The Position:

1. Asistencia para la implementación de proyecto, orientada a garantizar la ejecución efectiva en coordinación con los actores asociados de la alianza.
2. Asistencia para la Oficina de País del UNFPA Panamá, con apoyo directo a las funciones de operaciones y gestión interna.

En ambos casos, la persona contratada brindará asistencia administrativa, financiera y operativa con un enfoque orientado al cliente y centrado en resultados, dominando las reglas, pautas, procesos y procedimientos aplicables. Interpretará y aplicará las normas institucionales para proveer orientación oportuna y asegurar la calidad del servicio a clientes internos y externos, apoyando a la Oficina de País y a los proyectos respaldados por UNFPA.

How you can make a difference:

UNFPA is the lead UN agency for delivering a world where every pregnancy is wanted, every childbirth is safe and every young person's potential is fulfilled.  UNFPA’s strategic plan (2022-2025), reaffirms the relevance of the current strategic direction of UNFPA and focuses on three transformative results: to end preventable maternal deaths; end unmet need for family planning; and end gender-based violence and harmful practices. These results capture our strategic commitments on accelerating progress towards realizing the ICPD and SDGs in the Decade of Action leading up to 2030. Our strategic plan calls upon UN Member States, organizations and individuals to “build forward better”, while addressing the negative impacts of the Covid-19 pandemic on women’s and girls’ access to sexual and reproductive health and reproductive rights, recover lost gains and realize our goals.

In a world where fundamental human rights are at risk, we need principled and ethical staff, who embody these international norms and standards, and who will defend them courageously and with full conviction.

UNFPA is seeking candidates that transform, inspire and deliver high impact and sustained results; we need staff who are transparent, exceptional in how they manage the resources entrusted to them and who commit to deliver excellence in programme results.

Job Purpose:

1. Asistencia para la implementación de proyecto, orientada a garantizar la ejecución efectiva en coordinación con los actores asociados de la alianza.
2. Asistencia para la Oficina de País del UNFPA Panamá, con apoyo directo a las funciones de operaciones y gestión interna.

En ambos casos, la persona contratada brindará asistencia administrativa, financiera y operativa con un enfoque orientado al cliente y centrado en resultados, dominando las reglas, pautas, procesos y procedimientos aplicables. Interpretará y aplicará las normas institucionales para proveer orientación oportuna y asegurar la calidad del servicio a clientes internos y externos, apoyando a la Oficina de País y a los proyectos respaldados por UNFPA.

You would be responsible for:

A. Gestión financiera y presupuestaria

Dar seguimiento al desempeño financiero de todos los recursos (básicos y complementarios; programáticos y no programáticos), proporcionando análisis e información financiera oportuna, incluyendo tasa de ejecución frente a indicadores/resultados e informes financieros de acuerdos de cofinanciación. Identificar riesgos de sobre-ejecución o sub-ejecución y proponer medidas correctivas.

Apoyar el desarrollo y uso de herramientas/mecanismos para el seguimiento eficiente de presupuestos de programas y proyectos; coordinar la compilación de datos financieros y mantener información actualizada para la Sede, LACRO/RO/SRO y socios, según corresponda.

Apoyar la formulación, revisión y monitoreo del presupuesto anual de la oficina, asegurando consistencia con planes de trabajo y disponibilidad de fondos, y facilitando actualizaciones periódicas.

Preparar informes trimestrales resumidos sobre anticipos, contribuciones y gastos del Presupuesto Institucional; analizar patrones de gasto e identificar desviaciones.

Gestionar la preparación de transacciones y procesos bancarios (comprobantes, asientos y GLJE), verificando la documentación y asegurando las aprobaciones pertinentes.

Procesar y controlar anticipos de sueldo y su adecuada contabilización.

Supervisar cuentas por cobrar (donantes, Gobierno, personal por reembolsos, proveedores como agencia de viajes u otros contratos).

Tramitar anticipos y reembolsos de viaje relacionados con la ejecución del programa.

