Job Description

Contexto de la Unidad

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 32 departamentos y 360 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia, aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2025-2027 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con cuatro prioridades de trabajo: 1) E Consolidación de la paz, seguridad humana y justicia social; 2) Protección social e inclusión socioeconómica; 3) Medio ambiente, acción por el clima y transición energética y 4) Facilitadores de la Agenda 2030.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo, que agrupa el portafolio de Desarrollo Sostenible y el portafolio de Inclusión Productiva y Protección Social y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva, que reúne el portafolio de Gobernabilidad Democrática, el de Construcción de Paz y el portafolio de Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.

El Centro de Servicios se encarga de centralizar y estandarizar funciones operativas y/o administrativas empleando un enfoque centrado en el cliente. Busca prestar servicios que apoyen a las unidades programáticas y demás áreas de la oficina de país en la consecución de los objetivos planteados, a través de procesos eficientes en términos de adquisiciones, reclutamiento y de coordinación de misiones.

Su propósito es aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la calidad de los servicios internos mediante el cumplimiento de los siguientes objetivos:

Eficiencia operativa: Reducir la duplicidad de funciones y aprovechar economías de escala.

Estandarización de procesos: Aplicar procedimientos uniformes que aseguren calidad y cumplimiento normativo.

Reducción de costos: Al centralizar funciones, se minimizan gastos administrativos y se optimizan recursos.

Calidad y consistencia en la prestación del servicio: Brindar servicios con tiempos de respuesta definidos y resultados medibles.

Mayor enfoque en el core de la organización: Permitir que las unidades de negocio se concentren en su misión principal.

Transparencia y trazabilidad: Facilitar la supervisión y el control mediante sistemas centralizados.

En este contexto, la Unidad de Adquisiciones del Centro de Servicios tiene como objetivo brindar asesoría técnica y acompañamiento a los clientes internos en los procesos de adquisición de bienes y servicios, asegurando el cumplimiento de los lineamientos corporativos, normativos y de control interno aplicables.

La unidad es responsable de coordinar y gestionar los procesos de adquisición en sus distintas etapas, desde la planificación y asesoría previa, pasando por la publicación o invitación, la evaluación de ofertas y la formalización contractual, hasta la gestión de enmiendas o terminaciones, garantizando altos estándares de calidad, transparencia y eficiencia.

El cargo de Asociado/a Técnico/a en Adquisiciones cumple un rol fundamental en el Área de Adquisiciones al contribuir directamente a la implementación eficiente, transparente y conforme a las políticas institucionales de los procesos de compra de bienes y servicios, así como la gestión de eventos que respaldan la ejecución de los programas y proyectos de la organización.

Este rol permite fortalecer la capacidad operativa del área de adquisiciones, asegurando el acompañamiento técnico a los clientes internos, la correcta gestión de los procesos en sus diferentes etapas y el adecuado uso de los sistemas y herramientas corporativas. Su aporte es clave para garantizar la continuidad de las operaciones, la calidad de la gestión contractual y el cumplimiento de los principios de integridad, rendición de cuentas y mejor relación calidad-precio que rigen las adquisiciones del PNUD, contribuyendo de manera directa al logro de los resultados institucionales.

2. Alcance del trabajo

De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Asociado/a Técnico/a en Adquisiciones brinda acompañamiento técnico, metodológico y logístico al proceso de compra de bienes y servicios.

El/La Asociado/a técnico/a en Adquisiciones trabaja en estrecha colaboración con las diferentes unidades de la oficina garantizando el cubrimiento de las necesidades de contratación que estas tengan y que correspondan a la unidad de Adquisiciones y desempeña las siguientes funciones:

A. Asegura la implementación de estrategias operacionales enfocadas en el logro de resultados:

Asegurar el cumplimiento de las políticas, estrategias, reglas y normatividad del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo.

Contribuir con la mejora y actualización de procesos de operacionales procurando la eficiencia y la eficacia.

Identificar y comunicar oportunidades de mejora en procesos y proveedores con enfoque en responsabilidad social corporativa.

