Poste :                               Chargé(e) d’Administration - Soudan

Grade :                              5

Superviseur :                    Administration Coordinator Soudan

Référent technique :      HR/Admin Manager

Supervise :                        NA

Lieu d’affectation :          N’DJAMENA

Déplacement :                 10% sur le terrain

Durée du contrat :          6 mois renouvelable

Responsabilités spécifiques : 

• Assurer la mise à jour des contacts List, bases de données Admin/Log à Adre pour l’équipe du Soudan;

• Assurer la centralisation des demandes de badges et cartes de visites à Adre pour l’équipe du Soudan

• Appuie le Coordinateur Admin sur les procédures d’obtention de visas et lettre d’invitation pour l’équipe du Soudan

• Préparation Welcome pack pour visiteurs sur Adre ,

• Répondre aux demandes et suivi des dossiers admin/log de l’équipe du Soudan pour la zone d’Adre

• Gestion du transport et suivi des mouvements des personnes et des biens de l’équipe du Soudan sur Adre en conformité avec les procédures établies (tableaux des mouvements…)

• Participer à l’organisation des marchés publics de fournitures, transport et transferts conformément aux procédures de NRC 

• Préparer les documents de paiement log/admin pour la zone d’Adre et s'assurer qu'ils sont soumis aux Finances. 

• Est responsable de la liaison avec les services publics de l’état à Adre : SPONGAH, CNAAR, MATBG, ministère de la Sécurité, ministère de l’Immigration et émigration, etc.

• Responsable du suivi de la gestion des équipements pour l’équipe du Soudan   

• Assurer une communication efficace entre Ndjamena, le Soudan et le terrain 

• Assurer les réservations des vols pour l’équipe du Soudan pour les mouvements sur Adre 

• Assurer les réservations Hôtel pour les visites/passages de l’équipe du Soudan sur Adre

• Organisation des séminaires, réunion et ateliers interne et externes au besoin. 

• Gestion du bureau et du personnel de nettoyage et gardiennage si nécessaire 

• Gestion de la Flotte pour les nationaux et internationaux

• Gestion des Guest house au besoin pour équipe Soudan  

• Établir les contrats de prestations et mise à jour de la base de données

• Assurer le bon archivage physique et électronique des documents Administration et Logistique en conformité avec les standards NRC

• Point focal Admin/Log à Adré pour l’équipe du Soudan 

• Gestion des téléphones (visiteurs et staffs) au besoin 

• Assurer la rédaction des contrats de prestations pour l’équipe du Soudan pour la zone d’Adre. 

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance. 

Compétences professionnelles générales : 

• Expérience professionnelle avérées en gestion administrative, logistique dans un rôle similaire et dans un contexte humanitaire ;

• Diplôme superieur en Adminsitration, Logistique ,Ressources humaines ou dans un domaine équivalent ;

• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ou avec des ONG internationales serait un atout ;

• Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;

• Maîtrise du français, de l’anglais et l’arabe local à l’écrit comme à l’oral.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte : 

• Bonne connaissance de Word, Excel, Powerpoint, Skype et internet.

• Savoir s'exprimer devant des audiences variées

• Forte capacité rédactionnelle.