Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) es líder mundial en la lucha contra las drogas, el crimen organizado transnacional, el terrorismo y la corrupción. UNODC se estableció en 1997 como resultado de la fusión del Centro de las Naciones Unidas para la Prevención del Delito Internacional y el Programa de las Naciones Unidas para el Control Internacional de Drogas. Fue establecida por el Secretario General de las Naciones Unidas para permitir a la Organización centrarse y mejorar su capacidad para abordar los problemas interrelacionados del control de drogas, el crimen y el terrorismo internacional en todas sus formas. El mandato de UNODC consiste en proporcionar asistencia técnica a los Estados Miembros para fortalecer sus capacidades en la lucha contra la delincuencia organizada y el tráfico de drogas. En este contexto, la Oficina de UNODC para Perú presta especial atención a las necesidades nacionales con el fin de prestar una asistencia técnica coherente y eficaz que permita hacer frente a los retos planteados por estos fenómenos en el país. En este contexto y en línea con el fortalecimiento de las operaciones de UNODC en el país, se requiere contar con asistencia en temas administrativos para la Oficina.
Bajo la supervisión directa del Jefe de la Oficina de UNODC para Perú, el/la Asistente asegurará un efectivo y eficiente funcionamiento de la Oficina, brindando total confidencialidad en todos los aspectos que le sean asignados, mantenimiento de procedimientos de protocolo, gestión de flujo de información y seguimiento a compromisos establecidos.
El/la Asistente trabajará en estrecha colaboración con el personal de Operaciones de la oficina de UNODC para la Región Andina y el Cono Sur, Agencias del Sistema de Naciones Unidas en Perú y en contacto con diversas personas de los programas y proyectos de la UNODC, así como de organizaciones en el país, asegurando un efectivo flujo de información, agenda y acciones en el marco de las necesidades de la Oficina.
Duties and Responsibilities
Asegura el funcionamiento eficaz y eficiente de los procesos administrativos de la Oficina País, centrándose en el desempeño de las siguientes funciones:
Proveer apoyo administrativo al Jefe de la Oficina País:
- Proveer apoyo administrativo al Jefe de la Oficina País, asegurando el eficiente funcionamiento de la oficina.
- Administrar la agenda, concertar y confirmar citas del Jefe de la Oficina País; tomar minutas y notas según sea requerido.
- Redactar correspondencia, transcribir y/o traducir documentos y reportes asegurando la correcta calidad.
- Control de todas las comunicaciones entrantes, filtrar y registrar correspondencia entrante y saliente de la oficina, cumpliendo el protocolo y correspondencia según las directrices establecidas en la organización.
- Recopilar información y preparar presentaciones requeridas por el Jefe de la Oficina País.
- Coordinación del flujo de información en la oficina y la difusión de la comunicación corporativa y entre oficinas para el personal como sea necesario.
- Elaboración, monitoreo y seguimiento a la información requerida por la Oficina Regional y/o el Sistema de Naciones Unidas en el país.
- Seguimiento a la implementación del plan de trabajo de la oficina.
- Llevar el control de acuerdos, memorándums de entendimiento, entre otros; y apoyar en el seguimiento a la implementación de los mismos cuando sea requerido.
- Seguimiento al cumplimiento de los compromisos de reportes a donantes.
- Apoyar en la coordinación logística de eventos de la oficina y/o de los socios según sea requerido.
- Seguimiento de los planes operativos y la ejecución de los proyectos que ejecutan en la Oficina.
- Recopilación de información relevante para la entrega de informes periódicos internos y externos.
- Cualquier otra función inherente a la gestión de programas que se requiera.
Proveer apoyo administrativo al área de Operaciones:
- Completar el entrenamiento requerido para la provisión de los roles transaccionales bajo su responsabilidad.
- Realizar los procesos de gestión de adquisiciones menores requeridas para la Oficina, en el marco de las normas aplicables.
- Gestionar los viajes solicitados por el personal de la Oficina, cumpliendo con la normativa y plazos establecidos.
- Desarrollar la logística requerida para los eventos de la Oficina, desde la planificación, ejecución y cierre de los procesos.
