Contexto

El PNUD proporciona soluciones integradas de programas, políticas y financiación para alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). En este contexto, el PNUD ha creado una Red Global de Políticas (GPN), una red de expertos técnicos tanto de campo como globales en una amplia gama de dominios de conocimiento y en apoyo de las soluciones emblemáticas y las capacidades organizativas previstas en el Plan Estratégico. La Oficina de Apoyo a Políticas y Programas (BPPS) y la Oficina de Crisis (CB) son las dos oficinas en las que se ancla del GPN.

En este contexto, el Hub de Gobernanza, Estado de Derecho y Construcción de la Paz (GRP), un esfuerzo conjunto con la Oficina de Apoyo a Políticas y Programas (BPPS), proporciona servicios de liderazgo y asesoramiento para potenciar el impacto del PNUD en la gobernanza y la construcción de la paz, asegurando la integración de la gobernanza democrática y los derechos humanos en la respuesta y recuperación a las crisis. El Hub pretende construir una cartera integrada de forma colaborativa entre la CB y el BPPS y establecer alianzas con diversos actores, incluyendo el Sistema de la ONU, las instituciones financieras, la sociedad civil y el sector privado. 

A través de la Unidad de Acción Local, PNUD busca contribuir a la paz y el desarrollo, logrando un impacto visible en las comunidades y mejorando vidas mediante la entrega de soluciones integradas que aprovechen la experiencia y las asociaciones globales. La Unidad de Acción Local trabaja estrechamente con los gobiernos locales y regionales como actores clave en el desarrollo, destacando su papel como implementadores de servicios públicos, como motores de innovación y como la institución más cercana a las personas. 

Los gobiernos locales y regionales ya son responsables de más del 65% de los objetivos ODS, la mayoría vinculados a la prestación de servicios básicos de agua, saneamiento, movilidad, acción climática, salud o educación. Las ciudades y territorios están desempeñando un papel fundamental en la implementación de los ODS, que se están convirtiendo en una nueva herramienta para la planificación estratégica y la elaboración de presupuestos a medio y largo plazo. Desde 2015, los gobiernos locales y sus asociaciones han estado cada vez más activos en la promoción de los ODS mediante la incidencia, trabajando con su población local y sus socios para trasladar el espíritu de la Agenda 2030 a ciudades y territorios. Los gobiernos locales también han empezado a utilizar los ODS como marco estratégico para ofrecer servicios públicos mejores e innovadores vinculados a los objetivos e indicadores de los ODS. Como parte del proyecto de Acción Local ODS, el PNUD es uno de los socios implementadores del Desafío de los Alcaldes, una iniciativa global para reinventar los servicios básicos que las ciudades ofrecen a sus residentes.

En este contexto, el proyecto Acción local sobre los ODS busca reclutar a un Asistente de gestión administrativa para apoyar la implementación del Desafío de alcaldes en la ciudad de Cartagena de Indias, Colombia, uno de los ganadores de la edición 2025. El proyecto, liderado por la Ciudad de Cartagena, tiene como objetivo mejorar las condiciones de los vendedores ambulantes en el distrito histórico de la ciudad. Durante generaciones, cientos de familias han vendido comida, frutas, dulces típicos y otros artículos, formando parte de la colorida cultura de la ciudad. Con el tiempo, las condiciones de esta tradición se han convertido en obsoletas, precarias e incluso poco saludables. La idea de Proyecto quiere fortalecer a los vendedores tradicionales, mejorando sus capacidades, equipos y calidad de vida. Como resultado, el proyecto logrará un entorno más seguro, atractivo y organizado, capaz de destacar la belleza de la ciudad. Este proyecto tiene como objetivo dignificar el trabajo de los vendedores tradicionales del Centro Histórico de Cartagena. Inicialmente, se centrará en vendedores de coco y frutas, "raspaos", artistas visuales y las matronas del portal de los dulces. Proporcionará nuevos carritos de venta, mejorará su bienestar y fortalecerá sus habilidades. El objetivo es reconocer a los vendedores tradicionales como agentes vivos del patrimonio cultural de la ciudad y promover su inclusión en la industria turística de la ciudad, así como en los espacios públicos y modelos de desarrollo urbano. 

A través de una serie de actividades, se proporcionará formación a 142 proveedores en temas relativos a la hospitalidad, atención al cliente, gestión financiera y promoción de pertenencia y orgullo por su oficio. A través de sesiones de asesoramiento, podrán recibir apoyo de trabajadores sociales para mantener su motivación. Se pondrá a disposición de los vendedores nuevos carritos, diseñados junto con ellos para que puedan vender sus productos.

Los resultados del proyecto tienen como objetivo aumentar la calidad de vida y el bienestar de los proveedores informales, incluyendo un aumento de ingresos, así como una mejora de la limpieza y organización de los espacios públicos.

