compilación de documentos.
9. Responder a consultas generales relacionadas con políticas, instrucciones y procedimientos de Recursos Humanos.
10. Realizar otras funciones relacionadas según sean asignadas.

1. Support recruitment processes in the office by coordinating the publication of Vacancy Notice/Special Vacancy Notice, receiving and sorting applications, arranging interviews and tests, preparing all the required documentation and materials, sending communications to candidates, contacting previous employers for reference checks and any other related activity as assigned.
2. Carry-out pre-employment activities such as preparation of Entry on Duty (EOD) documentation and collection of supporting documentation, coordination of EOD medical exams, follow-up with Medical Services on medical clearances, coordination of orientation sessions, arrangement for security briefing and medical examinations, inclusion in insurance plans as appropriate, creation of personal file, etc.
3. Perform assigned role(s) in the organizational HR system, paying special attention to data consistency and accuracy; input and maintain data based on approvals and supporting documentation; monitor and follow up on contractual situation and entitlements and generate reports and other HR-related documentation.
4. Perform the role of Timekeeper; maintain, update and reconcile leave quotas based on supporting documentation; generate and edit leave-related reports; respond to general questions concerning leave administration; guide staff on request and approval procedure in the system.
5. Support separation, classification, reclassification and promotion processes by collecting necessary documentation, drafting forms, making basic calculations, obtaining approvals and coordinating with relevant units in the Regional Office and Administrative Centers.
6. Update and maintain electronic and physical archiving systems in the unit including personnel files with all supporting documentation, recruitment files, Human Resources policies, regulations, guidelines and manuals, internal controls, etc.
7. Draft certificates of employment, notices, letters, reports, presentations, graphs, etc.; update the organizational chart and support timely submission of documents.
8. Support the organization of meetings, training activities and other Human Resources events by carrying out logistical activities such as arranging meeting facilities, equipment, materials, preparation of correspondence and drafting and assembling of documents.
9. Respond to general inquiries regarding Human Resources policies, instructions and procedures.
10. Perform other related duties as assigned.

Calificaciones y Experiencia Requeridas | Required Qualifications and Experience 

Educación | Education 

• Diploma de educación secundaria con cuatro años de experiencia relevante; o,
• Título universitario (licenciatura) en Recursos Humanos, Administración de Empresas, Psicología o un campo relacionado, con al menos dos años de experiencia profesional relevante.

• High School diploma with four years of relevant experience; or,
• Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, Psychology or related field with two years of relevant professional experience.

Universidades acreditadas son aquellas que se encuentran listadas en UNESCO World Higher Education Database.

Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.

Experiencia | Experience  

• Dominio de aplicaciones de Microsoft Office, por ejemplo, Word, Excel, PowerPoint, correo electrónico y Outlook; la experiencia previa en ORACLE será considerada una ventaja adicional;
• Atención al detalle, con habilidad para organizar documentación de manera metódica;
• Discreción, enfoque al detalle y orientación al cliente, paciencia y disposición para aprender nuevas habilidades; y,
• Experiencia laboral previa con organizaciones humanitarias internacionales, organizaciones no gubernamentales o instituciones gubernamentales en un entorno multicultural será considerada una ventaja.

• Proficient in Microsoft Office applications e.g. Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook; previous experience in ORACLE is a distinct advantage;
• Attention to detail, ability to organize paperwork in a methodical way;
• Discreet, details and clients-oriented, patient and willingness to learn new things; and,
• Prior work experience with international humanitarian organizations, non-government or government institutions/organization in a multi-cultural setting is an advantage.

Habilidades | Skills 

• Dominio de aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint, correo electrónico y Outlook; la experiencia previa en ORACLE constituye una ventaja adicional;
• Atención al detalle, con capacidad para organizar documentación de manera metódica;
• Discreción, orientación al detalle y al cliente, paciencia y disposición para aprender nuevas habilidades.

• Proficient in Microsoft Office applications e.g. Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook; previous experience in ORACLE is a distinct advantage;
• Attention to detail, ability to organize paperwork in a methodical way;
• Discreet, details and clients-oriented, patient and willingness to learn new things;

Idiomas | Languages 

Todo el personal de la OIM, en todas las categorías, debe ser fluido en uno de los idiomas oficiales de la OIM (inglés, francés o español). 

Requerido  

• Para este puesto, se requiere fluidez en español e inglés (oral y escrita). 

Deseable 

• Para esta posición, Se valorará el conocimiento y dominio de alguno de los idiomas mayas. 

Dominio del/los idioma(s) requerido(s) será específicamente evaluado durante el proceso de selección, el cual podrá incluir evaluaciones escritas y/o orales. 

All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish). 

Required 

• For this position, fluency in Spanish and English is required (oral and written). 

Desirable 

• For this position, knowledge and proficiency in one of the Mayan languages will be considered an asset. 

Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments. 