- Administrar la caja chica, en línea con las normas y procedimientos de la Organización.
- Desempeñar las funciones como punto focal de Talento Humano para la Oficina: Monitoreo a los reclutamiento y contrataciones del personal, actualización de registros del personal y del cumplimiento de sus obligaciones, actualización de los archivos del personal, verificación de la observancia a las normas y políticas aplicables al personal, entre otros.
- Desempeñar las funciones como punto focal alterno de los procesos de Finanzas para la Oficina: Revisar los documentos de soporte y realizar las solicitudes de pago requeridas para la Oficina. Monitoreo a los compromisos cargados en el centro de costos de la Oficina. Elaboración de informes financieros, entre otros.
- Desempeñar las funciones como punto focal alterno de seguridad para la Oficina.
- Apoyo en el seguimiento y monitoreo de las contrataciones y pagos de servicios y mantenimiento de las instalaciones de la Oficina.
- Actuar como enlace entre Programas y Operaciones en los temas administrativos-financieros y de logística que sean requeridos.
- Lleva el control de las salas de reuniones en UNODC.
- Mantener actualizadas las bases de datos de información relevante para la oficina.
- Cualquier otra actividad o función que sea requerida según las necesidades del área y que se encuentre en el marco y nivel de responsabilidad del puesto.
Competencies
Corporativas
- Integridad: muestra consistencia en la defensa y promoción de los valores de UNODC en acciones y decisiones, de acuerdo con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
- Profesionalismo: muestra competencia profesional y experiencia en el conocimiento de sus áreas sustantivas de trabajo.
- Sensibilidad cultural y diversidad de valores: muestra reconocimiento de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal. Demuestra perspectiva internacional, aprecio por la diferencia en valores y aprendizaje de la diversidad cultural.
- Ética y valores: muestra y salvaguardad la ética e integridad.
- Conocimiento organizacional: Asume el auto desarrollo y toma de iniciativas.
- Trabajo en equipo: muestra habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.
- Comunica y comparte información: Facilita y fomenta una comunicación abierta y esforzarse por tener una comunicación eficaz.
- Manejo de conflictos: Asumir los conflictos y abordarlos proactivamente reconociendo las diferentes sensibilidades y puntos de vista y dirigiendo la energía hacia soluciones aceptables de mutuo acuerdo.
- Aprendizaje continuo y conocimiento compartido: Fomenta el aprendizaje y comparte el conocimiento.
- Toma de decisión adecuada y transparente: muestra la toma de decisión con conocimiento y transparencia.
Funcionales
- Alta habilidad para realizar diversas y múltiples tareas.
- Alta orientación al servicio hacia clientes y socias externas e internas.
- Habilidad para procesar información, identificar y ajustar discrepancias.
- Habilidad para analizar y sintetizar información.
- Habilidad para manejo de trabajo bajo presión.
- Habilidad para planificar, organizar y establecer prioridades.
- Habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.
- Habilidad para mantenerse tranquilo y positivo aún en momentos difíciles, manejar situaciones tensas con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.
Required Skills and Experience
Education:
- Bachiller en Administración de Empresas, economía o carrera afín a las funciones del puesto.
Experience:
- Mínimo 5 años de experiencia progresiva a nivel de asistencia administrativa o programática, apoyo logístico a nivel local o internacional.
- Experiencia deseable transaccional en plataformas de ERP.
- Experiencia deseable más no indispensable en manejo de protocolo.
- Experiencia deseable más no indispensable en Agencias del Sistema de Naciones Unidas y/o Agencias de Cooperación para el Desarrollo.
Conocimientos:
- Dominio oral y escrito del idioma español.
- Manejo intermedio oral y escrito del idioma inglés, es deseable.
- Deseable manejo intermedio o avanzado de los paquetes de software Microsoft Office (Word, Excel y Power Point).
Lugar de trabajo: Oficinas de UNODC en Lima
Duración del Contrato: 6 meses iniciales con posibilidad de renovación.
Disclaimer
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
Scam warning
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