Duties and Responsibilities

El/la Asistente Administrativo/a desempeñará las siguientes funciones: 

Apoyar administrativamente a la gestión del proyecto “Desafío mundial de alcaldes en la ciudad de Cartagena”

• Mantener actualizado el inventario de recursos fungibles y no fungibles que se adquieran en el marco del proyecto y elaborar un inventario oficial semestral para firmas del PNUD.
• Realizar las gestiones pertinentes para la pronta y efectiva ejecución de las actividades del proyecto, en atención a las solicitudes y requerimientos del equipo de trabajo.
• Facilitar la organización del archivo físico y digital del proyecto, incluidas las fuentes de verificación que soportan las actividades realizadas en el marco del proyecto, con el apoyo del equipo de trabajo.
• Componer oficios de salida o de respuesta a comunicaciones externas sobre asuntos administrativos para revisión y firma del supervisor del proyecto, radicar y hacer seguimiento.
• Organizar las reuniones externas e internas, presenciales o virtuales, que se requieran para garantizar la implementación y evaluación del proyecto, según requerimientos del equipo de trabajo.
• Compilar y organizar toda la documentación asociada con la contratación relativa al proyecto.
• Apoyar al equipo de trabajo en lo relacionado con la planeación, alistamiento, revisión y ejecución de las actividades del proyecto.

Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos para la gestión del proyecto “Desafío mundial de alcaldes en la ciudad de Cartagena”

• Contribuir proactivamente a la implementación del proyecto y garantizar la conformidad con sus productos/ entregables en cada una de las etapas y actividades con la población beneficiaria.
• Brindar apoyo al supervisor y al equipo de trabajo del proyecto, según se requiera, para la realización de sus tareas y actividades con el fin de garantizar la prestación de los servicios del proyecto.
• Preparar las minutas de las reuniones estratégicas del proyecto. Apoyar al equipo de trabajo en lo relacionado con la planeación, alistamiento, revisión y ejecución de las actividades del proyecto.

Seguimiento del estado de implementación del presupuesto del proyecto

• Facilitar el seguimiento al estado de implementación del presupuesto del proyecto, en colaboración con el equipo financiero de PNUD.
• Apoyar al equipo de trabajo para la planificación y ejecución del presupuesto según se requiera, en aras del cumplimiento de los objetivos, productos y entregables del proyecto.
• Monitorear y hacer seguimiento a los contratos establecidos con personas naturales y jurídicas, incluidos los pagos a proveedores.
• Asegurar la coordinación con el equipo global de finanzas del proyecto para mantener a la ciudad de Medellín informada sobre el estado de gasto en términos reales.
• Monitorear el cambio de divisas entre el peso colombiano y el dólar de los Estados Unidos en todas las operaciones del proyecto.

Apoyar la creación y el intercambio de conocimientos relevantes para el proyecto asignado.

• Participar en la capacitación sobre procedimientos internos y brindar apoyo en la organización de capacitaciones y otras actividades de desarrollo de capacidades según sea necesario.
• Contribuir de manera significativa a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
• Mantener registros organizados de datos del proyecto, actividades de campo, estudios de caso, historias de interés humano, fotografías y otros documentos relevantes que puedan utilizarse para el intercambio de conocimientos y la promoción.

El titular desempeñará otras funciones dentro de su perfil funcional según se considere necesario para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Arreglos institucionales

Bajo la dirección general del alcalde de la ciudad y del punto focal del proyecto municipal, el Asistente Administrativo/a reportará directamente al Supervisor de Proyecto del Desafío de Alcaldes en Cartagena. 

Competencias

Competencias Transversales y Técnicas 

Habilidades y Experiencai Requeridas:

Educación:

• Educación secundaria es requisito.
• Estudios universitarios (nivel Licenciatura) en Economía, Administración, Contaduría y afines se dará debida consideración, pero no es requisito.

Experiencia:

• Un mínimo de cinco (5) años (con educación secundaria) o dos (2) años (con licenciatura) de experiencia relevante de trabajo en proyectos o programas en cualquiera de las siguientes áreas: procesos administrativos, procesos de contratación de personas, bienes y servicios, procesos de compras, gestión documental, gestión de inventarios, gestión de pagos, u otras relacionadas.

Habilidades Requeridas:

• Experiencia en el uso de ordenadores, paquetes de office (Word, Excel, powerpoint, pdf, etc.) y conocimiento avanzado sobre bases de datos.

Habilidades Deseadas: 

• Experiencia en la gestión administrativa de recursos de cooperación internacional.
• Experiencia comprobada en el trabajo con gobiernos locales.
• Experiencia en realizar seguimiento a balances e informes financieros.

Idiomas:

• Fluidez en español es requisito.
• Fluidez en el idioma inglés deseable.

Equal opportunity

All NPSA positions are subject to local recruitments. 

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.