Background:

ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l’action humanitaire, ainsi que de la paix et de la sécurité.

Dans ce contexte, ONU Femmes collabore étroitement avec des partenaires gouvernementaux ainsi que des parties prenantes régionales et nationales pour avancer dans plusieurs domaines cruciaux : (i) améliorer la participation économique des femmes, notamment en facilitant leur accès à l'économie verte et à l'agriculture résiliente face aux changements climatiques ; (ii) promouvoir et renforcer l'entrepreneuriat féminin à travers des réformes favorables dans les marchés publics ; et (iii) améliorer la sécurité des revenus et la protection sociale des femmes, avec un accent particulier sur la réforme des soins de santé.

III. Fonctions et responsabilités clés

1. Fournir un appui exécutif au/à la Représentant·e Pays d’ONU Femmes :

• Gérer l’agenda du/de la Représentant·e Pays, ainsi que les rendez-vous et réunions ;
• Organiser les déplacements et réservations d’hôtel ;
• Répondre et filtrer les appels avec tact et discrétion ;
• Maintenir un répertoire actualisé des contacts du Bureau de Pays.

2. Fournir un appui administratif :

• Assurer le soutien administratif pour les réunions, événements et ateliers ;
• Organiser et assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et résumés ;
• Compiler les dossiers d'information et préparer les présentations PowerPoint pour les réunions, missions et autres évènements clés.

3. Assurer la communication et la gestion de l’information :

• Faciliter la circulation de l’information entre le Bureau du/de la Représentant·e et les autres unités internes ou externes ;
• Examiner, prioriser et acheminer la correspondance ; assurer le suivi proactif et informer le/la Représentant·e ;
• Répondre ou orienter les demandes vers les unités concernées ;
• Rédiger la correspondance courante et les notes internes ;
• Maintenir des dossiers à jour, classés et facilement accessibles ; assurer la conservation des documents confidentiels.

4. Appuyer les relations externes du Bureau du/de la Représentant·e :

• Faciliter les interactions avec les partenaires externes par des communications écrites, verbales et électroniques, et grâce à une collaboration proactive ;
• Accueillir et recevoir les visiteurs officiels ;
• Gérer les aspects protocolaires, recevoir les hauts responsables et coordonner la logistique des visites.

5. Contribuer au renforcement et au partage des connaissances :

• Appuyer la gestion des connaissances et le partage d’expériences au sein du bureau et avec d’autres bureaux/directions ;
• Capitaliser et partager les bonnes pratiques en matière de gestion administrative et opérationnelle.

6. Autres tâches :

Exécuter toute autre tâche relevant de son profil fonctionnel, jugée nécessaire pour le bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation

• Appuyer la gestion de voyage
• Assurer la gestion du planning des sorties des chauffeurs

Competencies :

Core Values:

• Intégrité ;
• Professionnalisme ;
• Respect de la diversité

Core Competencies:

• Sensibilisation et attention aux questions de genre ;
• Redevabilité ;
• Résolution créative des problèmes ;
• Communication efficace ;
• Collaboration inclusive ;
• Engagement des parties prenantes ;
• Leadership exemplaire (montrer l’exemple).

Please visit this link for more information on UN Women’s Values and Competencies Framework: 

Functional Competencies:

• Capacité à gérer données/agendas, documents, correspondance et flux d’information ; 
• Connaissance des règles et procédures administratives ; 
• Capacité à traiter des informations confidentielles ; 
• Capacité à créer, éditer et présenter des informations dans un format clair, avec les outils informatiques appropriés ; 
• Capacité à gérer les processus administratifs.

Minimum Qualifications:

Education and Certification: 

• L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis.
• Un diplôme universitaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Experience:

• Au moins 5 ans d’expérience progressive en administration, secrétariat ou soutien aux programmes ; 
• Expérience requise dans l’utilisation des logiciels bureautiques Microsoft Office et des systèmes de gestion en ligne ; 
• Expérience souhaitée avec un ERP moderne, de préférence Oracle Cloud.

Languages:

• Maîtrise du français exigée;
• Maîtrise de l’anglais est nécessaire;
• La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies (arabe, chinois, russe ou espagnol) est souhaitable.

Statements :

In July 2010, the United Nations General Assembly created UN Women, the United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women. The creation of UN Women came about as part of the UN reform agenda, bringing together resources and mandates for greater impact. It merges and builds on the important work of four previously distinct parts of the UN system (DAW, OSAGI, INSTRAW and UNIFEM), which focused exclusively on gender equality and women's empowerment.

Diversity and inclusion:

At UN Women, we are committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. UN Women recruits, employs, trains, compensates, and promotes regardless of race, religion, color, sex, gender identity, sexual orientation, age, ability, national origin, or any other basis covered by appropriate law. All employment is decided on the basis of qualifications, competence, integrity and organizational need.

If you need any reasonable accommodation to support your participation in the recruitment and selection process, please include this information in your application.

UN Women has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UN Women, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. All selected candidates will be expected to adhere to UN Women’s policies and procedures and the standards of conduct expected of UN Women personnel and will therefore undergo rigorous reference and background checks. (Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.)

Note: Applicants must ensure that all sections of the application form, including the sections on education and employment history, are completed. If all sections are not completed the application may be disqualified from the recruitment and selection process.