Mantener registros financieros completos y trazables en Quantum y, cuando aplique, en sistemas de control paralelos; resguardar la documentación en archivos apropiados conforme a normas de control interno.

B. Cumplimiento normativo, auditoría, HACT y ejecución nacional (NEX)

Garantizar la aplicación consistente de políticas y procedimientos financieros del UNFPA, brindando orientación y/o capacitación al personal y a los responsables de proyectos.

Asegurar la correcta aplicación de la modalidad HACT y otras disposiciones aplicables a la ejecución directa y a los acuerdos con socios.

Apoyar la preparación, implementación y seguimiento de auditorías internas y externas, incluyendo el acompañamiento a auditorías de ejecución nacional (NEX) y el seguimiento a planes de acción.

Revisar y monitorear cargos por servicios comunes, recuperación de costos y otros conceptos aplicables (incluyendo listados y tarifas corporativas vigentes), promoviendo máxima rentabilidad y cumplimiento.

C. Coordinación operativa y enlace interagencial

Servir de enlace y dar seguimiento con PNUD (u otras entidades del sistema, según aplique) en transacciones y procesos financieros vinculados a servicios comunes o arreglos operativos.

Atender solicitudes y requerimientos financieros de la Oficina de País en el marco de revisiones, auditorías y procesos corporativos.

Realizar otras funciones afines que le asigne la supervisión.

D. Gestión administrativa y de recursos humanos (LSC/ICC y procesos asociados)

Apoyar procesos administrativos de recursos humanos: contrataciones, extensiones, bajas y cambios contractuales, asegurando documentación completa y cumplimiento de procedimientos.

Dar seguimiento a solicitudes de contratación de personal y consultores, y apoyar la logística de inducción.

Administrar y mantener actualizados los expedientes de personal y consultores (físicos y/o digitales), así como los registros en los sistemas de RR.HH. correspondientes.

Monitorear vencimientos contractuales y apoyar procesos de reclutamiento y coordinación con LACRO/SSC cuando aplique.

E. Adquisiciones y acuerdos de cofinanciación

Apoyar procesos de adquisiciones y contrataciones, asegurando trazabilidad, transparencia y conformidad con políticas institucionales.

Dar seguimiento al cumplimiento de compromisos de los acuerdos de cofinanciación (productos, cronogramas, desembolsos), asegurando alineación con marcos financieros y programáticos.

Revisar documentación de acuerdos de cofinanciación para asegurar conformidad administrativa y financiera; brindar apoyo técnico en su validación y tramitación.

Evaluar planes financieros y presupuestarios de proyectos cofinanciados, verificando coherencia con objetivos, normativa y disponibilidad de recursos.

Resultado esperado

Al finalizar el período contractual, la Oficina de País y/o el proyecto contará con un soporte administrativo y financiero fortalecido, con mayor eficiencia operativa, mejor control presupuestario, cumplimiento robusto de políticas y auditorías, y servicio oportuno a las áreas programáticas para asegurar la implementación efectiva del CPD 2026–2030. 

Qualifications and Experience: 

Education:  

• Diploma Estudios Secundarios, Estudios de Administracion de Empresas y Contabilidad será valorado.

Knowledge and Experience: 

• Sies años de experiencia relevante en administración, finanzas o gestión de oficinas.

Dominio de las aplicaciones de software de oficina actuales, especialmente conocimiento avanzado del usuario en software de hojas de cálculo y procesamiento de textos y sistemas de TI corporativos.    

Languages: 

• Español

Required Competencies: 

Values:

• Exemplifying integrity, 
• Demonstrating commitment to UNFPA and the UN system, 
• Embracing cultural diversity, 
• Embracing change

Core Competencies: 

• Achieving results,
• Being accountable,
• Developing and applying professional expertise/business acumen,
• Thinking analytically and strategically,
• Working in teams/managing ourselves and our relationships,

Functional Competencies:

• 1. Competencias corporativas
•  
• Demuestra un firme compromiso con la misión, la visión y los valores del Sistema de las Naciones Unidas y del UNFPA.
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• Actúa con integridad, ética y respeto por la diversidad, incorporando un enfoque de derechos humanos, género y no discriminación en el desempeño de sus funciones.
•  
• Muestra sensibilidad cultural y capacidad de adaptación para trabajar en contextos diversos, con un enfoque diferencial y de No Dejar a Nadie Atrás (LNOB).
•  
• Establece y mantiene relaciones de trabajo efectivas y colaborativas con colegas, contrapartes y socios a distintos niveles, en un entorno multicultural.
•  
• Demuestra comprensión de los principios básicos de la programación del UNFPA y de su impacto en la gestión administrativa y financiera.
•  
• 2. Competencias funcionales
•  
• Gestión administrativa y financiera
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• Aplica de manera consistente las políticas, normas y procedimientos administrativos y financieros del UNFPA, asegurando calidad, precisión y cumplimiento.
•  
• Apoya eficazmente los procesos de planificación, ejecución, seguimiento y reporte financiero de programas y proyectos.
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• Gestiona información administrativa y financiera de forma organizada, confidencial y orientada a resultados.
•  
• Gestión del conocimiento y aprendizaje
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• Demuestra interés en el aprendizaje continuo y en el fortalecimiento de sus competencias profesionales, incorporando nuevas habilidades y buenas prácticas relevantes para su rol.
•  
• Apoya la sistematización, organización y correcta gestión de la información administrativa y financiera, contribuyendo a la memoria institucional.
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• Promueve un ambiente de aprendizaje y mejora continua mediante el ejemplo y el intercambio de conocimientos dentro del equipo de operaciones.
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• 3. Autogestión y desempeño profesional
•  
• Demuestra responsabilidad, autonomía y buena organización en la ejecución de tareas, cumpliendo plazos y estándares de calidad.
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• Mantiene una actitud positiva, constructiva y orientada a la solución de problemas.
•  
• Responde de manera oportuna y efectiva a las demandas de entornos de trabajo dinámicos y con múltiples prioridades.
•  
• Se adapta con flexibilidad a cambios en procedimientos, herramientas o cargas de trabajo, manteniendo el foco en los resultados.
• Recibe y aplica retroalimentación de manera constructiva para mejorar su desempeño.
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• 4. Orientación a resultados y eficacia operativa
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• Demuestra capacidad para planificar, organizar y ejecutar tareas administrativas y financieras de manera eficiente, alineadas a los objetivos del programa y de la oficina.
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• Apoya el monitoreo de procesos y resultados administrativos, identificando oportunidades de mejora en la eficiencia operativa.
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• Tiene habilidad para recopilar, organizar y verificar información administrativa y financiera para fines de seguimiento, control y auditoría.
•  
• Redacta y estructura informes, notas administrativas y documentos de apoyo de forma clara, precisa y ordenada.
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• Utiliza de manera efectiva las tecnologías de la información como herramientas de trabajo, incluyendo aplicaciones de escritorio, herramientas colaborativas en la nube y sistemas corporativos, asegurando el uso responsable y seguro de la información.

Compensation and Benefits:

This position offers an attractive remuneration package including leave days, health insurance and additional remuneration for pensions and social security obligations.

UNFPA Work Environment:

UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, diversity, integrity and healthy work-life balance. We are committed to ensuring gender parity in the organization and therefore encourage women to apply. Individuals from the LGBTQIA+ community, minority ethnic groups, indigenous populations, persons with disabilities, and other underrepresented groups are highly encouraged to apply. Reasonable accommodation may be provided to applicants with disabilities upon request, to support their participation in the recruitment process. UNFPA promotes equal opportunities in terms of appointment, training, compensation and selection for all regardless of personal characteristics and dimensions of diversity. Diversity, Equity and Inclusion is at the heart of UNFPA's workforce - click here to learn more.

Disclaimer:

Selection and engagement of LSC personnel may be subject to background and reference checks, medical clearance and other administrative requirements. 

UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or selection process and does not concern itself with information on applicants' bank accounts.