Título:

Gerente Administrativo de Proyectos

Número de puesto:

1

Nuevo o Reemplazo:

Reemplazo

Central de carga:

Sí No

(Según la definición en la Política Mundial de Reclutamiento y Contratación)

División/Depto:

Programa de las Américas

# de Depto. / WO del Subproyecto:

-

Entregar informes a:

Director de Finanzas y Operaciones

POSNO del/la Supervisor(a)

RESNO / Nombre del/la Supervisor:

Caty Rivera

Supervisión:

Empleados Sí No | Voluntarios/as Sí No

Lugar:

Tegucigalpa

Fondos de Reasignación:

Viajes Requeridos:

30% Anualmente

A. Asegurar una adecuada y eficiente administración financiera de los recursos puestos a disposición de los proyectos.

Yo. Asegura el apoyo técnico a la entidad ejecutora para la buena administración del proyecto, haciendo énfasis en el cumplimiento de todos los procedimientos determinados por Heifer Internacional.

ii. Coordina y provee supervisión oportuna al equipo administrativo para garantizar una adecuada ejecución del proyecto, con énfasis en criterios de oportunidad y eficiencia en todos los componentes administrativos y financieros del mismo (adquisiciones, planes de actividades, aplicación de procedimientos y normativa legal, Etc.)

iii. Participa y/o representa a F&O del Programa Nacional en reuniones de seguimiento de proyectos, gestiones con donantes, conocimiento de contrapartes y otras según sea designada por el supervisor inmediato.

iv. Apoya en la identificación de recursos necesarios para la operación de los Proyectos y apoya en las gestiones ante Oficina Central para la solicitud de transferencias periódicas de fondos.

v. Asegura el monitoreo, revisión y ajustes al presupuesto de proyectos (plan operativo annual) junto a los gerentes y coordinadores por Región y la entidad ejecutora (si existiera). Identifica las variables que impactan en la elaboración de las proyecciones financieras; asesora al equipo programático en la elaboración de presupuestos de proyectos.

vi. Da seguimiento a instrumentos interinstitucionales, que regulan las relaciones contractuales entre el Programa Nacional, socios y donantes. (Convenios, contratos, memorandos de entendimiento, enmiendas, etc.)

vii. Facilita y proporciona toda la información a Oficina Central, que permita adecuada configuración de Agresso para los proyectos (llenar formatos para solicitar, subproject_wo, awards, etc.)

viii. Genera indicadores de manejo eficiente de los recursos, los mide periódicamente y los presenta al Consejo de Dirección.

ix. Administra y monitorea la liquidez de los proyectos.

B. Apoyar a la Dirección de F&O en la preparación de información de Proyectos

Yo. Prepara los informes a donantes según el cronograma según convenios, remite a revisión a la gerencia de finanzas del Área Las Américas lo revise para garantizar que éstos poseen información con los estándares de calidad requeridos.

ii. Controla los saldos por proyectos y elabora el cuadre mensual con la liquidez.

iii. Participa en el diseño de propuestas de proyectos nuevos elaborando los presupuestos de inversión de acuerdo con los lineamientos del donante e internos de HPI, asimismo, documenta cada estimación con soportes verificables.

C. Contribuir para lograr eficientes Operaciones en el Programa Nacional

Yo. Gestiona y apoya al personal a su cargo, el equipo y los recursos físicos necesarios para desempeñar con eficacia sus operaciones en proyectos, de tal forma que se brinde un servicio al cliente interno que satisfaga las necesidades y requerimientos.

ii. Vela por mantener los estándares de administración responsable, procura que todos los involucrados coadyuven solidariamente a este propósito, a través de la difusión de las políticas y procedimientos actualizados.

iii. Revisa las solicitudes de cheques y/o transferencias electrónicas, para el pago de proveedores y personal relacionadas con anticipos y reintegros por actividades de proyectos.

iv. Garantiza el cumplimiento de formalismos en contratos y órdenes de compra (consultores y proveedores), así como de calidad, relacionadas con procesos de compras y con la información digital que se ingresa al módulo de compras.

D. Garantizar una oportuna rendición de cuentas, emisión de reportes financieros y aplicación de procedimientos y controles internos; en Proyectos.

i. Garantiza la emisión oportuna de reportes financieros para la toma de decisiones tanto para las Direcciones de Programas y F&O, así como donantes.

ii. Diseña, mejora y adapta políticas globales al ámbito local, así como procedimientos que apoyen a mejorar el ambiente de control interno existente.

iii. Revisa informes financieros varios en materia de: a) Ejecución Presupuestaria, b) Proyecciones presupuestarias, c) Informes de liquidez bancaria y d) Otros que sean requeridos por F&O de la OC (cuadros para consolidación información de proyectos).

iv. Implementa las funciones de Oficial de Cumplimiento suplente ante la IVE, actualizaciones en temas de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, que Heifer como Persona Obligada debe realizar.

E. Coordinar, garantizar y dar seguimiento las actividades relacionadas a Auditoría interna y externa en Proyectos.

i. Redacta términos de referencia que definen alcances de trabajo y seguimiento a toda actividad relacionada con auditorias finales de proyectos

ii. Da seguimiento a la implementación de acciones y recomendaciones emanadas de reportes de auditoria emitidos.

iii. Elabora el plan anual de monitoreos financieros, definiendo alcances, metodología y fechas para su realización: Trabajo de gabinete, revisión de documentos, visita de verificación de campo, visitas comunitarias a beneficiarios de los proyectos.

iv. Realiza y organiza equipos de trabajo para hacer las visitas de verificación de campo y elaborar el informe de monitoreo el cual debe presentar a los líderes del proyecto y socios (si fuera el caso). Coordina todos los preparativos y entrega oportuna de información de proyectos para los auditores, por la realización de la auditoría externa annual.

v. Redacta las respuestas a la Carta de la Gerencia como respuesta al informe de auditoría, participa en la revisión y discusión del informe de hallazgos.