Competencias requeridas | Required Competencies 

El marco de competencias de la OIM puede consultarse en este enlace. Las competencias serán evaluadas durante el proceso de selección. 

Valores - Todos los miembros del personal de la OIM deben respetar y demostrar estos cinco valores: 

• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión. 
• Integridad y transparencia: Mantiene altos estándares éticos y actúa de manera coherente con los principios, normas y estándares de conducta de la Organización. 
• Profesionalismo: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida, y ejerce un juicio cuidadoso ante los desafíos cotidianos. 
• Valentía: Demuestra disposición para adoptar una postura frente a cuestiones importantes. 
• Empatía: Muestra compasión hacia los demás, hace que las personas se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia. 

Competencias Básicas - Indicadores conductuales - Nivel 1 

• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración efectiva dentro y entre las unidades para alcanzar objetivos compartidos y optimizar resultados. 
• Orientación a resultados: Produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio. Está orientado/a a la acción y comprometido/a con el logro de los resultados acordados. 
• Gestión e intercambio de conocimientos: Busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar. 
• Responsabilidad: Asume la responsabilidad de alcanzar las prioridades de la Organización y responde por sus propias acciones y el trabajo delegado. 
• Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivadora. 

Competencias Gerenciales - Indicadores conductuales N/A 

• Liderazgo: Proporciona una dirección clara, lidera con el ejemplo y demuestra capacidad para llevar adelante la visión de la Organización. Apoya a otros para que desarrollen su liderazgo y potencial profesional. 
• Empoderamiento de otros: Crea un entorno propicio donde el personal pueda aportar lo mejor de sí y desarrollar su potencial. 
• Construcción de confianza: Promueve valores compartidos y crea un ambiente de confianza y honestidad. 
• Pensamiento estratégico y visión: Trabaja estratégicamente para alcanzar los objetivos de la Organización y comunica una dirección estratégica clara. 
• Humildad: Lidera con humildad y muestra apertura para reconocer sus propias áreas de mejora. 

IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process. 

Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values: 

• Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion. 
• Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct. 
• Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges. 
• Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance. 
• Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated. 

Core Competencies – behavioural indicators Level 1 

• Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results. 
• Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes. 
• Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate. 
• Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work. 
• Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way. 

Managerial Competencies – behavioural indicators N/A, if with direct reports 

• Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential. 
• Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential. 
• Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty. 
• Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction. 
• Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings.  

Notas 

Esta vacante se publica bajo el proceso de reclutamiento expedited. Por lo tanto, únicamente los candidatos internos y equivalentes a internos serán elegibles para ser considerados.

Adjuntar Currículum Vitae y Carta de Interés (solo en formato PDF).

Se recomienda consultar este enlace para obtener orientación sobre la categoría de puesto de la OIM. 

Cualquier oferta que se haga al candidato en relación con esta convocatoria estará sujeta a la confirmación de fondos. 

Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos nacionales o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en el país. 

Este proceso de selección podrá utilizarse para cubrir puestos similares en distintos lugares de destino. Los candidatos recomendados seguirán siendo elegibles para ser nombrados en un puesto similar durante un período de 24 meses. 

El nombramiento estará sujeto a la certificación de que el candidato es médicamente apto para el cargo, a la acreditación correspondiente, así como al cumplimiento de cualquier requisito de residencia o visado y a las autorizaciones de seguridad pertinentes. 

La OIM aplica una política de tolerancia cero frente a conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de la OIM, incluida la explotación y el abuso sexual, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación por motivos de género, nacionalidad, edad, raza, orientación sexual, origen religioso o étnico, o discapacidad. 

La OIM no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de su proceso de contratación (postulación, entrevista, tramitación, capacitación u otros). Asimismo, la OIM no solicita información relacionada con cuentas bancarias. 

La OIM solo acepta solicitudes debidamente completadas y enviadas a través del sistema de contratación electrónica (e-Recruitment) de la OIM (para candidatos internos, en este enlace). La herramienta en línea también permite a los candidatos dar seguimiento al estado de su solicitud. 

No se aceptarán solicitudes fuera de plazo. Solo se contactará a los candidatos preseleccionados. 

Para más información y otras ofertas de empleo, puede visitar nuestro sitio web: OIM – Empleo y Vacantes. 

Notes 

This vacancy is published under the expedited recruitment process. Therefore, only internal and internal-equivalent candidates are eligible to be considered.

Attach Curriculum Vitae and Letter of Interest (PDF format only).

Please refer to this link for guidance on IOM Job Category. 

Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation. 

This vacancy is open only to citizens or foreign nationals who are legally authorized to work in the country. 

This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months. 

Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, security clearances. 

IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities. 

IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts. 

IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM e-Recruitment system (for internal candidates link here). The online tool also allows candidates to track the status of their application. 

No late applications will be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted. 

For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies