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Asistente Administrativo/Financiero Lempira - Temporal (3 vacantes)
Plan International
Grade: Unspecified
Occupations: General Support
Job Expired
Expired
Added 1 week ago
Job Description

La Organización

Plan International es una organización independiente, humanitaria y de desarrollo que promueve los derechos de los niños y la igualdad de las niñas.

Creemos en el poder y el potencial de cada niño y niña, pero usualmente este potencial se ve afectado por barreras como la pobreza, la violencia, la exclusión y la discriminación. Y son las niñas que son las más afectadas.

Trabajando junto a los niños, niñas, jóvenes, nuestros donantes y socios, nos esforzamos por lograr un mundo justo, abordando las causas estructurales de los retos que enfrentan sobre todo las niñas, así como la niñez vulnerable.

Apoyamos los derechos de los niños y niñas desde que nacen hasta que llegan a la edad adulta, y trabajamos con ellos para prepararlos por y responder a las crisis y la adversidad. Impulsamos el cambio de políticas y prácticas a nivel local, nacional y global, utilizando nuestro alcance, experiencia y conocimiento.

Tenemos más de 80 años construyendo alianzas poderosas a favor de las niñas y niños y estamos activos en más de 70 países.

Propósito

Implementar actividades de apoyo administrativas y financieras que conllevan un grado de responsabilidad y confiabilidad, requeridos por la UP acorde a las políticas y procedimientos institucionales vigentes.

Dimensiones del Rol:

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Presupuesto: Ninguno
Número de Empleados: Ninguno
Área de Responsabilidad: Unidad de Programas.
Otras Estadísticas: Ninguno

Responsabilidades generales - Resultados Finales claves para la posición:

Gestión Administrativa:
- Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación, así como organizar, cuidar y mantener actualizado el archivo correspondiente.
- Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente.
- Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria de la Unidad de Programas, la atención de visitas, reuniones y citas respectivas.
- Efectuar el requerimiento, controlar y distribuir el stock de útiles en la Unidad de Programas, cuidando la seguridad y conservación de los mismos.
- Ejecutar actividades variadas para la adquisición de equipos, materiales, servicios y otros, en atención a los requerimientos de las diversas áreas de la Unidad de Programas, acorde a los procesos y procedimientos vigentes.
- Brindar apoyo en el suministro de formatos de procedimientos administrativos, financieros y de proyectos
- Revisar la documentación remitida por el proveedor previa a la suscripción de contrato, orden de compra o carta de adjudicación.
- Registrar y llevar un adecuado control de los activos
- Manejar y custodiar la caja chica
- Mantener los archivos actualizados de las gestiones administrativas
- Capacitar al personal de la UP en el Manejo adecuado del sistema de proveedores
- Contribuir al manejo actualizado del sistema SAP

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Gestión Financiera:
- Realizar las requisiciones y efectuar la clasificación y descripción de los bienes, servicios y otros
- Solicitar cotizaciones, elaborar el cuadro comparativo y obtener los mejores precios, mejor calidad y oportunos plazos de entrega a fin de determinar los valores referenciales de los bienes y servicios.
- Elaborar las Órdenes de Compra y de Servicios correlativas y en orden cronológico con la correspondiente documentación de respaldo.
- Realizar las solicitudes de pago de las gestiones financieras aprobadas por la gerencia correspondiente.
- Elaborar la documentación referida a los gastos del fondo revolvente, bitácoras de combustible, caja chica de acuerdo a los procesos y procedimientos vigentes.
- Recepcionar y documentar las entregas de adquisición de bienes y servicios
- Realizar los procesos de pago a proveedores y/o beneficiarios con la documentación de respaldo

Gestión de Información, Comunicación y Tecnología:
- Coordinar con ICT de Oficina Central el mantenimiento y disponibilidad de software y hardware
- Mantener una actualización de los sistemas y aplicaciones financieras
- Brindar soporte técnico a los usuarios de la red interna
- Realizar respaldos de información (bases de datos e información de usuarios).

Gerencia de Personas y Cultura Organizacional:
- Contribuir al desarrollo de un clima y cultura organizacional basado en derechos y alto desempeño
- Coordinar con el departamento de Personas y Cultura Organizacional los controles administrativos durante la permanencia del personal de UP.

