Le poste :

Les Assistant(e)s Administratif(ve)s et Financier(e)s (AAF) seront affecté(e)s au bureau pays de la Guinée. Deux AAF seront basés à Conakry, sous la supervision du Responsable des Opérations Internationales (IOM). Trois autres AAF seront affectés aux sous-bureaux de Labé, Kankan et Nzérékoré, où ils relèveront respectivement des Chefs de sous-bureaux. 

Comment pouvez-vous faire la différence : 

L'UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement se déroule en toute sécurité et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé.  Le plan stratégique de l’UNFPA (2025-2030) réaffirme la pertinence de l’orientation stratégique actuelle de l’UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques visant à accélérer les progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD au cours de la décennie d’action menant jusqu’en 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres, les organisations et les individus de l’ONU à « mieux construire », tout en s’attaquant aux impacts négatifs de la crise de la pandémie de Covid-19 sur l'accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, récupérer les acquis perdus et atteindre nos objectifs.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel doté de principes et d’éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et avec pleine conviction.

L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent un impact élevé et des résultats durables ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la manière dont il gère les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à fournir des résultats d'excellence dans les programmes.

Objectif du poste : 

Sous la supervision générale du Représentant de l’UNFPA, et sous la supervision 

directe du Responsable des Opérations Internationales (pour les deux postes basés à Conakry) et sous celle du Chef de sous-bureau (pour les trois postes localisés dans les sous-bureaux), l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier (AAF) contribue au fonctionnement efficace du Bureau en appui à la gestion du Programme et des Opérations.

Vous serez responsable de :

Appui Financier : 

• Assurer le contrôle rigoureux de la complétude, de la validité et de la conformité des pièces justificatives, en veillant à ce qu'elles respectent les normes et exigences financières de l'UNFPA
• Préparer les requêtes de paiement de manière précise et conforme aux procédures financières en vigueur, en garantissant la transparence et la traçabilité des opérations.
• Effectuer un suivi proactif des paiements, en coordination avec les services concernés, afin de s’assurer de leur exécution dans les délais requis.
• Initier les projets “cash advance”, faire le suivi des paiements et procéder à la justification 
• Identifier et signaler toute anomalie ou non-conformité, et proposer des actions correctives en coordination avec les parties concernées.                                                                                                                                                
•  Contribuer à la clôture opérationnelle et financière des projets/programmes. 
• S’assurer que les rapports, courriers et tout autre document en rapport avec la gestion des PTA 

Appui Administratif :

•  Appuyer les partenaires d’exécution  à la tenue de l’inventaire des équipements mis à disposition dans le cadre de l’exécution des Plans de Travail
• Appui technique continu aux partenaires d’exécution pour l’opérationnalisation de l’approche harmonisée de Gestion des Fonds(HACT) 

Appui aux Achats :

• Assurer le processus d’achat des requêtes émanant des partenaires de mise en œuvre (IPs), notamment pour les activités sous exécution UNFPA. Ces achats sont limités aux méthodes informelles de passation de marchés.
• Préparer les demandes d’achat dans Quantum (réquisition) et faire le suivi de l’établissement des bons de commande

Appui à la mise en œuvre de l’Approche Harmonisée de Gestion des Fonds (HACT) par les partenaires d’exécution :

Participer à la collecte des informations nécessaires à la préparation et au suivi de la mise en œuvre des programmes et projets, des revues annuelles, des revues à mi parcours et des évaluations ainsi que l’élaboration des rapports financiers  trimestrielles et annuelles ;

•  Participer à l’élaboration des Plans de travail et des rapports financiers des activités des partenaires d’exécution
• Apporter un appui aux partenaires d’exécution dans la préparation des requêtes E-FACE, en veillant à leur transmission dans les délais impartis et à leur conformité avec les normes de qualité requises
• Appuyer les partenaires d’exécution dans la justification des dépenses en veillant à la conformité et à l’exhaustivité des pièces justificatives liées aux activités prévues dans les plans de travail
• Faciliter la préparation et le suivi  des activités de Spotcheck et d’Audit. Appuyer les partenaires d’exécution à la mise en œuvre des recommandations issues des audits et des spotcheck

Appui aux Voyages :

• Faire le suivi des missions des partenaires d’exécution sous exécution UNFPA 

Education :  

Licence en administration publique, administration des affaires, comptabilité ou en finance est préférable. 

Connaissances et expérience :

• Minimum 2 ans d'expérience appropriée dans le secteur public ou privé
• Avoir une expérience avérée dans l’utilisation des tableurs (Excel) et bases de données. 
• Maîtriser le Français oral et écrit et avoir la capacité à travailler aisément en anglais
• Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières du Système des Nations Unies (SNU) serait un atout ; 

Compétences requises :

Valeurs : 

• Un exemple d'intégrité,
• Démontrant son engagement envers l’UNFPA et le système des Nations Unies,
• Embrasser la diversité culturelle,
• Accepter le changement

Compétences de base :

• Atteindre les résultats,
• Avoir le sens des responsabilités,
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle,
• Mener une réflexion analytique et stratégique,
• Travailler en équipe / s’autogérer et gérer ses relations,
• Communiquer de façon percutante

Compétences fonctionnelles :

• Adapter la gestion des finances à l'orientation stratégique de l'organisation orienté vers l’action, 
•   Gérer les documents, la correspondance/les échanges et les rapports
• Gérer les flux d'information et de travail
• Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois                                                               

Rémunération et avantages :
Ce poste offre un package de rémunération attractive comprenant un salaire net compétitif, une assurance maladie et d'autres avantages, le cas échéant.

Clause de non-responsabilité :

L'UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en relation avec le processus de candidature ou de recrutement. Les avis, lettres ou offres frauduleux peuvent être soumis à la ligne d'assistance téléphonique anti-fraude de l'UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm

Conformément au Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les personnes postulant à des postes de la catégorie professionnelle internationale et qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité peuvent être tenues de renoncer à ce statut lors de leur nomination.