CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Sous la supervision directe du Chef du Département de la gestion des ressources financières (FRMD), le/la titulaire fournit un appui administratif et de secrétariat au Département.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

À ce titre, le/la titulaire :

• Reçoit, examine et trie tout le courrier entrant et le distribue aux différentes sections du Département. Identifie la correspondance complexe, délicate et urgente nécessitant un traitement particulier et en informe le Chef du Département et/ou les Chefs de division/d'unité. Tient à jour les registres du courrier entrant et sortant et coordonne ou rédige les réponses à la correspondance nécessitant une action. Veille au respect des délais. Tient à jour l'agenda électronique du Chef du Département. Organise et coordonne des réunions internes et interdépartementales.
• Rédige des lettres générales, des mémorandums, des courriers électroniques et des notes en anglais et en français. Relit la correspondance préparée par d'autres fonctionnaires pour vérifier le format, l'orthographe et la grammaire, et suggère des améliorations stylistiques. Assure la traduction informelle de la correspondance préparée par d'autres fonctionnaires de l'anglais vers le français ou inversement, sur Gdoc2. Veille à ce que les lettres officielles, ordres de service/notes de service, accords d'amortissement, etc. soient traduits dans les délais. Évalue et améliore le système de classement afin d'assurer un accès efficace à l'information.
• Effectue diverses tâches de secrétariat pour le Groupe de travail du Conseil sur les ressources financières et les ressources humaines (GTC-FHR), la Commission permanente de l'administration et de la gestion et, pendant les Conférences de plénipotentiaires, les Commissions 3 (Contrôle budgétaire) et 6 (Administration et gestion) :
  • Relit les documents de réunion rédigés par les supérieurs hiérarchiques pour vérifier le format, l'orthographe et la grammaire, et suggère des améliorations stylistiques.
  • En collaboration avec le Secrétariat des organes directeurs, veille à ce que tous les documents du Département FRMD soient publiés sur les sites web appropriés de l'UIT en temps utile avant les réunions.
  • Pendant les réunions, s'assure, en collaboration avec le Secrétariat des organes directeurs, que les délégués disposent des documents nécessaires ; modifie, selon les instructions, les documents à soumettre à nouveau, si nécessaire.

TÂCHES ET RESPONSABILITE (continuation)

• Reçoit les courriers électroniques du Secrétariat du Conseil des chefs de secrétariat (CCS) concernant les documents/informations/formulaires à remplir et les réunions liées au Réseau FB et aux groupes de travail/action sur les questions financières. Informe le Chef du Département et/ou des Chefs de Division des réunions à venir et communique au Secrétariat du CCS la participation du Département FRMD. Attire l'attention du Chef du Département et/ou des Chefs de Division sur les demandes de contribution de l'UIT émanant du CCS de l'ONU et veille à ce que les documents soient retournés dans les délais requis.
• Tient à jour les listes de signatures autorisées et des documents relatifs aux relations bancaires pour le personnel du siège et des bureaux régionaux. Informe les banques des changements intervenus dans les listes en rédigeant la correspondance appropriée et assure le suivi au niveau des banques. Rédige les lettres destinées aux banques pour demander la transmission des documents requis au Vérificateur externe des comptes.
• Coordonne le travail administratif du Département : demandes d'autorisation de voyage, de bureau, et de personnel. Prépare la documentation requise pour les prolongations de contrat, les avis de vacance d'emploi, les descriptions d'emploi, les indemnités spéciales de fonctions et toutes autres questions relatives au personnel, et en assure le suivi. Initie les projets d'avis de vacance d'emploi.
• Aide à la comptabilité et au rapprochement des opérations du PNUD, des demandes de service des agences de l'UIT (ASR) et des bordereaux interservices (IOV), ainsi qu'au rapprochement des relevés bancaires relatifs aux comptes extrabudgétaires. Élabore, vérifie et enregistre les documents comptables selon les besoins. Contribue à la clôture annuelle et à la préparation des états financiers annuels en coordination avec l'équipe chargée de la comptabilité.
• S'acquitte de toute autre tâche connexe qui peut lui être confiée.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

SRM, RMS, demandes de voyage électroniques, demandes de personnel électroniques, Gdoc2.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins huit ans d'expérience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience.)

Langues :

Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Salaire:

Traitement annuel (net d'impôts): 86,924.- CHF - 115,574.- CHF sans personnes à charge.

Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.