Gestión de Seguridad y Reducción del Riesgo:

- Asegurar el cumplimiento de la política de seguridad a través del desarrollo, mantenimiento y aplicación de un plan de seguridad específico para el país.
- Asegurar el cumplimiento de las acciones resultantes de auditorías del área administrativa
- Fomentar una cultura de identificación y reducción de riesgo organizacional

Protección a la Niñez y Género:
- Aplicar toda la normativa institucional para asegurar la protección de los niños y niñas así como reportar cualquier inquietud sobre abuso o maltrato infantil.
- Promover y practicar activamente la igualdad de género en todos los ámbitos de su quehacer institucional y operacional para que la niñez y juventud, pero especialmente las niñas, las jóvenes y mujeres desarrollen su pleno potencial.

Gestión de la calidad (ISO 9001)
- Asegurar el cumplimiento de las normas relacionadas con ISO 9001.
- Apoyar la planificación y desarrollo de las auditorías internas.

Solución de problemas:
Los problemas son típicamente operacionales comunes y recurrentes; resueltos por medio del cumplimiento de instrucciones y guías bien definidos.

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Impacto;
Brinda soporte de un proceso claramente definido requiriendo el uso sencillo de quipo o materiales, o provisión de información, ejecuta actividades financieras y administrativas que requieren responsabilidad y confiabilidad.

Comunicaciones y relaciones de trabajo:
- Personal de la Unidad de Programas
- Personal administrativo y financiero de país
- Personal Externo(Proveedores)
- Gerente de Unidad de Programas

Conocimiento, habilidades, conductas, y experiencia requerida para lograr los objetivos del puesto:

Conductas de Liderazgo
- Comunica con efectividad y claridad
- Actitud positiva

Habilidades/Conocimientos específicos para la posición
- Buenas relaciones interpersonales
- Planificación y organización
- Responsabilidad en el cumplimiento de tareas
- Capacidad de análisis
- Trabajo en equipo
- Pro actividad
- Redacción de informes
- Orientación a resultados
- Atención al cliente
- Dominio completo de Microsoft Office e Internet

Calificaciones académicas y experiencia preferida
- Licenciatura en administración de empresas o áreas afines
- 2 años de experiencia en trabajos administrativos financieros similares
- Experiencia en procesos de compra, logística, manejo de activos y control de inventarios
- Dominio avanzado de Microsoft Excel

Ambiente físico y requerimientos:
- No corre ningún riesgo Laboral
- En tiempo promedio de viaje es de un 10% anual

Nivel de contacto con la niñez:
Nivel de Contacto Medio: Hay contacto o interacción ocasional con la niñez.
Nivel de Acceso a la Información Medio: Tiene poco acceso a la información de la niñez.

Otros.
Realizar otras tareas que sean asignadas por su jefe inmediato.

Emplazamiento laboral: Lempira
Tipo de función: Administrativa
Da cuenta a: Oficial Financiero Administrativo
Fecha límite/de cierre: 17 de junio del 2021

Se recomienda la aplicación anticipada, ya que revisaremos las aplicaciones durante el período de publicidad y nos reservaremos el derecho de cerrar el anuncio anticipadamente.

En conformidad con la política de “Safeguarding Children” y “Young People” de Plan International, se realizará una serie de controles previos al empleo.

Como organización internacional de desarrollo comunitario centrada en el niño, Plan International se compromete plenamente a promover la realización de los derechos del niño, incluido su derecho a la protección contra la violencia y el abuso. Eso significa que tenemos responsabilidades particulares con los niños con los que entramos en contacto.

Plan International cree que en un mundo donde los niños enfrentan tantas amenazas de daño, es nuestro deber garantizar que nosotros, como organización, hagamos todo lo posible para mantener a los niños seguros. No debemos contribuir de ninguna manera a dañar o poner a los niños en riesgo.

Plan International opera una política de igualdad de oportunidades y fomenta activamente la diversidad, recibiendo solicitudes de todas las áreas de la comunidad internacional.

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This job is no longer available.