B. Contribuye con la implementación de la estrategia de adquisiciones de la oficina, sus proyectos y Agencias del SNU, enfocadas en el logro de resultados:

Participa en la construcción de estrategias de abastecimiento de proveedores y roster.

Utiliza nuevas herramientas corporativas y locales relacionadas con adquisiciones y promueve su oportuno y correcto uso.

C. Gestión Operativa de Adquisiciones eficiente para Eventos conforme las Políticas y Procedimientos del Programa y Operaciones del PNUD.

Procesa adquisiciones menores para eventos y transportes: Revisión de la documentación, colocación de orden de compra en el ERP y notificación a las partes en tiempos adecuados; asegurando la factibilidad de las condiciones contractuales, tiempos operativos y salvaguardas.

Apoya en la preparación y gestión de la competencia secundaria en la modalidad RFQ (Solicitud de cotización) /RFP (Solicitud de propuesta) bajo el acuerdo de largo plazo existente.

Contribuye a la administración contractual mediante la elaboración de enmiendas a contratos existentes de eventos, así como, la correspondiente liquidación, asegurando la información real en el ERP.

Brinda asesoría y revisa solicitudes del personal interno sobre aspectos operativos, administrativos y procedimentales, de tal forma que habilite el cumplimiento de los objetivos programáticos manteniendo total trazabilidad y alineación.

Organiza el trabajo y reporta el estado de avance de manera proactiva a la gerencia del Centro de Servicios permitiéndole a nivel individual y colectivo manejar asignaciones múltiples con restricciones temporales.

D. Provee servicios de adquisiciones para los proyectos de las Áreas Programáticas del PNUD, la Gerencia, la Oficina del Coordinador Residente y otras Agencias, Fondos y Programas de la ONU, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

Apoya la construcción oportuna del plan de adquisiciones y el seguimiento a los procesos de acuerdo con los principios, las reglas y procedimientos del PNUD en todas sus etapas (planeación, asesoría previa, preparación de documentos de invitación, recepción de ofertas, evaluación, comités, adjudicación, negociación, contratación y seguimiento de contratos), garantizando la mejor relación calidad-precio dentro de los tiempos establecidos; realiza presentaciones de procesos contractuales ante comités de compras nacionales e internacionales, manteniendo altos estándares de calidad.

Participa en reuniones sobre temas de adquisiciones, contrataciones y otros a las que sea convocado, y brinda soporte técnico mediante la elaboración y presentación de reportes con información de los procesos de adquisiciones que sean solicitados.

Utiliza y mantiene actualizados los registros de las contrataciones en los sistemas de gestión dispuestos para ello (SharePoint, ERP – módulos de Procurement y Contract Management, entre otros), de acuerdo con el marco de control interno de la oficina

E. Gestión de conocimiento:

Documenta y sistematiza lecciones aprendidas y buenas prácticas de los procesos de adquisiciones, contribuyendo a la mejora continua del área.

Documenta y mantiene registro de las gestiones realizadas utilizando los medios de verificación existentes de manera sistemática, integral y coherente, y apoya la actualización y organización de repositorios, guías y herramientas operativas de adquisiciones. Contribuye a la socialización de orientaciones operativas y uso de herramientas corporativas con clientes internos, otras Agencias, Fondos y Programas.

F. El/la titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

3. Acuerdo Institucional

El/la Asociado/a Técnico/a en Adquisiciones reporta a él/la Gerente del Centro de Servicios.

4. Competencias

Competencias Core

Logro de Resultados: NIVEL 1: Planifica y monitorea su propio trabajo, presta atención a los detalles y entrega trabajo de calidad dentro del plazo.
Pensamiento Innovador: NIVEL 1: Abierto/a a ideas creativas y a riesgos conocidos; resuelve problemas de manera pragmática e impulsa mejoras.
Aprendizaje Continuo: NIVEL 1: Mente abierta y curiosa; comparte conocimientos, aprende de los errores y solicita retroalimentación.
Adaptarse con agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de forma constructiva y es flexible.
Actuar con determinación: NIVEL 1: Demuestra impulso y motivación; capaz de mantener la calma ante la adversidad y actúa con confianza.
Compromiso y asociación: NIVEL 1: Muestra compasión y comprensión hacia los demás; construye relaciones positivas.
Favorece la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Aprecia y respeta las diferencias, es consciente de los sesgos inconscientes y confronta la discriminación.

