La Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza (UICN) es la organización medioambiental global más grande y antigua del mundo, con más de 1.000 profesionales en 45 oficinas alrededor del mundo. Durante más de 30 años, la Oficina Regional de la UICN para México, América Central y el Caribe (ORMACC) implementa y ejecuta proyectos junto a Miembros y aliados en su mayoría de países de la región, ya sea en comunidades locales específicas y pueblos indígenas o en áreas de trabajo que incluyen más de un país o incluso zonas terrestres, costeras o marinas.

El puesto tiene como finalidad brindar apoyo integral en la gestión logística, administrativa y operativa de la Oficina Regional, asegurando el adecuado funcionamiento de los servicios generales, la gestión eficiente de los activos institucionales, el mantenimiento de las instalaciones y la atención oportuna de los requerimientos internos. Asimismo, contribuye al cumplimiento de los procedimientos organizacionales y lineamientos de los donantes, mediante la ejecución de tareas relacionadas con mensajería, transporte institucional, control de inventarios, mantenimiento de bodegas y coordinación de servicios generales.

RESPONSABILIDADES Y TAREAS ESPECÍFICAS

1. Gestión de Activos Fijos
• Administrar el registro y actualización del inventario en el Master de Activos (Smartsheet), incluyendo la asignación de códigos a todos los bienes adquiridos con fondos de proyectos y fondos restringidos.
• Coordinar y ejecutar la toma física semestral de activos de la Oficina Regional, asegurando la conciliación con los registros institucionales.
• Elaborar, actualizar y gestionar la firma de las Actas de Responsabilidad de activos asignados al personal, utilizando herramientas institucionales como DocuSign.
• Preparar y actualizar listados de activos para desecho o baja, en coordinación con el área de IT y conforme a los procedimientos institucionales.
• Gestionar el control, préstamo, mantenimiento preventivo y correctivo de la flotilla vehicular, incluyendo permisos de circulación, revisiones técnicas y seguros.

2. Servicios Generales y Mantenimiento
• Supervisar el adecuado funcionamiento de las instalaciones, identificando necesidades de mantenimiento y coordinando reparaciones con el arrendante o proveedores externos.
• Gestionar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo (equipos, aires acondicionados, sistemas de seguridad, jardinería, entre otros), incluyendo la solicitud de cotizaciones, análisis comparativo y gestión de aprobaciones.
• Tramitar los procesos administrativos y de contratación asociados (RQ, PO, BPO, órdenes de compra, sign-off), conforme a los procedimientos institucionales.
• Mantener actualizado el inventario de suministros de oficina, limpieza y cocina, asegurando su abastecimiento oportuno.
• Coordinar con las distintas unidades organizacionales la identificación de necesidades de suministros y gestionar las adquisiciones correspondientes.
• Preparar y remitir a Finanzas la documentación requerida para la gestión de pagos relacionados con servicios bajo su responsabilidad.
• Gestionar la recopilación de información legal y bancaria de proveedores para su registro en el sistema institucional (NAV), coordinando con el área financiera la creación de códigos de proveedor.
• Mantener actualizado el listado regional de proveedores de bienes y servicios, en coordinación con los asistentes administrativos de la región.
• Gestionar los pagos recurrentes asociados a la operación de la Oficina Regional (alquiler, servicios básicos, mantenimientos, entre otros).
• Administrar el orden, control y mantenimiento de las bodegas de la Oficina Regiona

3. Mensajería y Trámites Administrativos ante Instituciones Nacionales
• Gestionar la entrega y retiro de documentos y paquetes, así como trámites ante entidades bancarias y otras instituciones.
• Realizar la revisión periódica (al menos semanal) del casillero de correo postal.
• Coordinar y dar seguimiento a trámites ante entidades gubernamentales (Registro de la Propiedad, Ministerio de Hacienda, Ministerio de Relaciones Exteriores), relacionados con vehículos de misión internacional y nacionalizados (compras, ventas, pago de impuestos, desinscripción, salidas del país, entre otros).

4. Uso Vehicular, Traslados y Apoyo Logístico
• Apoyar de manera prioritaria los traslados de la Dirección Regional y otras instancias según requerimientos operativos.
• Brindar servicios de transporte institucional para el personal de la organización y visitantes, incluyendo traslados a reuniones, aeropuertos y giras dentro del territorio nacional.
• Garantizar el uso adecuado, seguro y conforme a la normativa institucional de los vehículos asignados, velando por su correcta operación y disponibilidad. Asimismo, coordinar y dar seguimiento a los mantenimientos preventivos y correctivos de la flotilla vehicular con proveedores autorizados, asegurando el cumplimiento de los cronogramas establecidos, la calidad del servicio recibido y la adecuada gestión administrativa de los procesos asociados (cotizaciones, aprobaciones, órdenes de compra y pagos).

Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.