Résumé du poste 

Le/La Chargé d’administration coordonnera la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et performants en appui à la mission des Catholic Relief Services (CRS) visant à servir les personnes pauvres et vulnérables. Le/La Chargé d’administration contribuera à garantir que la bonne gestion des ressources et la fourniture de services de qualité sont intégrées dans les systèmes, politiques et procédures administratives. La position est base à Goma.

Rôles et responsabilités clés

• Coordonner et écrire des rapports sur les activités et les ressources nécessaires pour garantir la fourniture de services économiques et de qualité par les fonctions d’appui administratif.
• Aider à garantir que les systèmes, processus et politiques administratifs sont alignés aux normes de l’agence et aux réglementations des bailleurs de fonds et du droit local 
• Entrer en contact avec les parties prenantes externes pertinentes (fonctionnaires gouvernementaux, propriétaires des bâtiments, prestataires de services, etc.) pour les questions administratives qui lui sont assignées et aider à garantir que les autorisations et documents nécessaires sont à jour.
• Coordonner l’utilisation efficace des biens et des locaux loués du bureau programme. Aider à garantir la pleine conformité des achats de matériel de bureau et des systèmes de gestion des biens.
• Aider à identifier les problèmes de sécurité et garantir un environnement de travail sûr.
• Coordonner la fourniture d’appui et de services pour les voyages et la logistique des employés et visiteurs. Coordonner les activités de planification des évènements, comme la visite de délégations, les formations et les ateliers.
• Assurer le rôle de point de contact principal pour la collecte des factures et la transmission de la liasse de paiements au département des finances, en utilisant l’outil de suivi des paiements.

Langues requises : Français (lu et écrit) et des langues locales. Anglais est atout. 

Voyage : Il faut être prêt et capable de voyager jusqu'à 25 %. 

Connaissances, compétences et aptitudes

• Bonnes compétences en planification, organisation et gestion du temps
• Souci du service au client et très bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
• Conduite éthique et capacité à maintenir la confidentialité
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats

Qualifications préférées

• L'expérience avec une ONG locale ou internationale est un plus.
• Une formation supplémentaire peut remplacer un peu d'expérience.
• Expérience et compétences compétentes dans les logiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et les systèmes de gestion de l'information.

Responsabilités de supervision : Non

Princiaples relations de travail:  

Interne : Gestionnaires des Operations, Gestionnaire de Programme, Equipe de projet, tout le personnel.

Externe :  Caritas, autres ONG, service Etatiques

Qualifications de base

• Diplôme d'études secondaires obligatoire. Licence en administration des affaires ou dans un domaine pertinent préféré. 
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience professionnelle dans des fonctions de soutien administratif, avec des responsabilités croissantes. 

Compétences Institutionnelles (applicables à tout le personnel de CRS)

• Responsabilité personnelle - Fait preuve d’un sens constant des responsabilités et assume pleinement ses actions et décisions dans le cadre de ses fonctions.
• Intégrité - Démontre en permanence des comportements alignés avec les Principes Directeurs et la mission de CRS. Est reconnu(e) pour son honnêteté et sa conduite exemplaire.
• Création et maintien de la confiance - Assure une parfaite cohérence entre les paroles et les actes, renforçant ainsi la crédibilité et la confiance au sein de l’équipe.
• Collaboration - Travaille efficacement avec des équipes interculturelles et diversifiées, favorisant un environnement de coopération et de respect mutuel.
• Ouverture à l’apprentissage - Recherche activement des expériences permettant d’élargir sa perspective, de renforcer ses compétences et d’acquérir de nouvelles connaissances.

Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality.  Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding.  We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse.  The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

Disclaimer:  This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position. 

CRS is an Equal Opportunity Employer.

General Requirements

CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements.  All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.

CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.