Competencias multifuncionales y técnicas

Gestión institucional
- Gestión basada en los resultados: Capacidad para gestionar la puesta en marcha de estrategias, programas y proyectos que se centren en la mejora del rendimiento y los resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de las teorías, los conceptos, las metodologías, los instrumentos y las herramientas relevantes
- Gestión de las operaciones: Capacidad para planificar, organizar y supervisar eficazmente diferentes partes de las operaciones corporativas, de forma simultánea e integrada, con el fin de convertir los activos de la organización en los mejores resultados de la manera más eficiente. Conocimiento de conceptos y mecanismos relevantes.
Desarrollo institucional
- Generación de conocimiento: Capacidad para buscar información y convertirla en conocimiento útil, pertinente para el contexto o que responda a una necesidad planteada. Capacidad para aplicar los conceptos existentes a nuevas situaciones y desarrollar nuevos conceptos para generar soluciones viables y nuevos enfoques. Conocimiento de conceptos, modelos conceptuales y teorías relevantes que puedan resultar útiles para abordar situaciones nuevas.
Adquisiciones
- Gestión de las partes interesadas: Capacidad para trabajar con información incompleta y equilibrar intereses que compiten con el fin de crear valor para todas las partes interesadas.
- Gestión de adquisiciones: Capacidad de adquirir bienes, servicios y obras de una fuente externa.
- Gestión de contratos: Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de la gestión de contratos, así como la capacidad de aplicarlos en situaciones estratégicas o prácticas.
- Gestión de categorías: Capacidad para segmentar los gastos en áreas que incluyan productos similares o relacionados y que permitan identificar oportunidades de consolidación y eficacia.

5. Educación académica mínima requerida

Título de Educación Secundaria (a nivel de Bachillerato) es requerido.
Título profesional universitario (a nivel de pregrado) en Ciencias Sociales, Ingenierías, Ciencias Administrativas, Gestión de Turismo, Economía o afines, se dará debida consideración, pero no es un requisito.

La certificación CIPS 2 es altamente deseable para esta posición, y los candidatos que cuenten con este nivel al momento de la aplicación tendrán una ventaja significativa. Si la certificación deseada no está disponible en el momento del reclutamiento, deberá obtenerse dentro del primer año posterior a la contratación. Los candidatos que posean una certificación CIPS en cualquier nivel inferior al indicado al momento de la aplicación tendrán una ventaja proporcional.

6. Tiempo de experiencia laboral relevante

Mínimo 6 años (para Bachilleres) o 3 años (con Título de Pregrado) de experiencia relevante en alguna de las siguientes áreas:
- Adquisición y contratación de personal, y/o de bienes y/o servicios
- Soporte administrativo en procesos de eventos
- En procesos administrativos para la gestión de proyectos

7. Habilidades y competencias requeridas

Conocimiento teórico y práctico sobre administración de contratos incluyendo planeación y seguimiento.
Conocimiento sobre buenas prácticas de adquisiciones y riesgos en las distintas fases: precontractual, contractual y post-contractual.
Experiencia aplicando políticas, reglas y procedimientos de adquisiciones.
Experiencia en la planificación, ejecución y seguimiento de procesos de compra de bienes y servicios.
Experiencia en el uso de ERPs y manejo de software (Ms Word, Excel, Power Point, etc.).
Experiencia en redacción de informes técnicos.

8. Habilidades y competencias deseables

Experiencia previa en el Sistema de Naciones Unidas
Experiencia en la gestión de adquisiciones para servicios logísticos y/o eventos, especialmente en contextos de alta demanda operativa.
Experiencia en procesos de reclutamiento de personas.
Experiencia previa en entornos de servicios compartidos o centros de servicios.

Idiomas(s) requeridos (a nivel laboral)

Fluidez en español es requerido
Nivel Intermedio de inglés es deseable.

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