Job Description

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26?Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del?Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.?

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de?Desarrollo Sostenible?y?Reducción de la Pobreza e Inequidad?y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de?Gobernabilidad Democrática,?Construcción de Paz?y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.?

El área de Reducción de la Pobreza e Inequidad tiene como objetivo, impulsar el progreso económico de las comunidades y territorios más vulnerables para aportar al cierre de brechas que obstaculizan el Desarrollo Humano y avanzar en el alcance de la Agenda 2030. En este marco, se tienen tres líneas de acción estratégicas:

La generación de Alianzas Multiactor para el avance y Financiamiento de la Agenda 2030.
La recolección y análisis de información para la generación de conocimiento de conocimiento y soluciones de desarrollo.
Fortalecimiento de capacidades para promover el empleo y emprendimiento en contextos urbanos rurales.

Duties and Responsibilities

De conformidad con las normas y procedimientos del PNUD, el/la Asociado/a Administrativo/a y Financiero/a desempeña las siguientes responsabilidades.

Gestionar las actividades financieras del proyecto, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en el proyecto y elaborar conciliaciones mensuales del gasto.
Asegurar el cumplimiento de las normas financieras del PNUD mediante la elaboración de informes contables y/o financieros, previo al visto bueno del/la Coordinador/a Nacional.
Preparar la documentación financiera pertinente para las auditorías.
Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.
Elaborar periódicamente el reporte a donantes (Donor report) en línea con los convenios vigentes con organizaciones socias/contrapartes y donantes
Realizar las revisiones presupuestales, mínimo dos al año (CDR y desfase) o cuando sea requerido.

Garantizar el funcionamiento administrativo del proyecto mediante:

Asistir al equipo de coordinación en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación.
Gestionar los viajes del equipo, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido.
Elaborar los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional.
Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales. Elaborar el inventario oficial semestral para firmas del PNUD.
Llevar el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthly Leave Report) para el equipo del proyecto.
Dar trámite a los procesos de contratación, renovación y terminación de personal (NPSA e Individual Contract).
Dar seguimiento y alertas sobre fechas de vencimiento en lo relativo a grants, pagos, creación de proveedores y donantes, articulando con las partes responsables (si aplica).
Adelantar los procesos de aprobación y firmas de la documentación requerida por el proyecto para su correcto funcionamiento.
Incluir en el sistema ATLAS, los procesos relacionados con requisiciones y pagos, así como dar seguimiento a las órdenes de compra (PO), tramitando el cierre oportuno.
Preparar y dar trámite a los documentos y la correspondencia necesarios en el marco del proyecto.
Dar trámite a los procesos de contratación, renovación y terminación de personal
Tramitar y verificar el uso eficiente de los recursos de los Petty cash y cash advance

4. Acuerdo institucional:

El/la Asociado/a Administrativo/a y Financiero/a reporta a el/la Analista Jefe de Proyecto.

Competencies

*Competencias Core*
Logro de Resultados:	LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Pensamiento Innovador:	LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Aprendizaje Continuo:	LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adaptarse con agilidad:	LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Actuar con determinación:	LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Compromiso y asociación:	LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Favorece la diversidad y la inclusión:	LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Competencias multifuncionales y técnicas (insertar hasta 7 competencias)

*Área Temática*	*Nombre*	*Definición*

Finance	Budget management	Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets
Bussines development	Integration within the UN	Ability to identity, and integrate capacity and assets of the UN system, and engage in joint work; knowledge of the UN System and ability to apply this knowledge to strategic and/or practical situations
Procurement	Supplier/relationship management	Knowledge of supplier management concepts, principles and methods, and ability to apply this to strategic and/or practical situations

Required Skills and Experience

Educación académica mínima requerida

Título de Bachiller o Título Profesional en Administración de Empresas, Contaduría, Finanzas, Relaciones Internacionales, Economía

Años mínimos de Experiencia laboral relevante

Para Bachilleres 6 años de experiencia en:

1. Desarrollo de las actividades administrativas y financieras de proyectos con organizaciones públicas, privadas o de Cooperación Internacional.

2. En procesos de compras

3. Administración y manejo de presupuestos y flujos de caja.

Deseable: Experiencia en manejo de presupuestos con impacto de tasa cambiaria.

Para Profesionales 3 años de experiencia en:

1. Desarrollo de las actividades administrativas y financieras de proyectos con organizaciones públicas, privadas o de Cooperación Internacional.

2. En procesos de compras

3. Administración y manejo de presupuestos y flujos de caja

Deseable: Experiencia en manejo de presupuestos con impacto de tasa cambiaria.

Idioma(s) requerido(s)

Fluidez en español hablado y escrito

Información importante para los solicitantes
Todos los puestos de las categorías NPSA (National Personnel Services Agreement) están sujetos a contratación local.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.