Descripción de la oficina/unidad/proyecto
El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.
El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.
A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.
Con el fin de consolidar esfuerzos en materia administrativa, se busca crear posiciones de apoyo transversal administrativo que apoyaran a los diferentes proyectos que se desarrollen, en el marco programático del área. Adicionalmente, la implementación de los diferentes proyectos que componen la cartera del área estará acompañada de los enfoques transversales, diferenciados y un equipo interdisciplinar e integral desde lo administrativo y financiero que permitirá garantizar la consolidación de los procesos.
Alcance del trabajo (solo de 5 a 7 elementos)
De conformidad con las normas y procedimientos el/la Auxiliar Administrativo desempeña las siguientes funciones:
Proporciona apoyo eficaz al proyecto centrándose en la consecución de los siguientes resultados:
Asegura la adecuada gestión de información:
Apoyar a la Gerencia del Área con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo de los proyectos.
Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo.
Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.
Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.
Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos.
Participar en las reuniones de seguimiento periódicas.
Asegurar la correcta utilización de equipos de oficina, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados al área (computadores, muebles, video proyector, cámara fotográfica, entre otros).
Realizar una adecuada gestión documental para tenerla actualizada.
Acuerdo institucional:
El/la Auxiliar Administrativo reporta a la Analista Presupuestal y Financiera
Logro de Resultados:
Pensamiento Innovador:
Aprendizaje Continuo:
Adaptarse con agilidad:
Actuar con determinación:
Compromiso y asociación:
Favorece la diversidad y la inclusión:
Competencias multifuncionales y técnicas:
Gestión de eventos (incluidos retiros, formaciones y reuniones:
Política y procedimientos de viaje:
Gestión de Proyectos:
Comunicación:
Gestión de contratos:
Gestión de proveedores/relaciones:
Adquisiciones:
Requisitos mínimos de educación:
Min. años de experiencia laboral relevante:
Para Bachilleres 4 años de experiencia en:
Se podrán considerar personas con título Profesional con 1 año de experiencia en:
Habilidades requeridas:
Habilidades deseadas:
Idioma(s) requerido(s):
Información importante para los solicitantes
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado, el cual podrá encontrar en el siguiente link: PNUD P11 ESPAÑOL 2018.doc (live.com) (copiar y pegar el link en el navegador). El formato debe ser subido en el espacio denominado "Attach CV" que aparecerá en la segunda página del formulario de aplicación.
Postulantes del sexo femenino son altamente alentadas a aplicar. UNDP está tomando medidas para mejorar la paridad de género en todos los niveles. Estamos comprometidos con una cultura inclusiva y de oportunidades emocionantes para las mujeres en el campo de la seguridad.
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.